Характеристика с места работы: виды, содержание, где применяется

Характеристика с места работы – это документ в котором работодатель рассказывает о сотруднике. Она позволяет составить представление о личности характеризуемого работника. О его отношении к трудовой деятельности и выполнению своих обязанностей. Документ может заполняться для внешнего использования, то есть для передачи в сторонние организации, или для внутреннего использования в пределах одного предприятия.

Читайте, когда и зачем нужна характеристика с места работы, что указать в ее содержании, нужно ли требовать документ при подборе и наборе персонала.

Где может потребоваться характеристика?

Характеристика с места работы может потребоваться в тех случаях, когда нужно рассказать о работе сотрудника и охарактеризовать его личность с точки зрения работодателя. Внешние характеристики могут потребоваться для предъявления в различные организации:

• В суд. Это наиболее распространенная ситуация. Если гражданин совершил административное ил и уголовное правонарушение, следствие при разбирательстве дела может запросить характеристику и определить степень опасности нарушителя для общества. Положительная характеристика может считаться смягчающим обстоятельством – она позволит уменьшить наказание.
• В военкомат. Если призывник просит направить его на прохождение альтернативной военной службы из-за индивидуальных личностны особенностей, военкомат может запросить подтверждение в виде характеристики.
• В организацию при трудоустройстве. Новое руководство может обратится по старому месту работы кандидата, чтобы узнать о его личностных качествах и результатах деятельности. Если полученные сведения окажутся отрицательными, кандидату, скорее всего, откажут.

Характеристика может заполняться и для внутреннего пользования. Например, этот документ заполняется, чтобы представить сотрудника к награде, перевести на другую должность или повысить его по служебной лестнице.

В других ситуациях характеристика может заполняться внутри организации при проведении служебного расследования. Если действия сотрудника привели к аварийной ситуации, при разбирательстве вышестоящее руководство может запросить характеристику на нарушителя у его непосредственного начальника. В зависимости от полученных рекомендаций будет решаться вопрос о назначении дисциплинарного наказания или увольнении.

Мнение эксперта. В некоторых случаях характеристику требуют банки, которые стараются удостовериться в благонадежности заемщика. Однако наличие положительного описания деятельности работника нег гарантирует обязательной выдачи кредита.

Виды характеристик на сотрудников

Все характеристики можно условно разделить на положительные и отрицательные. Если работодатель доволен деятельностью сотрудника, он дает положительную характеристику, чтобы помочь работнику получить желаемый результат. И наоборот, если работнику не удалось проявить себя с хорошей стороны, он получит негативную характеристику, которая может негативно отразиться на судебном приговоре или решении дисциплинарной комиссии.

Также характеристики можно разделить ещё на несколько разновидностей:

• Трудовые. Такие документы предназначаются для нынешнего или будущего работодателя, поэтому в них уделяется повышенное внимание деловым качествам сотрудника. Например, можно предоставить информацию о выполняемых обязанностях на рабочем месте, полученных наградах, поощрениях или, напротив, взысканиях.
• Нетрудовые. Эти характеристики заполняются для передачи в сторонние организации, например, в суд или военкомат, поэтому в них повышенное внимание уделяется личностным качествам сотрудника. Например, в них может присутствовать информация об ответственном отношении к работе, о реакции на замечания со стороны руководства и т.д.

Мнение эксперта. В каждом отдельном случае сотрудник кадровой службы и непосредственный руководитель работника заполняют характеристику с учетом цели ее написания и места подачи. В документе должна быть максимально полно и корректно изложена информация о деятельности работника в организации, чтобы по ней можно было сделать вывод о его личных качествах.

Что должно быть в характеристике на сотрудника?

Характеристика на сотрудника заполняется в свободной форме – у этого документа нет единого обязательного образца. Однако в ней должен присутствовать базовый набор информации, позволяющей максимально полно охарактеризовать личность работника:

• ФИО и должность работника в организации;
• Продолжительность работы у работодателя, который пишет характеристику;
• Сведения о карьерном росте работника. Можно указать, на каких должностях он работал прежде, указать даты повышения или понижения по службе;
• Перечень выполняемых обязанностей. Необходимо перечислить, какие виды работы выполнял сотрудник;
• Отношение к исполнению своих обязанностей. Оно может быть внимательным, ответственным или, наоборот, халатным, безответственным;
• Информация о профессиональных качествах сотрудника. Можно написать об опыте работы в данной организации, пройденных курсах переобучения и саморазвития, вынесенных поощрениях, назначенных дисциплинарных взысканиях;
• Личные и деловые качества сотрудника. Это может быть ответственность, пунктуальность, стрессоустойчивость или, наоборот, конфликтность, неготовность выполнять поручения руководства, безответственное отношение к должностным обязанностям;
• Отношения в коллективе. Необходимо указать, как сотрудник относится к руководству и коллегам;
• Заслуги и промахи. Например, сотрудник может активно содействовать решениям руководства, регулярно выполнять и перевыполнять план производства, вносить предложения по рационализации труда. И наоборот, его действия могут приводит к срыву плана, ошибки могут стать причиной аварий и чрезвычайных ситуаций.

В результате документ позволит получателю составить максимально полное представление о человеке, как о работнике. Полученная информация будет использоваться при рассмотрении судебных дел, при принятии решения о выдаче кредитов, новом трудоустройстве и т. д.

Мнение эксперта. Недопустимо со стороны руководителя формально и равнодушно относиться к составлению характеристики. Нередко такой документ заполняется по стандартному шаблону, при этом кадровик даже не делает запросов руководителю о истинном положении дел. Такая характеристика в итоге может повлиять на всю жизнь работника, поэтому информация в ней должна быть максимально точной и объективной.

Особенности заполнения характеристики

Если характеристика заполняется для предоставления во внешнюю организацию, она должна быть составлена на фирменном бланке компании. Есть несколько особенностей заполнения:

• Если характеристика составляется для сторонней организации, то стоит больше рассказывать о личностных и деловых качествах работника, а не о его конкретных достижениях на последнем рабочем месте.
• Если характеристика пишется для внутреннего использования в организации, то нужно сделать упор непосредственно на описании работы человека в данной компании. Можно перечислить поощрения и взыскания, раскрыть рабочий потенциал. Это позволит вышестоящему руководству принять решение о повышении в должности, выдачи премии или увольнения после допущенной ошибки.
• Если характеристика пишется для банка с целью получения кредита, необходимо обязательно упомянуть стаж в данной организации, а также указать перспективы дальнейшего продвижения по службе. Если сотрудник работает давно, неоднократно был повышен в должности, настроен на продолжение работы в той же организации, у него увеличиваются шансы на получение крупного кредита.

Важное правило: с самим работником текст характеристики согласовывать необязательно, даже если она его не устроит. Работодатель имеет полное право предоставить объективную информацию о деятельности работника и допущенных им ошибках или нарушениях дисциплины. Документ подписывается руководителем организации или его доверенным лицом, также она может быть подписана непосредственным руководителем работника в конкретном подразделением.

Правила оформления характеристики

Характеристика заполняется в свободной форме, однако желательно соблюсти некоторые требования к оформлению:

• При заполнении шапки документа указывается полное наименование организации, прописывается название должности сотрудника.
• В документе прописывается дата составления и цель. Характеристика формально не имеет срок давности, однако желательно заполнять документ непосредственно перед подачей по месту требования.
• Характеристика не должна превращаться в биографию. В этом документе не следует указывать личные качества сотрудника, которые не имеют отношения к его трудовой деятельности. Прописываются только те личностные особенности, которые важны для работодателя.
• В заключении можно прописать, что характеристика выдана для предъявления по месту требования.

Сотрудник каровой службы не должен забывать о требованиях закона о защите персональных данных. П.5 ст. 5 №ФЗ -152 предусматривает перечень данных, которые могут быть указаны, чтобы характеристика не оказалась избыточной. Например, запрещено разглашать сведения о семейном положении работника, о наличии у него детей и их количестве, о наличии на попечении родственников-инвалидов и т.д. Если эта информация будет присутствовать в характеристике, работник может обратиться с жалобой о разглашении личных данных.

Если все-таки нужно указать личную информацию в характеристике, сотрудник должен дать письменное согласие на обработку его персональных данных. Если он отказывается его давать, разглашать личные данные в документе нельзя – это может стать основанием даже для судебного преследования.

Есть ли у сотрудника возможность опротестовать характеристику?

Хотя характеристику с места работы не требуется согласовывать с самим работником, она должна быть максимально объективной. Работодатель должен корректно, точно и правдиво перечислить положительные и отрицательные качества сотрудника, влияющие на его профессиональную деятельность.

Важно правильно отразить в документе фактическую и информацию: стал работы в каждой занимаемой должности в организации, дату трудоустройства и перевода на другие должности, время пройденных курсов повышения квалификации и т. д. Кадровик должен перепроверить эти данные, так как ошибки могут стать основанием для опротестования характеристики.

Если работник считает, что его личностные и деловые качества отражены необъективно или что работодатель искажает факты, он имеет право опротестовать характеристику в досудебном и судебном порядке. В первом случае на имя работодателя подается письменная претензия, в которой перечисляются основания для признания характеристики не соответствующей действительности. Во втором – составляется исковое заявление в суд, в котором работник требует установить истинное положение дел.

При судебном рассмотрении дела работник должен предоставить доказательства, подтверждающие ошибочность данных, внесённых в характеристику. Например, стаж работы может начинаться не со времени официального оформления, а со времени фактического начала работы – в это случае потребуется подтвердить наличие фактических трудовых отношений с работником. Например, в этом помогут свидетельские показания других сотрудников организации или записи с камер видеонаблюдения.

Можно ли заполнить характеристику в электронном виде?

Если сотрудник работает удаленно, он имеет такое же право запросить характеристику от работодателя, как и при традиционном формате трудоустройства. В этом случае документ оформляется в электронном виде: работодатель пишет характеристику по показателям работы сотрудника и подписывает ее с помощью цифровой электронной подписи. Она придает документу такую же юридическую силу, как и при его оформлении на бумаге в традиционном формате.

В законодательстве не предусмотрена специальная форма для заполнения характеристики в электронном формате. Она должна быть составлена с использованием тех же пунктов, что и при заполнении обычного бумажного документа. Указывается ФИО сотрудника, его должность в организации, стаж работы, личностные качества и т.д.

Отличие бумажной характеристики от электронной заключается в способе подписания. Во втором случае работодатель использует квалифицированную электронную подпись – это уникальный код, который заверяет документ. После подписания в документ уже не могут быть внесены изменения. Если нужно добавить или убавить информацию, проще заполнить новые характеристики.

Заполнение кадровой документации в электронном виде дает следующие преимущества:

• Существенная экономия времени кадрового сотрудника. Можно использовать готовые шаблоны, в которые нужно добавлять информацию по каждому конкретному члену коллектива.
• Уже готовые формы документов, что дает возможность тратить намного меньше времени, чем при заполнении с нуля на бумаге.
• Безопасность. Наш сервис поможет защитить личные данные от кражи и неправомерного использования. Подписание документов цифровой подписью упрощает работу с удаленным персоналом, который может вообще не появляться в офисе или проживать в другом городе.

Сервис электронного подписания электронных документов позволяет работать с соблюдением всех требований законодательства.  Чтобы получить собственную электронную подпись для работы с документами, необходимо обратиться в специализированную профильную организацию. Подпись представляет набор символов, н основании которых в следящей раз можно будет пройти процедуру авторизации.

Заключение

• Новые технологии электронного документооборота могут существенно упростить жизнь и сотрудников, и работодателей. Для получения электронной характеристики достаточно отправить запрос в кадровую службу организации.
•  Подготовленный документ будет подписан электронной подписью, с этого момента н приобретает юридическую силу. Его можно будут отправить в любую государственную или частную организацию, в том числе можно будет использовать такую характеристику при разбирательстве в суде.
• Характеристика с места работы не входит в перечень обязательных документов. Но ее наличие позволит сделать обоснованный выбор при приеме на работу.

FAQ

Что такое характеристика с места работы?

Это документ, в котором бывший работодатель указывает ключевые сведения о работнике, его личных и деловых качествах, отношении к труду. Характеристику можно просить представить при подборе персонала.

Что включает характеристика с места работы?

Документ оформляется в произвольном виде. Обычно там указываются качества и навыки, которые положительно характеризуют работника.

В какой форме составляется характеристика с места работы?

Жестких требований к содержанию и формы характеристики нет. Поэтому ее можно оформить в электронном виде, если это устраивает работника.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)