Что такое ЛНА

Аббревиатура ЛНА расшифровывается как «локальные нормативные акты». Это внутренние документы, которые действуют только в пределах одной организации и регламентируют деятельность сотрудников. Содержание ЛНА не должно противоречить нормам Трудового Кодекса, ни один локальный документ не может быть признан выше базового закона государства. Такая документация должна упорядочить работу персонала, установить определенные гарантии, также с помощью таких документов можно донести важную информацию до сотрудников.

Читайте, какие ЛНА обязательны для организаций, что нужно указать в содержании локальных нормативных актов, как оформить и утвердить их с использованием системы КЭДО.

Основные характерные признаки ЛНА

Требования к ЛНА установлены ст. 8 Трудового кодекса РФ. В Кодексе прописано, что локальные нормативные акты должны соответствовать нормам трудового права. Заполнять такие документы могут все работодатели: это касается и организаций, и ИП. Исключение предусмотрено только для случаев, когда в роли работодателя выступает физическое лицо, которое не регистрировалось в качестве индивидуального предпринимателя.

У ЛНА есть несколько важных характерных признаков:

• Утверждение в особом порядке. Новые локальные документы организации должны согласовываться с профсоюзом или с представителем рабочего коллектива, без этого они не могут считаться вступившими в силу.
• Подзаконность. ЛНА не могут лишать сотрудников прав и гарантий, зафиксированных в трудовом законодательстве. Работодатель не имеет права с их помощью ухудшать положение сотрудников. Однако в некоторых случаях условия труда могут ухудшаться, если работодатель смог получить согласие профсоюза взамен на предоставление каких-либо других улучшений.
• Многократное использование. ЛНА издаются для регламентирования деятельности определенной группы или всех сотрудников, но они применяются не один раз. Например, если в организации запрещено уходить в отпуск в определенный период в соответствии со спецификой производства, это может быть закреплено в локальном нормативном акте. ЛНА можно разместить в общем доступе с использованием модуля «Добыто. КЭДО».
• Субъектность. Действие таких документов распространяется только на конкретную организацию. ЛНА издается только для одного предприятия и не действует за его пределами.

Мнение эксперта. ЛНА – это, прежде всего способ организовать взаимоотношения между работником и работодателем. Это документы, касающиеся всех сотрудников или только некоторых категорий персонала, они устанавливают понятные нормы, права, обязанности. Руководитель имеет право отменить действие ЛНА в своей организации.

Самые распространенные разновидности ЛНА

На промышленных предприятиях и в коммерческих организациях могут использоваться различные виды ЛНА. Однако обязательными по Трудовому Кодексу являются следующие документы:

• Штатное расписание. В документе прописывается количество сотрудников, работающих в организации, а также структура предприятия. В штатном расписании прописываются должности сотрудников, требования по квалификации, уровень оплаты труда. При трудоустройстве на предприятии новый работник обязательно должен ознакомиться со штатным расписанием. Для его заполнения предусмотрена форма Т-3, установленная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Штатное расписание составляется в соответствии с требованиями ст. 57 Трудового кодекса.
• Документы для работы с персональными данными сотрудник. Законодательство устанавливает необходимость знакомить персонал под роспись с документацией, которая будет регламентировать работу с персональными данными. Работники должны знать свои права и обязанности при обеспечении конфиденциальности при работе с информацией.
• График отпусков, составленный в соответствии с требованиями ст. 123 ТК. РФ. Документ должен быть составлен заранее – его нужно подготовить минимум за 2 недели до завершения предшествующего календарного года. Сотрудники должны быть ознакомлены с этим графиком под роспись, это должно быть сделано минимум за две недели до предоставления отпуска.
• Документы, регламентирующие систему оплаты труда. Они должны составляться в соответствии со статьей 135 ТК РФ. В документации прописывается периодичность оплаты, ее индексация.
• Правила внутреннего распорядка (ПВР). В этом документе должна содержаться информация о приеме новых сотрудников на работу, последовательности увольнения, установленные в организации меры поощрения и взыскания. В ПВР также прописываются права и обязанности сотрудников, устанавливается рабочий график, могут быть указаны другие нормы, регламентирующие отношения между работником и работодателем.
• Инструкции по ОТ и ПБ, а также по электробезопасности. Они должны составляться в каждой организации, сотрудники знакомятся с ними под роспись и обязуются соблюдать установленные правила безопасности.
• Должностные инструкции. Эта разновидность ЛНА разрабатывается, если обязанности сотрудника детально не прописаны в трудовом договоре.
• Положение о коммерческой тайне. Сотрудники должны быть предупреждены о том, что они обязаны сохранять конфиденциальность информации. В положении прописывается, какая информация будет считаться коммерческой тайной, также указывается, какие меры ответственности могут применяться при ее разглашении.

Все перечисленные локальные акты можно разработать, подписать и утвердить с использованием системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

В организации также могут быть разработаны и другие ЛНА, не относящиеся к обязательным. Они регламентируют отдельные вопросы трудовых отношений между работником и работодателем. Например, это может быть положение о медосмотре для сотрудников или положение о выдаче материальной помощи.

Обязательна ли разработка ЛНА?

Обязательны ЛНА должны разрабатываться в каждой организации, это касается и ИП, работающих с официальным трудоустройством сотрудников. Если при проверке будет выявлено отсутствие таких нормативных актов, работодатель может подвергаться административной ответственности – такая норма установлена по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За нарушения трудового законодательства установлены следующие санкции:

• Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 5 тыс. рублей;
• Аналогичная сумма установлена для ИП;
• Организация может быть оштрафована на сумму в пределах 30-50 тысяч рублей.

Чтобы не допускать наложения штрафов, лучше заранее разработать все положенные ЛНА. Они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Избежать ошибок поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Основные требования к оформлению ЛНА

Разработкой локальных нормативных актов в организации занимаются представители профильных подразделений. Например, подготовкой графика отпусков будет заниматься ответственный сотрудник кадрового отдела, разработкой положения об оплате труда – бухгалтер и т.д. Документ подписывается руководителем организации, с этого момента он вступает в силу. Однако дата вступления документа в силу может быть прописана отдельно. Вести учет ЛНА можно в модуле «Добыто. КЭДО».

В оформлении любого ЛНА должны присутствовать следующие элементы:

• Название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• Наименование документа. Это может быть положение, инструкция, акт или другой вид документации;
• Дата составления, населенный пункт;
• Регистрационный номер;
• Перечень трудовых норм, которые начинают действовать после утверждения ЛНА;
• Дата вступления документа в силу;
• Подпись руководителя, печать организации или ИП, подпись представителя рабочего коллектива или профсоюза.

ЛНА требует не только утверждения руководителем, но и согласования с сотрудниками. Некоторые документы не могут вступить в силу без согласия сотрудников, например, это касается расписания отпусков. Чтобы ЛНА вступил в силу, работодатель издает отдельный приказ. Оформить его можно с использованием шаблонов, размещенных в «Добыто. КЭДО».

Правила ознакомления сотрудников с ЛНА

Локальные нормативные акты должны быть обязательно доведены до сведения сотрудников. Ознакомление тоже должно проводиться в соответствии с определенным набором правил:

• Сотрудник знакомится с ЛНА при приёме на работу. Для этого нужно подготовить отдельный лист, на котором сотрудники будут ставить подписи.
• Если в организации издается новый нормативный акт, процедура ознакомления проводится повторно. Подготавливается отдельный лист со списком сотрудников, они должны поставить подписи. Например, такая система будет действовать при утверждении акта об изменении окладов.

Вместо отдельных листов ознакомления по каждому документу на предприятии можно завести специальный журнал, в котором будут ставиться подписи сотрудников по каждому новому нормативному акту.

Мнение эксперта. Если работодатель забыл ознакомить сотрудника с новым ЛНА, это может быть расценено как нарушение трудовых прав и стать основанием для подачи жалобы. Особенно часто конфликтные ситуации возникают при изменении зарплат или рабочего графика без предварительного согласования с профсоюзом. Чтобы избежать ненужных сложностей, лучше не пренебрегать стандартным порядком подготовки и согласования ЛНА.

Введение в организации электронного документооборота для ЛНА

Традиционные методы подготовки ЛНА и согласования их с сотрудниками значительно замедляют кадровые процессы в организации. На утверждение нового документа профсоюзом и ознакомление сотрудников могут уходить целые недели, и все то время ЛНА не может считаться вступившим в законную силу. Значительно упростить работу с документацией помогает система электронного документооборота (ЭДО). Оптимальным решением станет модуль «Добыто. КЭДО».

В электронную форму можно перевозить большую часть кадровых документов. Исключение сделано только для приказов об увольнении, актов о несчастном случае журналов регистрации инструктажей по охране труда. В остальных случаях на предприятии могут создаваться бумажная и электронная версия документов, а некоторые из них можно оформлять только в электронном виде.

Перевод кадрового документооборота в электронную форму особенно выгоден организациям, часть сотрудников в которых работает удаленно. Чтобы ознакомить их с приказом или инструкцией в бумажном виде, потребуется пересылать документы на подпись по почте, что создает большие сложности. Однако законодательство допускает ознакомление с кадровой документацией с ЛНА в электронном виде. Это можно сделать путем предоставления сотрудникам доступа к «Добыто. КЭДО».

Как ознакомить удаленных сотрудников с ЛНА правильно?

Возможность ознакомления с ЛНА удаленных сотрудников в электронном виде уже зафиксирована законодательно – соответствующая норма закреплена в ст. 312.1 ТК. Даже если сотрудник не работает удаленно, его можно знакомить с электронными версиями документов.

Мнение эксперта. Иногда работодатель знакомит сотрудников с локальными нормативными актами путём простого размещения на корпоративном сайте или портале либо отправкой на электронную почту сотрудников. Однако если возникнет спорная ситуация, суд может признать это недостаточным и встать на сторону работника.

Единственный официально признанный способ подтвердить ознакомление сотрудника с ЛНА в цифровом виде – использовать электронную подпись. Работать с ней можно в «Добыто. КЭДО». Работодатель подписывает документ квалифицированной электронной подписью – с этого момента в него нельзя внести изменения. Он приобретает юридическую силу наравне с бумажной версией. Однако недостаточно просто отправить его работнику – тот должен подтвердить, что получил документ и ознакомился с ним.

Оптимальным решением станет оформление электронной подписи удаленным сотрудникам. В этом случае ни смогут подписать цифровую версию листа ознакомления, и этого будет гарантированно достаточно для подтверждения факта принятия информации. Однако получение подписей приводит к затратам для предприятия, их нужно учитывать при планировании работы с удаленным персоналом.

Альтернативные варианты оповещения сотрудников

Если по каким-либо причинам работодатель не оформляет электронные подписи для сотрудников, он может искать альтернативные варианты оповещения персонала об изменениях. По таким делам сложилась противоречивая судебная практика: в некоторых случаях суд встает на сторону работодателя, а в некоторых – признает правоту работника.

Распространённые способы оповещения:

• Размещение информации в корпоративном чате. С юридической точки зрения это не является ознакомлением сотрудников с ЛНА: необходимо издать приказ и заверить его в установленном порядке. Если работник заявит, что не знал про нововведение, так как не прочитал сообщение в чате, суд может признать действия работодателя неправомерными.
• Рассылка на корпоративную почту. Работодатель может отправить цифровую версию документа, заверенную электронной подписью. В ПВР должна быть прописана обязанность сотрудников регулярно проверять рабочую почту и знакомиться с присылаемыми документами. Если это не было сделано, суд может признать правоту сотрудника.
• Размещение новостей на корпоративном портале. Аналогично, работодатель должен заранее оповестить работников об обязанности проверять новостные уведомления. Однако и в этом случае суд может не признать правоту компании, так как информация не была отправлена сотруднику лично.

Из-за отсутствия единого утвержденного механизма оповещения могут возникать спорные ситуации, которые подолгу разбираются в суде и далеко не всегда решаются в пользу работодателя.

Преимущества использования электронных подписей

Наличие электронных подписей у работодателя и сотрудников существенно упрощает взаимодействие на расстоянии. Главные преимущества:

• Значительное сокращение сроков согласования и подписания документов;
• Отсутствие временных и финансовых затрат на почтовую пересылку бумажных версий документов;
• Гарантированное отсутствие претензий со стороны инспекции труда;
• Возможность избежать спорных ситуаций при оповещении сотрудников об издании новых ЛНА.

Эти плюсы окупают дополнительные затраты на получение электронных подписей для персонала. Переход на цифровой формат документооборота («Добыто. КЭДО») станет конкурентным преимуществом для организации, поможет оптимизировать и ускорить различные бизнес-процессы.

Заключение

• ЛНА – локальные нормативные акты, с помощью которых организация устанавливает правила взаимодействия с сотрудниками.
• Как и другие кадровые документы, ЛНА можно перевести в электронный формат – это значительно упрощает работу, помогает ускорить документооборот. Однако для этого желательно использовать современные способы уведомления сотрудников с применением цифровых подписей.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)