CRM: Корпоративная база знаний

CRM (Customer Relationship Management), в переводе с английского, как управление взаимоотношениями с клиентами – это стратегия управления бизнесом, которая фокусируется на взаимодействии с клиентами. Однако, в современном информационном обществе, эффективное управление клиентскими отношениями невозможно без доступа к достоверной и актуальной информации. Именно поэтому важно использовать корпоративную базу знаний. 

Читайте, в чем заключаются основные аспекты корпоративной базы знаний, в каких целях она применяется, в чем преимущество применения такого сервиса.

Корпоративная база знания. Что это и для чего применяется

База знаний (“БЗ”) — это систематизированное хранилище информации, содержащее знания, навыки, процедуры и опыт, накопленные внутри предприятия. Она создается с целью облегчения доступа к информации и обмена знаниями между сотрудниками. Основной принцип БЗ заключается в сборе, хранении и обновлении данных, которые являются важными для функционирования любой компании. 

Преимущество базы знаний

Применение сервиса способствует росту и развитию компании и дает целый ряд преимуществ:

• улучшение эффективности работы: база знаний позволяет сотрудникам быстро находить нужную информацию, что позволяет им экономить время и улучшать продуктивность. Она также предоставляет возможность обмениваться сведениями и опытом между работниками, что способствует совершенствованию рабочих процессов;
• обучение новых сотрудников: БЗ может быть использована как образовательный ресурс для новых работников. Они могут быстро ознакомиться с основными положениями и принципами работы компании и получить доступ к важным ресурсам, что поможет им адаптироваться к новой среде намного быстрее;
• стандартизация процессов: сервис может помочь стандартизировать процессы внутри предприятия. Это позволит установить единые правила, методы и процедуры, что окажет положительное влияние на качество и результативность работы;
• удержание ключевых знаний: БЗ играет важную роль в сохранении ключевых знаний, в случае ухода опытных работников. Она предоставляет их опыт и навыки новым работникам, позволяя сохранить внутренние процессы и экспертизу.

Корпоративный сервис является мощным инструментом управления информацией. Он помогает рационализировать рабочие процессы, учиться на опыте прошлых проектов, а также повышает качество работы и способствует росту организации. Нужно отметить также, что с 2024 года электронный документооборот для многих предприятий станет обязательным.

Основные составляющие системы

Корпоративная база знаний, как правило, состоит из следующих элементов:

1. Документы и руководства: инструкции, процедуры, стандарты и другая документация, помогающая сотрудникам ориентироваться в работе. Они содержат информацию о том, как выполнять определенные задачи или процессы, а также регулирующие правила и политики компании.
2. Базы данных: они хранят информацию о клиентах, проектах, продуктах или других важных аспектах деятельности компании. Эти данные могут использоваться для целей отчетности, аналитики или планирования.
3. Экспертные знания: в БЗ могут быть включены профили и резюме сотрудников, а также информация об их компетенциях, навыках и опыте. Это позволяет быстро находить экспертов в определенных областях и обращаться к ним для консультаций и советов.
4. Коллективный опыт: это все сведения, накопленные сотрудниками в ходе работ (успешные стратегии, примеры лучших практик, описания ошибок и способы их устранения).

Комментарий специалиста. Важной характеристикой корпоративной базы знаний является удобный интерфейс, который позволяет сотрудникам быстро и легко находить необходимые сведения. Это обеспечивается поисковыми функциями, категоризацией, тегами или другими инструментами, облегчающими доступ и пользование сервисом. Все необходимые элементы, а также понятный и удобный интерфейс включен в универсальный сервис “Добыто”.

Выбор корпоративной базы знаний. Стоит ли выбирать систему, основанную на искусственном интеллекте

На сегодня рынок изобилует предложениями различных систем, функционирующих, как корпоративные базы знаний. Однако, выбрать подходящую может быть сложно. Для удобства можно выделить несколько основных критериев, которым должна соответствовать программа, удовлетворяющая все нужды пользователя:

• интеграция с другими системами;
• удобный поиск и понятный интерфейс;
• техническая поддержка;
• возможность хранения документов в различных хранилищах;
• работа базы знаний на основе искусственного интеллекта.

Интеграция с другими системами

Интеграция программы с другими системами (например, система учета и отчетности, электронная почта), позволяет автоматизировать обмен данными, что значительно упрощает и ускоряет работу с клиентами. Возможность интегрировать дает следующие преимущества:

• одновременное обновление данных: Например, при поступлении заказа в электронном магазине, информация может автоматически передаваться в БЗ. Это исключает необходимость ручного внесения информации в разные системы и минимизирует риск ошибок;
• единое представление клиента: информация о клиенте объединяется из различных источников. Это позволяет анализировать предпочтения, предлагать более персонализированные предложения и улучшать качество обслуживания;
• улучшение клиентского опыта: осуществление более качественного обслуживания. Например, благодаря интеграции с системой электронной почты, можно автоматически отправлять персонализированные письма с предложениями и новостями, что способствует укреплению отношений с контрагентами.

Сервис «Добыто» позволяет взаимодействовать с более чем 30 системами, обеспечивает быструю передачу данных из других систем и может быть настроен и запущен за 10 минут без необходимости в знаниях программирования.

Удобный поиск и понятный интерфейс

Удобный поиск в системе БЗ осуществляется с помощью ключевых слов или фраз. Пользователь может ввести свой запрос в поисковую строку и получить результаты, соответствующие его запросу. Более того, некоторые программы используют алгоритмы машинного обучения, которые способны предлагать релевантные результаты уже после ввода нескольких символов.

Не менее важным является также понятный интерфейс. Он должен быть интуитивным и простым в использовании, даже для пользователя, не знакомого с компьютерными технологиями. Важно, чтобы каждый мог легко найти нужные сведения без лишних усилий.

Комментарий специалиста. Удобный поиск и понятный интерфейс — это необходимые инструменты для обеспечения быстрого доступа к сведениям и улучшения пользовательского опыта. Они позволяют получить все необходимые сведения и углубиться в изучение интересующей темы. 

Сервис “Добыто” обладает удобным и понятным пользовательским интерфейсом. Мы предлагаем быструю навигацию и эффективную систему поиску. Наша База знаний, благодаря внедрению искусственного интеллекта, непрерывно обучается, адаптируясь к новым данным и входящей информации.

Хранение в различных хранилищах

БЗ предоставляет пользователю возможность создавать, хранить, организовывать и управлять большим объемом информации. Она представляет собой программное обеспечение, специально разработанное для обработки и управления данными.

Одним из главных преимуществ является возможность хранения документов в различных хранилищах. Вместо того чтобы хранить документы на физических носителях, таких как бумага, диски и т.п., БЗ позволяет хранить их в электронном виде.

Пользуясь программой, пользователь может легко организовать и структурировать свои документы. Он может создать различные таблицы для разных типов документов, таких как текстовые файлы, изображения, аудио или видео файлы. 

Система обеспечивает возможность резервного копирования и восстановления данных. Это означает, что пользователь не рискует потерять свои документы при сбое системы или случайном удалении. Он всегда может восстановить свои файлы из сохраненных резервных копий.

Комментарий специалиста. Хранение документов в различных хранилищах с использованием системы БЗ является удобным и эффективным способом управления информацией. Он позволяет пользователю организовать и структурировать свои файлы, обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных, а также предоставляет возможность восстановления информации в случае сбоя системы. 

С помощью системы “Добыто” вы можете хранить все документы в облаке или на вашем сервере. В обеих версиях происходит автоматическое сохранение и резервное копирование данных.

Искусственный интеллект

Современное развитие искусственного интеллекта (“ИИ”) привело к возможности использования его в самых различных областях, включая работу базы знаний. Использование ИИ позволяет автоматизировать и ускорить процесс сбора, организации, обработки и представления сведений. Она обладает способностью анализировать большие объемы данных за короткое время и выявлять в них закономерности и структуры, которые могут быть полезны для принятия решений.

Одним из способов использования ИИ в работе базы знаний является построение системы автоматического классификации и индексации информации. ИИ может обучаться на основе большого объема данных и научиться автоматически распознавать и классифицировать новые данные. Это позволяет существенно сэкономить время на ручной обработке сведений. На данный момент на рынке представлено не много программ, оказывающих услуги по работе БЗ с использованием искусственного интеллекта. Рассмотрим принцип работы такой системы, на примере сервиса “Добыто”.

Работа программы при помощи искусственного интеллекта (на примере сервиса “Добыто”)

Встроенная в сервис “Добыто” ИИ обеспечивает:

• • создание системы автоматического поиска и анализа информации. Искусственный интеллект может быть обучен находить не только точные соответствия запросам, но и распознавать и анализировать смысловые связи между различными элементами данных. Это значительно повышает эффективность поиска и помогает пользователям находить не только самую похожие данные, но и связанные с ними контекст;
  • создание интеллектуальных систем поддержки принятия решений. Модель ИИ сервиса “Добыто” обладает возможностью автоматизированного самообучения. Благодаря этому, программа может анализировать большие объемы данных, прогнозировать результаты различных сценариев и предлагать наилучшие варианты действий. Это позволяет улучшить качество принимаемых решений и оптимизировать процессы решения проблем;
  • создание курсов, заданий, открытых вопросов. Программа самостоятельно проверит ответы и выделит неправильные вариант;
  • быструю работу с документацией. ИИ информирует обо всех процессах работы с документами, дает подсказки при поиске, а также самостоятельно проверит наличие подписей, предложит отправить уведомления, сообщит сотруднику о необходимости подписания, в том числе соберет информацию о причинах их отсутствия.

Работа базы знаний при помощи искусственного интеллекта может значительно повысить ее эффективность и функциональность.

Вывод

• Корпоративная база знаний является важным инструментом для управления процессами и документами в организации. Она предоставляет возможности создания и обмена сведениями, что позволяет сотрудникам быстро находить необходимые документы и получать актуальную информацию.
• Система «Добыто» предлагает различные функции для создания и управления процессами и документами. Удобный поиск обеспечивает быстрый и эффективный доступ к нужным файлам, а алгоритм определяет наиболее важные и актуальные результаты. Связавшись с нами, вы можете получить более подробную информацию о нашем продукте и его возможностях.

Часто задаваемые вопросы

Что такое корпоративная база знаний?

Ответ: Это систематизированное хранилище данных.

Может ли БЗ интегрироваться с другими системами?

Ответ: Да, такая возможность предусмотрена во многих программах.

Где получить квалифицированную электронную подпись?

Ответ: В удостоверяющем центре ФНС.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)