Электронный документооборот — что это?

Электронный документооборот (ЭДО) предусматривает оформление, согласование, подписание и хранение документов с использованием различных программ, приложений, сервисов. Это удобнее, проще, быстрее и выгоднее, чем работать с документацией в обычном бумажном виде. Для внедрения и перехода на ЭДО необходимо разработать или приобрести программное обеспечение, обучить персонал, оформить разные виды электронных подписей. Помимо комплексных программ, есть решения для отдельных направлений работы – кадры, бухгалтерия, производство, торговля и т.д.

Читайте, каким требованиям должен отвечать электронный документооборот в компании, какие процессы входят в ЭДО, на что обратить внимание при выборе программ и сервисов.

Что такое электронный документооборот простыми словами

Определение «электронный документооборот» говорит само за себя. Он предусматривает работу с различными документами в цифровой среде. ЭДО можно использовать:

• как комплексное решение для ведения всей документации в компании;
• как узкопрофильную систему для решения специальных задач (кадровое делопроизводство, бухгалтерский учет и т.д.);
• для обмена документами и взаимодействия со сторонними организациями, государственными органами.

Электронный документооборот не исключает возможность работы с бумажными документами. Более того, некоторые из них изначально нельзя оформлять «в цифре» в силу закона. Но большинство документации допускается вести в электронном виде, подписывать посредством ЭЦП.

Обязанность использовать электронный документооборот может предусматриваться законом. Например, это требование действует для государственных (бюджетных) учреждений. Также закон может обязывать подавать в электронном виде отдельные виды отчетности. Соответственно, без внедрения ЭДО компания не сможет выполнить такие требования, рискует привлечением к ответственности.

Комментарий эксперта. Для коммерческих организаций использование ЭДО пока не является обязательным требованием (кроме сдачи некоторых видов отчетности). Но государство планирует ввести соответствующие правила в ближайшем будущем. Во многих сферах нормальная деятельность невозможна без ЭДО. Примером можно назвать маркировку товаров в ИС «Честный знак», отражение операций с отдельными разновидностями продуктов и т.д.

Ключевые преимущества использования ЭДО

Из преимуществ электронного документооборота чаще всего выделяют экономию средств на бумаге, оргтехнике, почтовых и иных расходах. Но плюсов перехода на ЭДО намного больше:

• упрощаются все процессы, связанные с ведением документации, контролем за исполнением задач;
• обеспечивается высокий уровень защиты документов и сведений;
• соблюдаются правила работы с персональными данными граждан;
• повышаются репутационные показатели бренда.

На внутреннем уровне ЭДО дает возможность планировать деятельность, быстро обмениваться документами и сведениями, проводить проверки и аудиты. Не менее важно, что современные системы электронного документооборота позволяют формировать статистическую и аналитическую отчетность по множеству показателей. Все это положительно скажется на эффективности работы всей компании и отдельных специалистов, подразделений.

Особенности внедрения и использования электронного документооборота

Самой простой схемой ЭДО можно назвать обмен письмами по электронной почте, использование обычных офисных программ и приложений. Но полноценная работа с электронными документами возможно только при внедрении профессионального программного обеспечения. Оно может включать:

• основную программу с базовым набором функций;
• дополнительные модули и сервисы под разные направления деятельности (кадровое делопроизводство, бухучет, финансы и т.д.);
• расширения, разработанные специально под требования заказчика.

Все современные системы ЭДО позволяют работать с онлайн-сервисами, платформами и сайтами. Это нужно для внешнего документооборота с контрагентами, клиентами и гос. органами.

Комментарий эксперта. Теоретически, компания может самостоятельно разработать систему ЭДО под свои требования. Но в этом нет практического смысла, так как на рынке есть предложения для решения любых задач электронного документооборота. Намного важнее обратить внимание на возможность доработки системы под свои нужды, на расширения и модули с дополнительными функциями. Приобретение и обслуживание системы обойдется дешевле, чем собственная разработка.

Какие процессы входят в ЭДО

Работа в любой системе электронного документооборота предусматривает определенные процессы и действия. Функционал ЭДО позволяет:

• разрабатывать документацию сразу в электронном виде;
• проводить согласование, обсуждение и корректировку документов с разным составом участников;
• осуществлять подписание документа в соответствии с полномочиями сторон;
• обмениваться подписанной документацией на внутреннем или внешнем уровне;
• вести учет документации (регистрация в системе делопроизводства, систематизация по разным критериям);
• организовать хранение документов (например, на собственном сервере, в облачных сервисах);
• оцифровывать документы, ранее составленные в бумажном виде.

Если речь идет о кадровом делопроизводстве, то все указанные функции будут доступны при внедрении системы «Добыто. КЭДО». Более того, пользователи получат множество дополнительных опций, от большой базы готовых шаблонов до модуля работы с корпоративными знаниями.

Из дополнительных функций, которые могут быть в системе электронного документооборота, выделим:

• интеграция с другими программами, государственными ресурсами;
• возможность оформлять и получать разные виды электронных подписей;
• планирование с постановкой задач, контролем за их выполнением;
• прямое взаимодействие с государственными порталами (например, личный кабинет налогоплательщика ФНС).

Описание всех процессов и функций содержится в документах на программу или приложение. Но предприятию нужно разработать и свои локальные акты по использованию электронного документооборота. Это могут быть различные инструкции, положения, регламенты. Приказами руководства могут возлагаться полномочия по ведению, учету и хранению документов. Подготовить указанную документацию по кадрам можно с использованием системы «Добыто. КЭДО».

На что обратить внимание при выборе системы электронного документооборота

Рассматривая предложения по системам электронного документооборота, рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

• на историю продвижения программы (у серьезного ПО всегда регулярно выпускаются обновления);
• на соотношение цена/функционал (нет смысла переплачивать за функции, которые изначально не нужны компании);
• на особенности поддержки пользователей (желательно, чтобы служба работала круглосуточно, осуществляла первичное и последующее обучение сотрудников);
• на технические требования к оргтехнике, интернет-соединению (это особенно актуально для небольших компаний их удаленных регионов);
• на возможность подключения удаленных филиалов и представительств без дополнительной платы;
• на состав расширений и модулей, которые можно впоследствии заказать отдельно.

Разработчик и поставщик ПО обычно предлагает воспользоваться демоверсией системы в тестовом режиме. Это позволит оценить удобство работы, соответствие требованиям заказчика. По мере использования демоверсии можно задать уточняющие вопросы службе поддержки.

Нюансы внедрения ЭДО

Определившись с системой ЭДО, необходимо внедрить ее в организации. Это процесс включает:

• установку программы на компьютеры, ноутбуки и другие гаджеты;
• анализ эксплуатационной документации (мануалы, техническое описание и т.д.);
• настройка системы, подключений и доступов;
• издание локальных актов для работы с системой электронного документооборота, организации действий;
• обучение персонала работе с программами и сервисами (обычно непосредственно на предприятии);
• тестирование, контроль за взаимодействием в системе ЭДО.

Очевидно, что рядовой сотрудник не должен иметь доступа ко всей документации компании. Поэтому важно разграничить полномочия и уровни компетенций при работе с системой ЭДО. Это описывается в локальных и индивидуальных актах, должностных инструкциях. Также от объема и состава полномочий зависит вид электронной подписи, выпущенной для работника. Руководство компании использует УКЭП. Данный тип подписи имеет максимальный уровень защиты, может применяться для подписания любых документов.

Комментарий эксперта. Длительность внедрения системы ЭДО в организации зависит от многих факторов. Например, если сотрудники ранее не работали с указанными программами, на обучение может уйти несколько дней или недель. На начальном этапе необходимо контролировать все процессы и действия, обращать внимание на ошибки. Если требуется, можно провести общие обучающие курсы и тренинги.

Что нужно для работы с системой электронного документооборота

Кроме самой системы (программного обеспечения), для полноценного внедрения электронного документооборота необходимо:

• использовать современные устройства, стабильное интернет-соединение (в противном случае работа с программой будет замедлена, сопровождаться проблемами);
• получить и своевременно продлевать электронные подписи на руководителя, иных должностных лиц;
• осуществлять повышение квалификации и навыков работы в системе электронного документооборота;
• корректировать локальные акты по мере необходимости (например, после установки дополнительных расширений).

Отдельным процессом будет оцифровка (архивирование) бумажных документов. Обычно с этой целью создается специальная комиссия, утверждается регламент ее работы. На формирование электронного архива может уйти достаточно много времени. Поэтому работу членов комиссии можно сразу распределить на недели и месяцы вперед, разработать план с очередностью оцифровывания.

Комментарий эксперта. Компания сможет использовать несколько разных систем ЭДО (например, отдельно для работы с кадрами и для ведения бухгалтерского учета). Оптимальным вариантом станет возможность их интеграции, настойка совместного доступа. Таким способом упрощаются все основные внутренние процессы.

Преимущества использования системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Для работы с кадровой документацией рекомендуем использовать систему электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Она позволяет:

• оформлять все виды документов по кадрам, в том числе с использованием готовых шаблонов и образцов;
• вести внутренний и внешний обмен документацией, в том числе с отчетностью по персоналу;
• организовать взаимодействие при работе с кадрами (подбор, наем, увольнение, переводы и т.д.);
• планировать все действия с персоналом, деятельность кадровой службы;
• проводить обучающие мероприятия с сотрудниками, проверку знаний и навыков.

Система «Добыто. КЭДО» проста в установке и настройке, а все возникающие вопросы поможет решить служба поддержки. Чтобы оценить преимущества работы с КЭДО, закажите бесплатную демоверсию!

Заключение

• Электронный документооборот – это комплекс процессов и действий с документами с использованием различных программ, приложений и сервисов. Для внедрения ЭДО компании обычно приобретают готовые программные продукты.
• Для внедрения электронного документооборота необходимо приобрести и установить программу, обучить персонал, утвердить соответствующие локальные акты. Также необходимо установить уровни допуска, оформить электронные подписи на руководителя, иных специалистов.
• После внедрение электронного документооборота можно оцифровать бумажные документы, вести архивы и базы данных. Компания сможет выбирать дополнительные расширения и модули ЭДО под свои требования.

FAQ

Что такое электронный документооборот?

Это комплекс действий и решений по работе с электронными документами. Для этого используются различные программы, сервисы и приложения, в том числе в онлайн-формате. Для коммерческих организаций внедрение электронного документооборота пока не является обязательным требованием.

Как внедрить электронный документооборот в организации?

Для этого необходимо приобрести и установить программу, настроить ее работу, обучить персонал. Все действия сотрудников нужно описать в локальных актах, должностных инструкциях. Оформление электронных подписей осуществляется исходя их полномочий и компетенций специалистов компании.

Как выбрать систему электронного документооборота?

Прежде всего, необходимо выбирать систему ЭДО под задачи компании – ведение бухгалтерии, общее или кадровое делопроизводство, учет в торговле и т.д. Также на выбор влияет функционал программы, удобство настройки и работы, стоимость продукта и его обслуживания, эффективность службы поддержки.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)