Электронный документооборот в делопроизводстве

Электронный документооборот (“ЭДО”) – это процесс обработки и обмена документами в электронном виде. Он включает в себя функции создания, отправки, получения, хранения и управления цифровыми документами. ЭДО позволяет сократить использование бумажных носителей, повысить безопасность хранения информации и сэкономить время на обработку документов.

Читайте в этой статье, как внедрить ЭДО в организации, как обезопасить и хранить документы, а также в чем преимущество электронного документооборота.

Содержание

Внедрение электронного документооборота
Поиск подходящей системы
Организация удобного процесса цифрового делопроизводства
Обучение работников
Виды документов для обмена в ЭДО
Подтверждение юридической значимости ЭД
Защита информации
Виды защиты
Выгода применения ЭДО в делопроизводстве
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Внедрение электронного документооборота

Для удачного перехода на цифровое ведение документации, требуется выполнить несколько действий. К данным действиям относятся:

выбор подходящей системы;
организация удобного процесса хранения и доступа к документам;
обучение сотрудников использованию новой системы.

Поиск подходящей системы

В первую очередь, при реализации ЭДО, следует выбрать подходящую систему, которая будет основой для организации всех документационных процессов. При этом важно учитывать такие факторы, как интеграция программного обеспечения с другими системами, применяемыми на предприятии, обеспечение защиты данных, простота использования программы, а также стоимость ее реализации и обучения персонала. Для поддержки пользователей необходимо предусмотреть также надежную техническую поддержку.

Сервис «Добыто. КЭДО» может интегрироваться с более чем 30 системами, а также функционировать без доступа к интернету. Мы предлагаем удобную и простую в использовании настройку, а также гарантируем постоянную техническую поддержку своим клиентам.

Процесс прохождения кадровых документов в системе ЭДО

Организация удобного процесса цифрового делопроизводства

Когда выбрана подходящая система, необходимо настроить способ хранения и доступа электронных документов. Вначале следует проанализировать имеющуюся документацию и классифицировать ее по уровню важности. Затем нужно создать шаблоны для документов, которые будут храниться в системе. Контроль доступа к документам также критически важен для эффективной организации делопроизводства. Кроме того, требуется интегрировать систему с другими системами на предприятии, например, с системой управления персоналом или автоматизацией бухгалтерии.

«Добыто. КЭДО» предлагает надежный и интегрируемый сервис для электронного документооборота. Наш сервис легко внедрить и использовать совместно с другими системами. Инновационное решение “Добыто. КЭДО” позволяет оптимизировать процессы делопроизводства любой компании.

Обучение работников

Внедрение цифрового документооборота в компании также требует обучения сотрудников. Процесс образования может включать несколько этапов. Сначала необходимо подготовить образовательные материалы, включающие в себя лекции, видеоуроки, инструкции и другие материалы, рассказывающие о преимуществах и правилах работы с цифровыми документами. Затем следует организовать образовательный процесс, включающий в себя тренинги, семинары, вебинары и другие формы обучения.

Помимо получения теоретических знаний, важно предоставить сотрудникам возможность практической работы с цифровыми документами. Наконец, проведение тестирования поможет оценить эффективность проведенного обучения и внесения изменений, если необходимо, в программу обучения. Таким образом, внедрение цифрового документооборота в компании требует не только выбора подходящей системы и организации системы хранения и доступа, но и проведения обучения сотрудников.

Виды документов для обмена в ЭДО

Электронные документы (ЭД) — это фиксированная информация, представленная в цифровой форме, которая может быть прочитана с использованием компьютера и передана по интернету.

В сфере цифрового делопроизводства документы могут быть созданы или обработаны в двух форматах: в виде электронных образов, то есть электронной копии бумажного документа, или как документ, созданный непосредственно с использованием компьютера.

Область применения цифровой документации очень широка и включает в себя множество отраслей. В сфере бизнеса они применяются для ведения учета, составления отчетности, организации обмена документации, обсуждение и подписание соглашений, контрактов, а также для общения по электронной почте между работниками предприятия и/или контрагентами. При контакте с государственными структурами ЭД могут использоваться для подачи жалоб, обращений, заявлений, а также для сдачи отчетности.

Комментарий специалиста. Система цифрового делопроизводства позволяет обрабатывать, создавать и хранить документы различных направлений. Однако не вся документация может быть создана в цифровом формате. Например, в кадровом делопроизводстве имеются исключения. Не имеют юридической силы в цифровом виде такие документы, как трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, журналы инструктажа и информация о трудовой деятельности.

Систему ЭДО можно использовать для архивного хранения кадровой документации

Подтверждение юридической значимости ЭД

В процессе применения различной документации, необходимо подтверждать ее юридическую значимость. Например, доказывать заключение договора, достигнутые соглашения, оплату и другие аналогичные факты. В случае использования традиционных бумажных документов, наличие подписей и печатей будет служить подтверждением совершения юридического действия.

Однако для электронных документов существуют другие способы подтверждения их юридической значимости. Это может быть включение специальной оговорки в сам документ, использование простой электронной подписи, неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи. Важным аспектом работы с ЭД в любой области является обеспечение их сохранности и сохранение на них хранимой информации.

Защита информации

В современном информационном обществе большинство деловых операций становятся основанными на компьютерной обработке и обменом информации. К сожалению, с расширением использования компьютерных технологий возрастает риск угроз конфиденциальности и целостности сведений для предприятий. Поэтому обеспечение информационной безопасности (“ИБ”) становится критически важным аспектом для бизнеса.

Такие проблемы, как воровство интеллектуальной собственности, изменение или уничтожение информации, могут причинить непоправимый ущерб бизнесу. Однако, существуют несколько защитных мер и контрольных механизмов, которые позволяют минимизировать эти угрозы.

Виды защиты

К главным мерам защиты относятся:

идентификация: для обеспечения безопасности при использовании системы ЭДО необходимо проверить личность пользователей. Это можно сделать путем аутентификации, используя различные методы, такие как пароли, биометрическая идентификация или токены. После успешной аутентификации пользователи получают соответствующие права доступа к определенным функциям и файлам;
шифрование данных: этот процесс направлен на преобразование сведений, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним. Шифрование применяется как для защиты передачи информации между участниками документооборота, так и для хранения сведений в зашифрованном виде на серверах или в облаке;
аудит: это процесс оценки и анализа уровня защищенности информационных ресурсов и систем организации. Он включает в себя проверку соответствия существующих мер безопасности требованиям и рекомендациям, а также выявление уязвимостей и рисков. Аудит позволяет выяснить степень защищенности системы, а также предоставляет рекомендации по улучшению безопасности и снижению рисков;
защита от вирусов: мера является важной частью процесса защиты цифровых сведений. Для применения данной меры, необходимо установить и регулярно обновлять антивирусные программы и системы защиты на компьютерах и серверах. Периодическая проверка на наличие зараженного кода и обновление баз данных в установленном режиме помогает сократить риск заражения системы.

Комментарий специалиста. Сочетание защитных мер и контрольных механизмов позволяет гарантировать безопасность информации при ее электронной обработке. Регулярное обновление и анализ системы безопасности, а также обучение сотрудников играют важную роль в поддержании и улучшении защиты информации.

Сервис “Добыто. КЭДО” полностью основан на российском программном обеспечении и наш офис расположен в Москве. Мы зарегистрированы в реестре отечественного ПО. При использовании нашего сервиса, вы можете быть уверены, что документы будут храниться и передаваться с высоким качеством надежности и безопасности.

Ключевые преимущества перехода на электронный документооборот

Выгода применения ЭДО в делопроизводстве

Преимущества электронного документооборота в делопроизводстве включают в себя:

автоматизацию процессов: ЭДО позволяет автоматически выполнять рутинные задачи, такие как автоматическое назначение сроков исполнения, оповещение об их исполнение и контроль выполнения;
ускорение работы: цифровое делопроизводство позволяет сократить время на передачу, подписывание и рассмотрение документов, благодаря удаленному обмену, отсутствие необходимости в физической передаче бумажных экземпляров и возможности быстрого доступа к файлам;
снижение затрат: ЭДО позволяет сократить использование бумажных носителей, печать, почтовые и курьерские услуги, а также снизить расходы на аренду и обслуживание архивов;
увеличение безопасности: цифровое делопроизводство обеспечивает защиту документации путем шифрования данных, контроля доступа и аутентификации пользователей, что минимизирует риск потери или несанкционированного использования информации.

Мнение специалиста. Цифровое делопроизводство — это эффективный способ улучшить работу предприятий. Все необходимые документы и соглашения теперь создаются и хранятся в электронном виде, а поиск нужных данных теперь быстрый и без проблем. В будущем планируется внедрить цифровое делопроизводство на обязательной основе во всех отраслях. Некоторые государственные органы уже обязаны использовать электронный документооборот.

«Добыто. КЭДО» предлагает сервис, который поможет вам сэкономить ресурсы и организовать работу более эффективно. Использование нашего сервиса безопасное, удобное и экономически выгодное решение.

Вывод

Использование электронного документооборота в делопроизводстве открывает новые перспективы для компании. Оптимизация процессов связанных с обработкой, хранением и передачей документов повышает эффективность работы и принесет значительные экономические выгоды.
Безопасность и надежность данных, обеспечиваемая сохранением и обработкой документации в электронном виде, становится неотъемлемой частью современного делопроизводства. Благодаря системе цифрового делопроизводства, компания может рационально использовать свои ресурсы и достичь высокой эффективности в своей деятельности.
«Добыто» — это новый сервис, который предлагает упрощенное и автоматизированное подписание, а также хранение документов с использованием надежных технологий и искусственного интеллекта. Основное преимущество использования нашего сервиса это гибкость настройки, гарантия безопасности и сохранности всех данных, а также экономия времени и ресурсов.