Электронные документы: как их хранить и подтверждать юридическую силу

Современный мир требует все большей цифровизации, что неизбежно приводит к увеличению объема электронных документов. Их использование является не только удобным, но и весьма выгодным с точки зрения экономической эффективности. Они являются быстрым и удобным способом обмена информацией между участниками коммерческих отношений.

Электронные документы обладают такими преимуществами, как: удобство, доступность, быстрота обработки, безопасность и многое другое. Однако, в процессе их использования, может возникнуть вопрос — как хранить и подтверждать их юридическую силу?

Читайте в этой статье, какие методы хранения электронных документов существуют, как подтвердить их юридическую силу, а также в чем преимущество использования такого рода документов в современном бизнесе.

Понятие и виды электронных документов

Электронные документы (ЭД) — это задокументированные сведения, изложенные в электронной форме, пригодные для чтения при помощи ЭВМ и для отправления по телекоммуникационным каналам связи.

Понятие электронных документов относится к любому документу, который создается, передается, хранится и получается в электронной форме. Это может быть текстовый документ, таблица, электронная почта, документ PDF, графический файл и так далее.

ЭД бывают двух видов:

• электронные образы — электронная копия бумажного документа;
• документ, создаваемый непосредственно при помощи ЭВМ.

Область применения

Область применения ЭД очень широка и включает в себя множество секторов. В бизнесе они находят свое применение при ведении учета, сдачи отчетности, документооборота, согласования контрактов и сделок, а также для обмена сообщениями между сотрудниками и партнерами. При взаимодействии с государственными органами, возможно их использование для подачи жалоб, обращений, заявлений, а также сдачи отчетности.

В процессе взаимодействия в любой из областей важно также обеспечить сохранность документов и данных хранящихся на них.

Способы хранения электронных документов: обзор существующих подходов

В наши дни, с появлением огромного количества электронных документов, стало необходимо уметь их правильно хранить.

Как правило, используются следующие основные способы хранения:

• хранение на различных устройствах: один из традиционных и достаточно распространенных. Это могут быть различные накопители — CD-диски, USB-флеш-накопители, карты памяти, жесткий диск и иное;
• при помощи облачных хранилищ. Способ удобен, если работа с документами подразумевает использование на различных устройствах и без привязки к месту. Это проще, чем хранить данные на физических носителях, и удобно для работы с информацией в команде;
• хранение с помощью систем электронного документооборота. Как и в случае, с облачными хранилищами, данный способ позволяет не только создавать, хранить, но и обмениваться электронными документами из любой точки мира.

Каждый из перечисленных способов имеет свои преимущества и недостатки. Для выбора наилучшего подхода, следует руководствоваться целями, требованиями компании и бюджетом. В любом случае, необходимо убедиться в безопасности и защите информации при использовании ЭД. В целях упорядочения документооборота важно также определить основные правила хранения документации.

Правила хранения электронных документов

Для надежного и качественного хранения информации на ЭД соблюдайте следующие правила:

• доступ к ЭД должен быть ограничен (доступ только при наличии соответствующего права);
• при обмене между различными пользователями или отделами организации, лучше использовать шифрование для защиты информации;
• необходимо регулярно проводить аудит безопасности и принимать меры по устранению уязвимостей;
• документация должна быть защищена от вирусов и других вредоносных программ;
• важно соблюдать правила конфиденциальности и не передавать документы третьим лицам без разрешения.

Данные рекомендации можно отнести к общим правилам соблюдения безопасности при хранении.

В целях обеспечения надежного и удобного документооборота, необходимо осуществлять:

• систематизацию и сортировку документов;
• дублирование документации;
• архивирование.

Систематизация и сортировка

Для быстрого и удобного доступа к ЭД организовывается система хранения документации по назначению, дате создания и т.п. Документы именуются, сохраняются в зависимости от назначения конечной папки (например, для договоров, счетов, накладных и т.д.). При поиске, в данном случае, возможна сортировка документации по дате, названию или другим критериям. К папкам можно также прикрепить ярлыки для быстрого доступа к нужным файлам.

Резервное копирование

Рекомендуется регулярно создавать резервные копии электронных документов на внешних носителях или в облачном хранилище.

Например, вы сохраняете согласованный и подписанный договор на поставку в соответствующую папку “Поставки”. В данном случае, можно сделать копирование файла в аналогичную папку, то есть папку “копию”. Такой способ защитит документы от случайного удаления.

Архивирование

Осуществляется в целях обеспечения доступности и долгосрочности сохранения сведений на электронных носителях. Этапы архивирования электронных документов могут отличаться в зависимости от используемого метода и программного обеспечения. Обычно процесс архивирования включает в себя следующие шаги:

• определение места хранения архива (жесткий диск и т.п.);
• выбор формата архива ZIP, RAR, 7Z, TAR;
• разделение ЭД на соответствующие дела;
• присваивание каждому делу учетного номера;
• составление электронной описи;
• регулярное обновление архива (во избежание потери данных в случае сбоя системы или других проблем).

Комментарий специалиста. Осуществление архивации ЭД требует определенных знаний и опыта. Ошибки или недочеты при архивации, могут привести к потере данных. Компании, которые впервые столкнулись с вопросами архивирования или не имеющие сотрудника, квалифицированного в данной области, как правило, ищут специалиста вне штата. Однако, современные технологии позволяют справиться с новыми задачами собственными силами.

Сервис “Добыто. КЭДО” предлагает инновационные идеи в части внедрения корпоративной базы данных. Наша система за счет инноваций и искусственного интеллекта поможет адаптировать, обучить и мотивировать сотрудников в различных областях. Вы можете создать заметку или статью, а нейросеть сама создаст вопросы и проверку знаний по этим данным.

В процессе применения ЭД, важно также учитывать требования законодательства в вопросах подтверждения юридической силы электронных документов.

Подтверждение юридической силы электронных документов

При использовании любых документов, возникает необходимость подтверждения их юридической силы. Например, для доказывания факта заключения договора, достигнутых договоренностей, факта оплаты и тому подобное.

Если говорить о бумажном варианте, то подтверждением будет наличие подписи и при необходимости печати.

В случае с ЭД, юридическую силу возможно доказать:

• указав специальную оговорку в документе;
• используя простую электронную подпись (ПЭП);
• при помощи неквалифицированной электронной подписи (НЭП);
• используя квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Специальная оговорка

Стороны при подписании договора, могут предусмотреть возможность признания электронного образа документа, как идентичному бумажному оригиналу.

В соответствии, со ст. 434 ГК, контрагенты вправе согласовать любую форму договора в процессе его подписания. Соответственно соглашение считается заключенным после придания ему условленной формы. В данном случае, в договоре должна быть указана отметка о достигнутых договоренностях о признании электронной формы договора, как равной бумажному оригиналу.

Комментарий специалиста. Важно отметить, что использование такого способа подтверждения, как специальная оговорка, применимо только в части заключения соглашений. Так, например, подтвердить подписание первичных документов, возможно только при помощи КЭП.

Простая электронная подпись

Согласно п.2 ст.5 ФЗ-63 под ПЭП понимается ЭЦП, юридическая сила которой подтверждается при помощи кодов, паролей и тому подобное. ПЭП может быть использована при подписании в организации договоров, приказов, платежных поручений, при подаче заявлений в государственные органы и т.д.

Неквалифицированная электронная подпись

Описание НЭП указано в п.3 ст.5 ФЗ-63. Согласно положениям закона, НЭП подтверждается при помощи криптографического преобразования с применением электронной подписи. Как и в случае с ПЭП, неквалифицированная электронная подпись может быть использована во внутренней корпоративной среде, при участии в государственных закупках, передача сведений в госорганы и в иных случаях

Квалифицированная электронная подпись

В соответствии с п.4 ст. 5 ФЗ-63, подтверждение юридической силы КЭП аналогично порядку, предусмотренному для неквалифицированной электронной подписи, за исключением того, что ключ проверки электронной подписи указывается в квалифицированном сертификате. Кроме того, КЭП возможно получить только в специальном удостоверяющем центре.

КЭП применяется при подаче заявления, отчетности в ИФНС, представлении документов в суд, подписании договора и в иных случаях.

Комментарий специалиста. Как и в случае с другими видами ЭЦП, КЭП считается прототипом традиционной подписи. Ее наличие является достаточным основанием подтверждения действительности любого документа. В отличие от других видов подписи, область применения КЭП не имеет ограничений.

Сервис “Добыто. КЭДО” настроен на удобную и безопасную работу с квалифицированной электронной подписью. При помощи нашего сервиса, вы можете быстро обмениваться данными, а также знакомиться с документами, используя ЭЦП.

Использование электронных документов имеет огромное преимущество. Это удобство и быстрота обмена, надежность хранения. Сегодня все больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО).

Подключение электронного документооборота

ЭДО является прототипом традиционного документооборота. В нем можно редактировать, согласовывать, хранить и отправлять любые документы. Основная отличительная черта — процесс происходит в электронной форме.

ЭДО вводится в организации поэтапно:

• Принимается локальный акт о внедрении в компании (ст. 22.2 ТК).
• Оформляется КЭП в специальном удостоверяющем центре.
• Определяется оператор (реестр операторов указан на сайте ФНС).
• Настраивается процесс работы с системой.
• Оповещаются контрагенты о начале пользования ЭДО.

Специалисты сервиса “Добыто. КЭДО” проконсультируют вас по всем возникающим вопросам. Мы предлагаем универсальный сервис хранения и обмена документами с удобным управлением.  Рассмотрение заявки о подключении происходит в кратчайшие сроки.  Наши клиенты — крупнейшие организации, оценившие по достоинству скорость и инновационность сервиса.

Преимущества ЭДО

Преимущество использования ЭДО бесспорно. Например:

• удобство применения (данные можно отправить из любой точки мира и т.п.);
• оптимизация документооборота;
• структурирование данных;
• экономия организационных расходов.

Необходимо отметить также, что в обозримом будущем планируется обязательное внедрение ЭДО во всех сферах. Многие государственные органы уже сейчас обязаны использовать электронный документооборот. Так, например, ЭДО обязательно при реализации товара, подлежащего маркировке (ФЗ № 488), при учете импортной продукции (ФЗ № 371), при осуществлении бухгалтерского учета в бюджетных организациях (Приказ № 61н).

С сервисом “Добыто. КЭДО” вы сэкономите значительную часть своих ресурсов. Использование сервиса безопасно, удобно и экономно.

Выводы

• Электронные документы становятся все более интегрированными в бизнес-процессы, так как их использование повышает удобство, скорость и экономические показатели деятельности любой компании.
• Понятие ЭД относится к любому документу, созданному и хранимому в электронном виде.
• При использовании электронного документа необходимо соблюдать определенные правила. В частности, электронная версия договора будет идентична бумажному варианту, если имеется электронная цифровая подпись. Кроме того, юридическую силу документу может придать специальная оговорка в нем.
• При соблюдении соответствующих правил, в том числе правил хранения, ЭДО можно распространить на все бизнес-процессы в организации — кадровый, бухгалтерский учет, сдача отчетности, подписание договоров и т.д.
• Электронные документы имеют большой потенциал и являются неотъемлемой частью современных технологий и коммуникации. Все большее число организаций переходят на их использование. Ведь они позволяют упростить деловые процессы, в том числе сэкономить время и деньги.
• Сервис “Добыто. КЭДО” — это современная система для подписания кадровой документации, а также база знаний с искусственным интеллектом.

Часто задаваемые вопросы

Возможно ли внедрение ЭДО без соответствующего акта?

Ответ: Такая возможность предусмотрена при форс-мажоре.

Может ли компания полностью перейти на КЭДО?

Ответ: Да, кадровый учет возможно полностью перевести в ЭДО.

Какие виды ЭДО в организации существуют?

Ответ: Встречаются различные виды, например, административный, кадровый, бухгалтерский.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)