Что такое УКЭП

Блог

В наше время, когда большая часть информации передается и хранится в цифровом формате, безопасность и сохранность данных становятся важнейшими вопросами. Важность электронного документооборота неуклонно растет, поэтому встречается необходимость гарантировать неподдельность и целостность электронных документов. Помочь в этом может квалифицированная электронная подпись(“УКЭП/КЭП”). УКЭП это инструмент, который обеспечивает высокую защиту от мошенничества и гарантирует юридическую значимость электронных документов.

Читайте, какими нормативно-правовыми актами регулируется порядок работы с УКЭП, где применяется данный вид подписи, условия ее признания, а также в чем ее преимущество.

Понятие.  Законодательное регулирование

Порядок работы с электронной цифровой подписью(“ЭЦП”) регулируется такими законодательными актами, как:

  • Федеральный закон № 63 “Об электронной подписи”;
  • Приказ № 61 Н;
  • Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 795;
  • иные акты.

Закон об электронной подписи

Закон об электронной подписи описывает правила взаимодействия между индивидуальными предпринимателями, юридическими и физическими лицами, которые используют электронный документооборот вместо традиционных бумажных методов. Закон регулирует область гражданских прав и условия оказания государственных услуг и других юридических процедур. Основная цель закона о цифровой подписи заключается в том, чтобы определенные условия электронного документооборота приравнивались к юридической силе обычных бумажных документов.

Кроме того, акт определяет такие аспекты, как:

  • принципы использования ЭЦП;
  • виды цифровой подписи;
  • признание КЭП;
  • иные положения.
Федеральный закон № 63-ФЗ предусматривает 3 вида электронных подписей
Федеральный закон № 63-ФЗ предусматривает 3 вида электронных подписей

Определение и понятие квалифицированной электронной подписи

Статьей 5 Федерального закона № 63 обозначено, что под КЭП подразумевается электронная цифровая подпись, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате. Квалифицированная подпись привязывается к электронному документу. Она позволяет установить его авторство и целостность. Технология квалифицированной электронной подписи основывается на применении математических алгоритмов и шифрования, гарантируя отсутствие возможности подделки или изменения подписываемого документа без возможности обнаружения. 

УКЭП может применяться, как внутри организации, так и за ее пределами. Кроме того, она широко применяется при взаимодействии с государственными органами (подача заявлений, отчетов и т.п.).

Иные виды подписи

Статьей 5 ФЗ-63 предусмотрены 3 вида подписи. Помимо квалифицированной электронной подписи, обозначены также:

  • простая электронная подпись(ПЭП);
  • неквалифицированная электронная подпись(НЭП).

Простая подпись

ПЭП является одним из способов юридически значимо подписать электронный документ. При ее применении не используется сертификат ключа. В данном случае применяется только уникальные информационные параметры — пароли, смс. ПЭП может применяться внутри организации.

Неквалифицированная подпись 

НЭП используется в случаях, когда нет необходимости в высокой степени подлинности документа. Она основывается на сертификате ключа, который выдается удостоверяющим центром или специальным учреждением. Эта подпись может применяться для подписания электронных писем, договоров, заявлений и других задач.

Признание документов и электронной подписи

Легитимность электронной подписи определяется одними из следующих условий:

  1. Подпись должна быть выдана в соответствии с законодательством РФ.
  2. Оформление квалифицированной электронной подписи должно соответствовать требованиям иностранного государства. Электронные подписи, оформленные в соответствии с законом другого государства, могут быть признаны и использованы при наличии соответствующего международного договора с этой страной. Важно отметить, что подтверждение подлинности подписи должно быть предоставлено аккредитованной доверенной третьей стороной, удостоверяющим центром или другим уполномоченным лицом.

Комментарий специалиста. Необходимо подчеркнуть, что если международный договор отсутствует, электронная цифровая подпись будет считаться действительной, если стороны согласились об этом в соглашении и если имеется другая сторона, которая подтверждает факт соответствия цифровой подписи.

В большинстве случаев УКЭП можно получить через аккредитованные удостоверяющие центры, список которых размещен на портале ФНС
В большинстве случаев УКЭП можно получить через аккредитованные удостоверяющие центры, список которых размещен на портале ФНС

Легитимность электронного документа

Электронный документ с квалифицированной электронной подписью имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с ручной подписью, и может использоваться во всех правовых отношениях. Однако, есть некоторые случаи, когда государственные нормы требуют составление документа исключительно на бумаге. Сюда можно отнести требования Трудового кодекса относительно подготовки приказа об увольнении. Согласно, ст 22.1 ТК приказ об увольнении не может быть составлен в цифровой форме. Данное требование касается также акта о несчастном случае, инструктажа по охране труда и иное.

Как получить КЭП

Для того чтобы подключить квалифицированную электронную подпись, нужно выполнить несколько простых шагов:

  • Выбрать ближайший удостоверяющий центр ФНС. Обычно такие центры находятся в городе или регионе, где вы проживаете, что позволит легко и удобно получить доступ к услугам.
  • Оставить заявку на получение квалифицированной электронной подписи. Для этого могут потребоваться определенные документы и данные, такие как паспорт, СНИЛС и ИНН. Это необходимо для выполнения требований статьи 18 Федерального закона № 63 об электронной подписи. Сбор документов один из важных шагов, так как без предоставления соответствующей документации КЭП могут не выдать.
  • Ожидать ответ от удостоверяющего центра. Время ожидания может варьироваться, но в большинстве случаев процесс занимает недолгое время.
  • После получения уведомления о готовности, можно получить квалифицированную электронную подпись.

Комментарий специалиста. Как правило, подключение квалифицированной электронной подписи может быть достаточно простым и удобным процессом, если выполнить указанные шаги в своевременном порядке и предоставить необходимые документы. КЭП позволит обеспечить безопасность и подтвердить юридическую значимость ваших документов.

Сервис «Добыто. КЭДО» разработан специально для удобного и безопасного использования квалифицированной электронной подписи. Наша платформа позволяет удобно обмениваться информацией и ознакамливаться с документами, используя цифровую подпись.

Преимущество применения КЭП

Применение в работе организации КЭП имеет множество преимуществ. Среди них:

  • высокий уровень защиты. Технология КЭП основывается на криптографических методах шифрования данных, что делает ее крайне сложной для подделки или изменения. Благодаря этому, электронные документы, подписанные цифровой подписью, могут считаться надежными и защищенными от неразрешенного доступа;
  • экономическая эффективность. В отличие от традиционных методов, таких как печать и ручная подпись, использование цифровой подписи позволяет существенно сократить расходы на бумажные носители и организацию процессов связанных с их хранением и отправкой. Это особенно актуально в современном цифровом мире, где высокая скорость передачи информации и сокращение затрат имеют первостепенное значение;
  • оперативность и удобство. Подписание документов может быть выполнено удаленно, в режиме онлайн, без необходимости физического присутствия сторон. Это ускоряет процесс подписания и позволяет экономить время каждой из сторон. Более того, электронная цифровая подпись не требует использования дополнительных инструментов, таких как сканеры или аппараты;
  • уменьшение риска ошибок и потери информации. При использовании традиционных методов, таких как ручная подпись, существует вероятность неправильного оформления документов, потери или повреждения бумажных носителей. С использованием ЭЦП такие проблемы полностью устраняются, поскольку она привязана к цифровому файлу и не может быть удалена или изменена без дополнительных мер авторизации.

Комментарий специалиста. УКЭП имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с традиционными методами подписания документов. Ее высокий уровень безопасности, экономическая эффективность, оперативность и удобство, а также уменьшение риска ошибок и потери информации делают ее незаменимым инструментом в современном цифровом мире.

«Добыто. КЭДО» предлагает надежный и легко внедряемый сервис ЭДО, который можно успешно использовать совместно с другими системами. Наше инновационное решение помогает оптимизировать процессы делопроизводства в любой компании.

УКЭП можно использовать для подачи электронных документов в суд
УКЭП можно использовать для подачи электронных документов в суд

Квалифицированная электронная подпись в ЭДО

В области ЭДО имеется множество преимуществ при применении электронных подписей. 

Во-первых, это сокращает временные затраты и убирает необходимость в очном нахождении и использовании бумажной документации. Вместо этого, документация может быть подписано с помощью защитных криптографических ключей и передаваться через интернет.

Во-вторых, использование ЭЦП увеличивает доверие между партнерами в процессе ЭДО. Так как ЭЦП считается уникальным идентификатором любого пользователя, возможность подделки минимальна. ЭЦП дает также гарантии целостности и отсутствии редактирования документов. При любых корректировках ЭЦП будет признана недействительной, что обеспечивает конфиденциальность и предотвращает потенциальные финансовые или правовые риски.

Третьим преимуществом применения ЭЦП является экономическая эффективность. Вместо использования бумажных документов, требующих расходов на печать, упаковку, транспортировку и хранение, цифровые документы позволяют сократить расходы на организацию бизнес-процессов. ЭЦП способствует повышению эффективности работы и сокращению временных затрат на подписание и отправку документов.

Важно отметить, что в дальнейшем планируется внедрение ЭДО на обязательной основе во всех сферах. Большинство государственных органов уже сейчас используют ЭДО на обязательной основе.

«Добыто. КЭДО» предлагает уникальный сервис, который поможет сократить расходы на организационные ресурсы. Использование нашего сервиса безопасно, удобно и экономически выгодно.

Вывод

  • Квалифицированная электронная подпись – это инновационная технология, имеющая множество преимуществ по сравнению с традиционными методами подписания документов. Основное преимущество квалифицированной электронной подписи заключается в ее высокой степени надежности.
  • Для создания КЭП необходимо использовать сертификат удостоверяющего центра, который выдается только после прохождения процедуры идентификации. УКЭП имеет юридическую силу и признается равнозначной обычной ручной подписи.  Доверие к электронному документообороту важно для развития современного общества, а квалифицированная электронная подпись играет важную роль в достижении этой цели.
  • “Добыто.КЭДО” предлагает уникальный сервис, основанный на инновационных технологиях и искусственном интеллекте для автоматизации процесса подписания кадровых документов и хранения информации. Особенностью сервиса является гибкость настроек, которая позволяет нашим пользователям адаптировать его под свои индивидуальные требования. Благодаря высокой надежности сохранения данных и оптимизации времени и ресурсов, наш сервис значительно упрощает работу и экономит ресурсы для каждого пользователя.
Разъяснения о порядке получения УКЭП на сайте ФНС
Разъяснения о порядке получения УКЭП на сайте ФНС

Часто задаваемые вопросы

Может ли организация подписать трудовой договор простой цифровой подписью?

Ответ: Нет, компания должна оформить трудовое соглашение при помощи УКЭП.

Юридическое лицо может получить УКЭП в любом удостоверяющем центре?

Ответы: Нет, ее можно получить только в удостоверяющем центре ФНС.

Можно ли весь документооборот перевести в цифровой формат?

Ответы: Да, закон не ставит в данной области каких-либо ограничений. Однако, нужно учесть, что в отношении ряда документов есть ограничения по переводу их в электронный вид.

Список использованных источников

Добыто