ЭДО с самозанятыми: как обмениваться документами, экономя время и деньги

В современном цифровом мире, когда технологии развиваются с огромной скоростью, все больше людей обращается к самозанятости как к варианту работы, позволяющему совмещать профессиональную деятельность с личными интересами. При этом для успешной работы и ведения бизнеса важно иметь эффективный инструмент для передачи документации. В данном контексте электронный документооборот становится незаменимым инструментом, предоставляющим множество преимуществ. Применение цифрового документооборота значительно помогает сэкономить время и деньги и сделать сам процесс обмена документами более удобным. 

Читайте в этой статье, кто такие самозанятые, как происходит обмен документацией с таким исполнителями и в чем преимущества и возможности цифрового документооборота с самозанятыми.

Кто такие самозанятые

Под самозанятыми подразумеваются физические лица, применяющие специальную налоговую систему — налог на профессиональный доход (“НПД”). Этот налоговый режим предполагает оплату налога с доходов от частной деятельности. 

Порядок применения НПД регулируется Федеральным законом № 422. В частности, закон регулирует порядок регистрации в качестве самозанятого, условия прекращения применения налога, перечень доходов, который можно учитывать и иные аспекты.

Кто может быть зарегистрирован самозанятым и какие доходы учитываются

В соответствии с Федеральным законом № 422, плательщиками НПД могут быть:

• физические лица, являющиеся резидентами Российской Федерации, ЕАЭС и Украины;
• индивидуальные предприниматели, перешедшие на НПД.

Не могут применять НПД:

• лица, торгующие подакцизными товарами;
• занимающиеся добычей и реализацией природных ресурсов;
• плательщики, получившие доходы, превышающие за год два миллиона четыреста тысяч рублей;
• в иных случаях.

Согласно действующему законодательству, в налогооблагаемый доход включается прибыль, полученная от продажи товаров, оказания услуг или отчуждения имущественных прав (например, аренды). 

В статье 6 ФЗ №422 приведен список доходов, которые не являются объектами налогообложения. Среди них, доходы в виде заработной платы, полученные от продажи автомобилей или недвижимости, и доходы, полученные по гражданско-правовым договорам с текущими или бывшими работодателями (если увольнение произошло менее двух лет назад). 

Регистрация в качестве плательщика НПД  

Заявление о регистрации подается в налоговую на территории соответствующего субъекта. Процесс регистрации осуществляется через специальное приложение, уполномоченный банк или Госуслуги. Для подачи документа необходимо предоставить информацию о своих паспортных данных и приложить фотографию. Налоговая инспекция проверяет представленные данные и, если несоответствий не обнаружено, лицо ставится на учет. 

Комментарий специалиста. Важно отметить, что процесс постановки на учет является добровольным, и налоговая не осуществляет активного поиска лиц, осуществляющих частную деятельность для регистрации их как самозанятых. Решение о постановке на учет принимается самим лицом. Датой регистрации самозанятого будет считаться день подачи заявления.

Отчетность самозанятого

Плательщик НПД обязан передавать информацию обо всех полученных вознаграждениях за услуги или продажу товаров через приложение ИФНС или через уполномоченного оператора. Также, при расчете, самозанятый обязан выдать чек лицу, которому оказал услуги или передал товары. 

Сам чек может быть выдан в электронном или бумажном формате и содержать информацию о документе, временных промежутках операции, продавце, оказанных услугах и другие данные (согласно пункту 6 статьи 14 Федерального закона №422). Чек может быть предоставлен по номеру абонента, на электронную почту или считыванием цифрового кода. Чек должен быть выдан после каждой оказанной услуги.

Обмен документами через ЭДО

При сотрудничестве с самозанятым стороны могут обмениваться следующими документами:

• справкой о постановке на учет;
• договором (об оказании услуг, поставки и т.п.);
• чеком;
• актом выполненных услуг;
• иной документацией.

Однако, документооборот в бумажном виде не всегда возможен и удобен. Проблему можно решить, используя электронный документооборот. Стороны могут подготовить документы в электронном виде, подписать их с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) и передать другой стороне.

Использование ЭДО позволяет сократить время на передачу документов, а также сэкономить расходы на бумагу и канцелярские принадлежности. Применение ЭДО в работе с самозанятыми лицами также помогает организовать эффективное хранение документов.

Вы можете воспользоваться сервисом “Добыто. КЭДО” для работы с самозанятыми. Мы предлагаем систему для удобной и безопасной работы с электронными документами. Документацией возможно обмениваться, в том числе применяя ЭЦП. 

Передача основных документов

Документооборот с плательщиком налога на профессиональный доход посредством ЭДО, возможен в следующем порядке:

1. Стороны договариваются об основных условиях сотрудничества.
2. Компания наниматель приобретает доступ к цифровому сервису для обмена документацией и передает самозанятому сведения о применяемой системе. Самозанятый, в свою очередь, просто регистрируется в нем самостоятельно или по приглашению заказчика. Соответственно все документы будут передаваться внутри этого сервиса.
3. До этапа подписания договора, плательщик налога на профессиональный доход направляет в адрес компании подтверждение о применении специального режима налогообложения. Документ может быть отправлен через систему цифрового документооборота.
4. Далее стороны подписывают договор гражданско-правового характера (оказания услуг, поставка и т.п.) в электронном виде посредством ЭЦП.
5. Уже в ходе исполнения договора самозанятый может отправить чек в электронном виде. Также стороны вправе договориться о передаче через цифровую систему акта об оказанных услугах, актов сверок и иных документов.

Комментарий специалиста. Федеральным законом № 63 предусмотрены такие виды подписи, как простая, неквалифицированная и квалифицированная подпись (КЭП).  КЭП отличается от других видов подписи тем, что ключ проверки содержится в квалифицированном сертификате. Она обладает более высоким уровнем защиты и выдается только специальными удостоверяющими центрами. Для целей подтверждения факта подписания договора рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись.

С сервисом “Добыто. КЭДО” вы можете обмениваться документацией любого типа быстро и безопасно. Система позволяет надежно обмениваться и взаимодействовать с сотрудниками, контрагентами, с любыми исполнителями, в соответствии с требованиями законодательства. Применение квалифицированной электронной подписи обеспечивает надежный обмен цифровой документацией.

Преимущество применения ЭДО с самозанятыми

Среди основных преимуществ цифрового документооборота можно назвать его оперативность. В то время как при использовании бумажной документации расходуется время на ее подготовку, обмен и архивирование, электронный документооборот дает возможность совершенствовать процессы и снижать временные затраты. 

Кроме того, цифровой документооборот способствует значительному уменьшению трат на офисные материалы. За счет использования цифровых средств передачи информации, например, электронной почты или специализированных платформ для обмена документами, не требуется использование бумаги, печати и почтовых услуг. Это позволяет сэкономить финансы, а также снизить негативное воздействие на окружающую среду.

Еще одним важным преимуществом ЭДО является его эффективность и удобство. Система позволяет автоматизировать множество рутинных задач, таких как заполнение форм, автоматическое архивирование любого вида документации. Все это способствует упрощению процессов работы и повышению эффективности деятельности предприятия. 

Наконец, не менее важным преимуществом, является его масштабируемость и гибкость. Технология позволяет легко приспособиться к изменяющимся потребностям и увеличить эффективность работы, благодаря удобству добавления новых функций и интеграции с другими цифровыми инструментами.

Таким образом, использование электронного документооборота становится необходимостью для самозанятых, позволяющей существенно увеличить эффективность и конкурентоспособность бизнеса. Благодаря оперативности, сокращению затрат, удобству и безопасности, электронный документооборот становится незаменимым инструментом для успешной работы.

Комментарий специалиста. Необходимо отметить, что преимущества применения ЭДО при работе с плательщиками НПД, выражается также в возможности работать с большим количеством самозанятых в одной платформе, сохранение истории сотрудничества.  Для исполнителя выгода заключается в отсутствие необходимости отправлять бумажные документы и избежать лишних расходов. Нет необходимости заботиться о передаче чека или использовать почту. Сегодня многие компании переходят на работу в ЭДО. В будущем планируется обязательное применение цифрового делопроизводства для многих отраслей бизнеса.

Подключение ЭДО

Для успешного перехода на цифровой документооборот необходимо предпринять определенные шаги.

Первым шагом является выбор подходящей системы. При этом следует учитывать ряд факторов, включая интеграцию с другими системами, безопасность, удобство использования, цену и наличие качественной технической поддержки. Кроме того, стоит учитывать и специфические факторы, важные для конкретной компании.

Затем следует организовать систему хранения и доступа к документации. Этот процесс включает в себя анализ имеющейся документации, создание шаблонов документов, организацию контроля доступа и взаимодействие с другими сервисами, такими как система управления персоналом или система автоматизации бухгалтерии. 

Неотъемлемой частью процесса является обучение сотрудников. Подготовка образовательных материалов, организация образовательного процесса, проведение практических занятий и тестирование позволяет убедиться в эффективности обучения.

Комментарий специалиста. При поиске системы выбирайте ту, которая совместима со многими видами цифровых систем, а также имеет постоянную и надежную техническую поддержку. Сервис “Добыто. КЭДО” предлагает надежный и легко интегрируемый сервис электронного документооборота. Мы также предоставляем постоянную техническую поддержку клиентам, помогая им оптимизировать организационные процессы и повысить их эффективность.

Вывод

• Сегодня многие компании сотрудничают с исполнителями использующими специальный налоговый режим. Основным способом взаимодействия с ними является цифровой обмен документацией через специальную систему. 
• Благодаря использованию электронного документооборота, стороны могут оптимизировать свою работу, повысить эффективность, сократить использование бумажных документов и снизить расходы на печать, хранение и передачу организационных документов.
• Сервис “Добыто. КЭДО” является универсальной системой, предназначенной для хранения и обмена документацией с удобной системой управления. Нашими клиентами являются ведущие организации, ценящие скорость, инновацию и безопасную работу любого бизнес процесса.

Часто задаваемые вопросы:

• Может ли самозанятым стать гражданин Германии?

Ответ: Встать на учет в качестве плательщика НПД могут только резиденты РФ, Украины и ЕАЭС.

• Можно ли встать на учет если основным видом деятельности является продажа недвижимости?

Ответ: Нет, при данном виде деятельности нельзя применять НПД.

• Где можно проверить подлинность электронную цифровую подпись?

Ответ: Если есть сомнения в подлинности электронную цифровую подпись, ее можно проверить по ссылке.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)