Как оформляется характеристика с места работы

Характеристика – это документ, где содержаться сведения о личных, деловых и иных качествах гражданина. Состав информации не ограничен, поэтому можно указать и данные о поощрениях или наказаниях, успехах в работе, о других важных обстоятельствах. Характеристику можно использовать для поиска работы и трудоустройства, для включения в кадровый резерв или поступления на вышестоящую должность. Оформить документ может руководитель компании, а в отдельных случаях и иные должностные лица.

Читайте, как оформляется и где применяется характеристика с места работы, что указать в содержании документа, можно ли заполнить его в электронном виде.

Что это за документ

Характеристики применяются во многих сферах деятельности и в разных правоотношениях. Документ с места работы может содержать информацию по следующим направлениям:

• личные данные сотрудника, его должность и профессия, стаж работы;
• деловые и профессиональные качества, отношение к труду и исполнению трудовых обязанностей;
• личные качества (умение работать в коллективе, устойчивость к стрессам и т.д.);
• участие в общественных и служебных мероприятиях;
• наказания, поощрения, определенные достижения в труде и общественной деятельности.

Характеристика с места работы должна содержать объективную информацию. Однако нередко граждане сталкиваются с субъективностью бывшего или текущего работодателя. По различным причинам он может указать заведомо недостоверные сведения, которые порочат репутацию сотрудника, складывают ложное впечатление о ненадлежащем отношении к обязанностям. В таких случаях можно действовать по-разному – отказаться от использования характеристики, требовать опровержения заведомо ложных данных и т.д.

Комментарий эксперта. В большинстве случаев характеристика не входит в состав обязательных кадровых документов. Но есть и ряд исключений для отдельных государственных ведомств. Например, при прохождении конкурса на должность у соискателя могут требовать характеристики с последнего или со всех мест работы за определенный период. Это необходимо для оценки благонадежности кандидата, принятия объективного и взвешенного решения.

Кто может оформить характеристику с места работы

Это зависит от целей оформления документа и особенностей трудовой деятельности. Характеристика может выдаваться:

• руководителем компании или лицом, исполняющим его обязанности;
• учредителями предприятия, если документ оформляется на директора;
• руководителем структурного подразделения, где числился сотрудник (например, если требуется принять решение о повышении, о включении в кадровый резерв).

Руководитель, который подписывает характеристику, может не знать о качествах и отношении к труду одного из многих своих сотрудников. Поэтому документ оформляют специалисты, которые располагают указанной информацией. К примеру, это может быть кадровая служба, которая анализирует сведения обо всех процессах, работе каждого сотрудника.

Характеристика может оформляться комиссионно. Например, помимо руководителя это может быть начальник профильного отдела, где работал специалист. Такой документ будет максимально объективен с точки зрения информации.

Особенности оформления и применения характеристик с места работы

Законодательство не содержит четких норм о правилах оформления характеристик с места работы. Документ может быть выдан:

• по сведениям о текущей трудовой деятельности;
• после увольнения с работы;
• по материалам архивных дел за предыдущие годы.

Характеристика может быть комплексной, отражать полный объем сведений о качествах сотрудника. Также документ можно оформить с кратким описанием отдельных качеств. К примеру, это может быть актуально после завершения определенного проекта, для принятия решения об изменении размера зарплаты и т.д.

Комментарий эксперта. Хотя оформление характеристик обычно осуществляется в добровольном порядке, необходимо соблюдать общие правила делопроизводства. Документ должен содержать обязательные реквизиты – дату оформления, сведения о работодателе, подпись руководителя или иного уполномоченного лица. Естественно, характеристика должна быть адресной. В ней указываются данные сотрудника, на которого оформляется документ. Соблюсти указанные требования поможет модуль «Добыто. КЭДО».

В каких случаях требуется характеристика

Перечень таких ситуаций нереально описать в рамках одной статьи. Выделим самые распространенные случаи, когда действующий или бывший сотрудник может запросить характеристику:

• для поиска работы и трудоустройства на новом месте (документ можно приложить к анкете для работодателя или рекрутингового агентства);
• для повышения по службе, перевода на другую должность и включения в кадровый резерв (в данном случае характеристика применяется во внутренних процессах на предприятии);
• для предъявления в судах (например, при рассмотрении уголовного дела положительная характеристика может сказаться на смягчении наказания);
• при оформлении опеки и попечительства, усыновлении детей (в таких процедурах особое значение имеют личные качества граждан).

Характеристики могут оформляться в рамках служебных расследований. Например, комиссия может запросить документ у непосредственного руководителя сотрудника, которого привлекают к дисциплинарной ответственности. В этом, и многих других случаев, характеристику можно составить в электронном виде. Это легко сделать при работе с модулем «Добыто. КЭДО».

Отметим, что характеристику вправе запросить или проверить не сам сотрудник, а иное лицо. Такой вариант часто практикуется при проверках кандидата на работу. Подбирая персонал, компания запрашивает данные у предыдущего работодателя. Ничего криминального в этом нет, если только стороны соблюдают правила обработки персональных данных. На это нужно получить письменное согласие гражданина.

Что можно указать в содержании документа

Никаких ограничений в данном вопросе нет. Как правило, характеристика содержит только информацию, положительную для сотрудника. В состав общих сведений входят данные:

• о работодателе, а также о лице, которое подписывает документ;
• о самом сотруднике, который запрашивает характеристику;
• об особенностях трудовой деятельности (должность, профессия, период работы и т.д.).

Указанная информация изначально носит объективный характер, так как подтверждается штатным расписанием, трудовым договором и иными документами. Если гражданин числился на нескольких должностях (например, при совмещении), то указывают данные по каждой их них.

Чтобы документ имел практическое значение, в нем необходимо указать сведения, характеризующие работника. Это может быть:

• отношение к должностным и профессиональным обязанностям (обычно – добросовестное, ответственное и т.д.);
• личные качества (трудолюбие, аккуратность, внимательность, пунктуальность, организованность и т.д.);
• личные качества, влияющие на рабочие процессы (активность, инициативность, коммуникабельность, решительность, амбициозность и т.д.);
• репутационные характеристики (отношение к сотруднику со стороны коллег и начальства и т.д.);
• достижения за период трудовой деятельности (завершение крупного проекта или решение важной задачи, благодарность и отзывы от клиентов и т.д.);
• поощрения со стороны руководства и государства (благодарность, награда, почетная грамота и т.д.);
• показатели, характеризующие квалификацию, объем знаний и практических навыков (например, завершение дополнительного обучения, бизнес-курса и т.д.).

Перечисленная информация во-многом субъективна. Например, из-за конфликтной обстановки в коллективе профильный отдел может указать, что сотрудник не умеет работать в команде, замечен в грубости и хамстве. Такие факты нужно перепроверять на соответствие действительности, так как они могут быть связаны с желанием отомстить неугодному коллеге.

Нужно ли указывать информацию, которая негативно характеризует работника? В большинстве случаев это является правом, а не обязанностью работодателя. Но если документ оформляется для участия в конкурсе на государственную должность (службу), то в нем нужно отразить все сведения о гражданине, в том числе негативного характера. Это может быть:

• перечень дисциплинарных наказаний и проступков;
• список нарушений дисциплины, которые подтверждены документально;
• недобросовестное отношение к труду, повлекшее какие-либо последствия (например, брак на производстве, срыв плана поставок и т.д.).

Негативные сведения всегда должны быть основаны на каких-либо объективных актах. Голословное обвинение сотрудника в прогулах или иных проступках может повлечь судебный спор. Гражданин не только добьется опровержения недостоверной информации, но и сможет взыскать компенсацию морального вреда.

Комментарий эксперта. Работник может попросить сделать акцент в характеристике на определенных сведениях (например, о владении каким-либо оборудованием, опыте работы с ним). Это нормальная практика, так как указанная информация может быть важна для последующего трудоустройства. В общей характеристике указываются все сведения, имеющие отношение к работнику и особенностям его труда.

Форма документа – электронная или бумажная?

Электронный документооборот упрощает оформление всех документов, проведения кадровых процессов. Поэтому такой вариант вполне можно использовать и для заполнения характеристики с места работы. На примере использования модуля «Добыто. КЭДО» этот процесс выглядит следующим образом:

• работник (действующий или уволенный) подает заявление о выдаче характеристики;
• в заявлении можно указать согласие на оформление электронного документа;
• работодатель заполняет характеристику, направляет ее заявителю с удостоверением ЭЦП;
• сведения о выданном документе автоматически регистрируются в журнале делопроизводства.

При таком варианте электронная характеристика не будет ничем отличаться от обычного бумажного документа. Но для этого необходимо использовать УКЭП, так как она имеет максимально возможную юридическую силу. Модуль «Добыто. КЭДО» позволяет использовать все виды электронных подписей, разрешенных Законом № 63-ФЗ.

Не будет являться нарушением закона отправка копии характеристики по электронной почте, если это устраивает заявителя. Но даже при такой схеме нужно зарегистрировать документ, присвоить ему исходящий номер. Это общие правила делопроизводства.

Можно ли оспорить сведения в характеристике

Оспорить саму характеристику нельзя, ввиду специфики юридической силы этого документа. Но закон допускает оспаривание определенных сведений, который не соответствуют действительности, порочат честь и достоинство гражданина, содержат уничижительные формулировки. Если работодатель не докажет достоверность и объективность информации, его заставят их опровергнуть (например, путем выдачи новой характеристики). Также суд вправе взыскать компенсацию за причиненный моральный вред.

Преимущества оформления кадровых документов в модуле «Добыто. КЭДО»

Модуль «Добыто. КЭДО» можно использовать для оформления практически всех кадровых документов. При заполнении и выдаче характеристик с места работы это дает следующие преимущества:

• можно использовать типовые шаблоны справок и характеристик, которые представлены в базе модуля «Добыто. КЭДО»;
• процесс сбора информации и выдачи готовой характеристики будет намного быстрее и проще, чем при бумажном документообороте;
• система сама зарегистрирует документ, сохранит его максимально надежным способом.

Также в модуле «Добыто. КДО» можно быстро найти документы, на основании которых заполняется характеристика. Бесплатная демоверсия программы позволит оценить и другие ее преимущества.

Заключение

• Характеристика с места работы содержит данные о работнике, его личностных, деловых и профессиональных качествах, о поощрениях и достижениях. Состав информации в документе не ограничен законом.
• Характеристику может запросить действующий или уволенный сотрудник. Документ можно использовать для трудоустройства в другом месте, для защиты в судебных процессах, в иных целях.
• Содержание характеристики определяется на усмотрение сторон. С согласия заявителя ее можно оформить в электронном виде.

FAQ

Зачем нужна характеристика с места работы?

Документом можно подтвердить определенные сведения о работнике, его деловых, личных и иных качествах. Также в характеристике можно указать любую информацию, характеризующую заявителя с положительной или отрицательной стороны.

Как оформляется характеристика с места работы?

Для подготовки характеристики используются сведения и документы кадровой службы, других подразделений компании. Информация должна быть объективна, соответствовать действительности.

В какой форме выдается характеристика с места работы?

В законах нет ограничений по данному вопросу. Поэтому работодатель может выдать документ в электронном виде, если на это есть согласие заявителя.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)