Информационная безопасность в КЭДО: на что обратить внимание

В эпоху цифровизации и автоматизации рабочих процессов, внедрение системы кадрового электронного документооборота (“КЭДО”) стало неотъемлемой частью работы многих компаний. Однако, одновременно с этим важно обратить особое внимание на обеспечение информационной безопасности (“ИБ”) в цифровой системе. Ведь защита данных и информации становится приоритетной задачей для компаний любого масштаба.

В этой статье будут рассмотрены основные аспекты КЭДО и информационной безопасности, какие мероприятия по обеспечению ИБ необходимо проводить, а также в чем преимущество защиты данных для организации.

Содержание

Кадровый электронный документооборот и информационная безопасность. Понятие и цели
Последствия нарушения информационной безопасности
Перечень мероприятий по обеспечению информационной безопасности
Идентификация, как мера защиты сведений
Шифрование данных в системе
Аудит мер обеспечения информационной безопасности
Защита от вредоносного кода в системе
Преимущества обеспечения защиты информации
Полезные документы
Полезное видео
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованных источников

Кадровый электронный документооборот и информационная безопасность. Понятие и цели

Под КЭДО понимается система, в которой при помощи специального программного обеспечения, создаются и обрабатываются кадровые документы. Цифровой документооборот регулируется такими нормативно-правовыми актами, как Трудовой кодекс (ст.22.1-22.3), ФЗ № 63 “О цифровой подписи”, Приказом Минтруда № 578 н и другими законодательными актами.

Информационная безопасность в КЭДО: на что обратить внимание — Цифровая безопасность — неотъемлемая часть функционирования КЭДО

В свою очередь, под цифровой безопасностью в КЭДО подразумеваются определенные мероприятия, направленные на защиту информации в электронном документообороте. Их основная цель – обеспечить невредимость и доступность данных, а также предотвратить незаконное их использование и риски, связанные с обработкой, хранением и передачей цифровых файлов. Это обеспечивает защиту организационных процессов предприятия и надежную защиту электронных систем обмена документами.

Обеспечение защиты сведений в КЭДО. Необходимость ее применения

На сегодняшний день все больше предприятий переходят на создание и передачу документации в цифровой системе. Однако с увеличением использования информационных технологий растут и угрозы защиты данных. Конфиденциальность и невредимость информации становятся главными приоритетами для бизнеса. Такие действия злоумышленников, как:

воровство сведений в интеллектуальной сфере;
повреждение или ликвидация информации;
остановка работы систем, которые могут нанести серьезный ущерб предприятию.

Поэтому гарантия охраны электронных сведений является ключевым аспектом для успешной работы бизнеса.

Сервис “Добыто” — это удобный и надежный сервис для создания и передачи кадровой документации. Документы могут храниться, как в облачном хранилище, так и на собственном сервере. В обоих случаях предусмотрено автоматическое сохранение, что обеспечивает информационную безопасность.

Последствия нарушения информационной безопасности

Если система будет взломана или будет осуществлен неправомерный доступ, то могут возникнуть неприятные последствия. Злоумышленники смогут получить секретные данные, такие как коммерческая тайна или личная информация клиентов, что приведет к потере доверия со стороны клиентов и контрагентов. Компания также может быть привлечена к ответственности по закону о защите персональных данных. К тому же, хакеры могут удалить или изменить важные документы, что приведет к потере данных и затруднит их восстановление.

Нарушение безопасности также может привести к финансовым потерям, юридическим последствиям и нанести серьезный ущерб репутации компании. Восстановление от нарушений защиты будет требовать больших временных и финансовых затрат, что негативно отразится на работе и выполнении организационных процессов на предприятии.

Мнение специалиста. В сфере кадрового делопроизводства работодатель несет ответственность за обеспечение ИБ. Подлежат защите персональные данные работника, а также другая информация обрабатываемая в системе.

Порядок охраны персональных сведений регулируется Федеральным законом № 152. Согласно этому закону, работодатель является оператором, который обрабатывает персональные сведения работников. При сборе информации о работнике оператор обязан принять меры для защиты переданной информации(определить угрозы, выбрать средства ИБ, предотвратить незаконный доступ и т.п.).

Работодатель также обязан защищать иные сведения, пересылаемые посредством ЭДО. Например, согласно статье 22.3 Трудового кодекса, предприятие должно хранить электронные документы в установленные сроки.

Перечень мероприятий по обеспечению информационной безопасности

К основным мерам обеспечивающим ИБ в КЭДО можно отнести:

идентификация личности в системе;
шифровальные меры;
аудит мер защиты в системе;
охрана от вредоносной программы в процессе применения КЭДО.

Мнение специалиста. Для обеспечения ИБ в кадровом цифровом делопроизводстве необходимо применять комплексные и систематические меры, включая сервисные и организационные подходы.

Сервис нашей компании «Добыто» предлагает удобное и безопасное решение для работы с различными видами документов. Вы можете обмениваться информацией и просматривать документы с использованием электронной подписи, что значительно упростит процессы работы и обеспечит надежное хранение документов.

Идентификация, как мера защиты сведений

Идентификация — это процесс определения личности пользователя. В информационных системах, идентификация обычно осуществляется при помощи уникального имени пользователя или идентификатора, которые привязаны к его учетной записи.

Для обеспечения безопасности доступа к системе КЭДО, необходимо удостовериться в личности пользователей. Это достигается с помощью методов идентификации, таких как пароли, биометрическая идентификация, токены или двухфакторная аутентификация. После успешной авторизации пользователи получают нужные полномочия для доступа к определенным функциям и документам. Идентификация личности является важным процессом в обеспечении ИБ, так как она помогает предотвратить незаконное проникновение к данным и ресурсам.

Шифрование данных в системе

Шифрование представляет собой процесс преобразования информации в непонятный для постороннего наблюдателя вид с использованием специальных алгоритмов и ключей.

При шифровании сведения преобразуются таким образом, чтобы предотвратить возможность несанкционированного доступа к ним. Шифрование используется для защиты передачи информации между участниками КЭДО, а также для безопасного хранения данных на серверах или в облачном хранилище.

Аудит мер обеспечения информационной безопасности

Аудит ИБ — это процесс оценки и проверки систем ИБ, а также контроля соответствия организации стандартам и политикам. Целью аудита является выявление уязвимостей и недостатков в системах, оценка эффективности существующих мер и рекомендации по их улучшению. Все это помогает выявить необычные действия и отвечать на угрозы своевременно.

Данный процесс является важным инструментом для обеспечения защиты информации от угроз и рисков. Он позволяет предприятию выявлять и исправлять уязвимости в своих системах, а также повышать уровень осведомленности и подготовленности персонала в области ИБ.

Защита от вредоносного кода в системе

Защита от вредоносного кода в цифровой системе — это комплекс мер и технологий, которые направлены на предотвращение, обнаружение и устранение угроз, связанных с воздействием вредоносного кода на компьютерные системы и сведения пользователей. Можно обозначить следующие меры, обеспечивающие защиту от вредоносного кода:

использование антивирусного программного обеспечения;
проверка писем и вложений;
постановка сильных паролей;
иные меры.

Кроме того, для предотвращения заражения системы вирусами, троянами, шпионским программным обеспечением и другими формами вредоносного кода, необходимо устанавливать и обновлять антивирусные программы и системы защиты на компьютерах и серверах. Регулярное сканирование системы и обновление баз данных позволяют минимизировать риск заражения.

Мнение специалиста. В настоящее время обеспечение безопасности информации является важной задачей для организаций любых форм. ИБ помогает уберечь цифровые ресурсы, сведения и отношение к компании от потенциальных рисков и угроз. В некоторых отраслях, таких как здравоохранение, связь, энергетика, применение мер ИБ является обязательным (Приказ ФСТЭК № 227).

«Добыто» — это сервис, основанный на отечественном программном обеспечении, с офисом и разработчиками, расположенными в Москве. Мы внесены в реестр российского ПО. Используя наш сервис, вы можете быть уверены в высоком качестве, надежности и безопасности хранения и обмена документами.

Преимущества обеспечения защиты информации

В современном мире, когда множество аспектов деятельности организаций перенесены в интернет, обеспечение информационной безопасности становится все более приоритетной задачей. Недооценить значимость этого аспекта в различных сферах нашей жизни просто нельзя. Вот несколько преимуществ применения мер ИБ:

конфиденциальность сведений: применение мер ИБ дает возможность защитить коммерческие данные и организационные сведения, которые могут быть использованы против компании в случае кражи или незаконного доступа. Таким образом, защита коммерческой, персональной информации, финансовых сведений способствует обеспечению конфиденциальности бизнес процессов;
сохранение репутации: нарушение безопасности данных может привести к серьезным неприятностям для компании, таким как потеря доверия клиентов и партнеров, падение репутации и денежные убытки. Поддержка безопасности информации помогает предотвратить такие инциденты и сохранить хорошую репутацию компании;
соответствие требованиям законодательства: поддержка защиты информации помогает следовать законодательным нормам и правилам. В свою очередь, соблюдение требований законодательства, дает возможность избежать соответствующих штрафов и юридических проблем;
улучшение производительности и эффективности: защита информации помогает предотвратить потерю времени и ресурсов, связанных с решением проблем и защитой информации. Когда сотрудники знают, что их информация защищена, они могут сосредоточиться на своей работе, повышая производительность и эффективность.

Полезные документы

№	Документ	Ссылка для ознакомления и скачивания
1.	Форма приказа о внедрении КЭДО	Ссылка
2.	Образец договора об обмене электронными документами	Ссылка

Полезное видео

Вывод

Защита информации является важной частью функционирования любого бизнеса. При увеличении деятельности организации возрастает и уровень угроз. В настоящее время обеспечение информационной безопасности имеет большое значение в предотвращении негативных последствий, таких как утечка информации, потеря данных и финансовые потери. Чтобы предотвратить такие последствия, необходимо применять защитные меры, такие как идентификация, меры по шифрованию, аудит и иное. Такие меры помогают обезопасить информацию и предотвратить несанкционированный доступ к ней. Обеспечение ИБ особенно важно в свете развития цифровых технологий и использования электронного документооборота. В будущем, электронный документооборот станет обязательным во всех отраслях бизнеса.

Сервис Добыто — универсальная система для хранения и обмена документацией с удобной системой управления. К нам обращаются ведущие предприятия, ценящие скорость, инновации и безопасность работы. Наши специалисты готовы проконсультировать вас по любым возникающим вопросам.