Что такое КДП – как ведется кадровое делопроизводство в организациях

Кадровое делопроизводство (сокращенно – КДП) ведется в каждой организации. Он включает работу с документами по кадрам, ведение архивов, взаимодействие по различным вопросам с руководством и сотрудниками, другие направления деятельности. КДП может вестись стандартным способом, т.е. на бумаге, либо в электронном виде. Полномочия по организации и ведению делопроизводства могут возлагаться на специалистов кадровой службы, других подразделений компании.

Читайте, по каким направлениям ведется кадровое делопроизводство, какие документы оформляются в рамках КДП, как организовать работу с документацией по кадрам.

Что такое КДП простыми словами

Кадровое производство сокращенно именуют КДП. Отметим, что в официальных актах такое сокращение не встречается. Но оно вполне может использоваться во внутренней переписке компании, в различных информационных и справочных материалах.

В том или ином виде, КДП ведется в каждой компании, даже если в ней работает всего несколько человек. Основные цели кадрового делопроизводство:

• сбор, хранение, учет и систематизация сведений, связанных с трудовыми отношениями;
• оформление, согласование и подписание различных видов документации, от трудовых договоров до локальных актов общего действия;
• подготовка статистической и иной отчетности по кадрам для государственных органов;
• ведение архива кадровой документации.

Точнее о системе КДП конкретной организации можно судить по ее локальным актам. Например, компания может вести раздельное делопроизводство по филиалам из разных городов, использовать собственное ПО для работы или приобретать его у сторонних разработчиков. Государство также оказывает поддержку бизнесу для организации и ведения КДП. На портале «Работа в России» можно подключиться к системе электронного кадрового документооборота, где есть все основные функции.

Комментарий эксперта. КДП ведется с первого дня существования компании. Приказ о назначении руководителя новой фирмы и договор с ним входит в систему документации по кадрам. В больших организациях кадровое делопроизводство включает работу с множеством документов. Оптимальным решением для упрощения всех задач станет использование системы «Добыто. КЭДО».

Основные направления кадрового делопроизводство

Исходя из целей организации и ее кадровой политики, в перечень направлений КДП входит:

• работа с внутренней документацией по кадрам (договоры, приказы, трудовые книжки и т.д.);
• учет и ведение баз знаний;
• проведение обучения с персоналом, организация развития сотрудников;
• взаимодействие с государственными структурами и коммерческими организациями;
• оформление документов о расследовании дисциплинарных проступков, несчастных случаев;
• реализация мер поддержки кадров (социальные и иные гарантии, льготы и т.д.);
• ведение архивов документации по кадрам, сдача ее в уполномоченные органы при закрытии компании.

КДП включает различные процессы взаимодействия с сотрудниками, руководящим составом. Типичным примером можно назвать прием на работу нового специалиста. В данном случае кадровое делопроизводство предусматривает согласование кандидатуры, оформление договори приказа, внесение записи в трудовую книжку, ознакомление с локальными актами и должностной инструкцией, вводные инструктажи. Каждое из перечисленных действий предусматривает оформление, согласование и подписание документов, что напрямую относится к КДП.

Как ведется КДП в организации

Ведение КДП – это постоянный процесс. Чтобы организовать его, руководству нужно:

• разработать и принять локальные акты по кадровому делопроизводству;
• сформировать кадровую службу или наделить соответствующими полномочиями отдельных специалистов, регулярно проводить их обучение и повышение квалификации;
• создать материально-техническую базу для КДП (подключение к системен электронного документооборота, оснащение техникой и т.д.).

Отдельные права и полномочия в КДП предоставляются не только сотрудникам кадровой службы, но и иным специалистам. Например, руководители подразделений заполняют табели учета рабочего времени, которые относятся к основным документам по кадрам. Глава компании подписывает приказы, договоры и иную документацию, входящую в систему КДП.

Документы по кадровому делопроизводству

Документацию по кадрам нужно вести обязательно. В состав документов, которые всегда входят в систему КДП, входят:

• трудовые договоры, доп. соглашения к ним;
• приказы по кадрам (прием на работу, увольнение, премирование, отпуска и т.д.);
• трудовые книжки;
• должностные инструкции;
• документы о проведении обязательных вводных инструктажей, допусков к работе;
• личные карточки работников, учетные дела;
• табели учета времени работы.

Естественно, это только примерный список обязательных документов, которые ведутся в рамках КДП. Требования к их формам и содержанию могут определяться нормативными и локальными актами.

В системе кадрового делопроизводства могут оформляться и иные документы (на усмотрение руководства). Вот несколько примеров:

• журнал регистрации трудовых договоров;
• внутренняя статистическая и аналитическая отчетность по кадрам;
• документы о проведении обучения на предприятии;
• методические материалы кадровой службы для саморазвития персонала.

Формы документов, которые ведутся в добровольном порядке, утверждает руководство организации. Для их применения и ведения в рамках КДП разрабатываются соответствующие локальные акты.

Комментарий эксперта. Кадровое делопроизводство предусматривает учет каждого документа. С этой целью осуществляется регистрация заявлений, договоров, приказов и иной документации. Организация может регистрировать документы в общей системе делопроизводства, либо отдельно по линии кадровой службы. Все эти нюансы будут прописаны в инструкции по кадровому делопроизводству.

Решения, действия и мероприятия, входящие в КДП

Кадровое делопроизводство – это не только документы, но и комплекс действий, различных мероприятий. В рамках КДП может осуществляться:

• согласование документации по кадрам (трудовые договоры, табели учета времени работы и т.д.);
• взаимодействие между разными подразделениями (как пример, в части начисления заработной платы по сведениям от кадровой службы);
• обучение, индивидуальные и коллективные занятия с персоналом;
• расследование дисциплинарных проступков и несчастных случаев;
• проведение аудита кадровой документации;
• подбор кадров, проведение собеседований и тестов;
• действия, связанные с увольнением персонала (уведомление о предстоящем соглашении, прием дел по должности и т.д.).

У кадровой службы нет полномочий на издание приказов и распоряжений. Но она готовит проекты соответствующих документов для руководителя, оформляет служебные записки и рекомендации, дает заключения по кадровым вопросам. Все это также входит в общую систему КДП.

В небольших фирмах кадровое делопроизводство может вести сам руководитель, секретарь или бухгалтер. Общий объем документации в данном случае не сильно повлияет на нагрузку. Но для крупной организации лучше передать полномочия по КДП профильной службе из нескольких специалистов. Идеальным решением будет внедрение системы КЭДО «Добыто. КЭДО». Ее функционал позволяет решать все задачи, входящие в понятие кадрового делопроизводства.

Ответственность за нарушения при ведении кадрового делопроизводства

Сотрудники, на которых возложены обязанности по кадровому делопроизводству, могут отвечать:

• за нарушение правил и сроков оформления обязательных документов, сдачи отчетности;
• за нарушение локальных актов и инструкции по кадровому делопроизводству;
• за неисполнение прямых обязанностей по должностной инструкции;
• за нарушения трудовых прав работников, в том числе по оформлению и выдаче каких-либо документов.

Глава компании может периодически проводить аудит КДП. Для этого создается внутренняя комиссия из представителей разных подразделений, либо заключается договор с независимой организации. Аудит может показать ошибки и нарушения, которые будут устранены непосредственно в ходе проверок, либо позже.

Комментарий эксперта. Для ведения КДП компания может использовать вариант с аутсорсингом. С этой целью заключается договор со сторонней организацией, предоставляется доступ к документам и процессам по кадрам. Указанная схема может обойтись дешевле, чем содержание собственной кадровой службы. В договоре важно точно описать меры ответственности за нарушения при ведении делопроизводства.

Как обеспечить ведение кадрового делопроизводства

Чтобы организовать КДП и избежать проблем с оформлением кадровой документации, компании необходимо:

• точно распределить полномочия и функции между специалистами (каждый сотрудника кадровой службы будет отвечать только за свои должностные обязанности);
• организовать постоянный контроль за кадровыми мероприятиями, осуществлять оперативное и долгосрочное планирование;
• ввести меры поощрения и наказания, которые будут применяться за нарушение правил документооборота.

Специалистов кадровой службы нужно обучить основам и нюансам делопроизводства при приеме на работу. Также необходимо периодически повышать квалификацию сотрудников, контролировать их знания и навыки. Это особенно актуально из-за нововведений в законодательство, которые предусматривают поэтапный переход на электронный документооборот.

Почему важен переход на электронные системы делопроизводства по кадрам

Количество компаний, которые все еще ведут кадровое делопроизводство исключительно «на бумаге», постоянно сокращается. Большинство фирм давно оценили преимущества электронного документооборота и учета. Система КДП, которая ведется на основе систем КЭДО, позволяет:

• перевести большинство процессов и документов в электронный вид (с незначительными исключениями);
• обеспечить быстрое и удобное взаимодействие между разными службами и специалистами;
• вести собственные базы данных или использовать встроенные решения;
• подключаться к различным государственным платформам и коммерческим ресурсам;
• перевести в электронный вид все ранее оформленные бумажные документы;
• организовать ведения архива по кадровой и иной документации.

Не менее важен максимально высокий уровень защиты документов и персональных сведений граждан. Доступ к ним предоставляется только к ограниченному кругу лиц, либо в соответствии с законодательством.

Комментарий эксперта. Для работы с системами электронного кадрового учета необходимо оформлять разные виды ЭЦП. Реализация всех полномочий по оформлению и подписанию электронных документов возможна при наличии УКЭП. Сотрудникам, которые подключаются к системе, обычно оформляется простая подпись (ПЭП).

Преимущества использования системы «Добыто. КЭДО»

Сервис «Добыто. КЭДО» — это система, отвечающая всем современным требованиям кадрового делопроизводства. Ключевые преимущества:

• наличие шаблонов большинства документов, которые используются в рамках КДП;
• большая база знаний и нормативных актов, которая пригодится в работе, в обучении сотрудников;
• возможность использовать модули и сервисы, работающие на основе алгоритмов искусственного интеллекта;
• простая настройка и обучение работе с системой, что подходит даже для неопытных пользователей.

Систему «Добыто. КЭДО» можно интегрировать с другими системами, которые использует компании. Ознакомиться с основными функциями сервиса можно в бесплатной демоверсии!

Заключение

• КДП (кадровое делопроизводство) заключается в оформлении, согласовании, подписании, учете и хранении документов по кадрам. Также в систему входят различные процессы и действия, прямо или косвенно связанные с трудовыми правоотношениями.
• Делопроизводство по кадрам можно перевести в электронный формат. Программы и сервисы упрощают и ускоряют все процессы, дают финансовую экономию для предприятия.
• Ведение КДП входит в полномочия специалистов кадровой службы. Также к участию в процессах делопроизводства могут привлекаться другие сотрудники компании, ее руководство.

FAQ

Что такое КДП?

Эта аббревиатура расшифровывается как кадровое делопроизводство. В нормативных актах такое понятие как КДП отсутствует, но может применяться в информационных и справочных материалах.

Что входит в КДП?

Кадровое делопроизводство включает работу с документами. Это может быть подготовка, согласование, подписание, учет и хранение документации. Также КДП предусматривает взаимодействие по различным вопросам, связанным с трудовыми правоотношениями.

Как организовать ведение КДП в организации?

Оптимальным решением является переход на системы кадрового электронного документооборота, в том числе «Добыто. КЭДО». Это упрощает все процессы, ускоряет прохождение документов, гарантирует защиту информации от несанкционированного доступа.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)