Ежегодный оплачиваемый отпуск – законное право каждого официально трудоустроенного сотрудника и одна из сложных ситуаций для кадровика. Трудовое законодательство предусматривает несколько форм и разновидностей отпусков, у каждой из них есть своя специфика управления. Право на отпуск предоставляется не только тем, кто работает офлайн, но и удаленным сотрудникам – для этого также потребуется оформление документации. Ее подготовка потребует намного меньше времени, если в организации действует система ЭДО – электронного документооборота.
Читайте, какие документы нужно оформить, если сотрудник уходит в отпуск, как правильно рассчитать выплаты, чем поможет использование системы КЭДО.
- Основные правила предоставления ежегодных отпусков
- Обязательно ли строго соблюдать график отпусков?
- Документы для отправки сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск
- Когда и как выплачивать отпускные?
- Продолжительность ежегодных отпусков
- В какое время сотрудник может уйти в первый оплачиваемый отпуск?
- Как отозвать сотрудника из отпуска?
- Как отправить в отпуск удаленного сотрудника?
- Заключение
- Список источников
Основные правила предоставления ежегодных отпусков
Согласно трудовому законодательству, каждому сотруднику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. У некоторых специальностей он значительно увеличен: например, педагогические работники уходят в отпуск на 56 дней с получением положенной оплаты. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год, но в этом случае работодатель обязан будет предоставить сотруднику уже не 28, а 56 дней, что может привести к большим проблемам для бизнеса.
При предоставлении отпусков необходимо ориентироваться на следующие нормы трудового законодательства:
- Во всех организациях обязательно составляется график отпусков (его можно оформить с использованием модуля «Добыто. КЭДО»). Он утверждается на весь следующий год и обязательно оформляется минимум за 2 недели до конца предыдущего года, то есть до 17 декабря. Традиционная пора отпусков – лето, однако далеко не всех сотрудников можно отправить отдыхать в летний сезон. Из-за этого приходится подолгу согласовывать график с планами работников.
- Право на отпуск появляется с момента трудоустройства, но воспользоваться этим правом работник может не ранее, чем через полгода от момента устройства на работу. Если сотрудник увольняется раньше, ему все равно должна быть предоставлена компенсация за неиспользованные месяцы.
- При увольнении сотруднику нужно компенсировать все неиспользованные дни отпуска. Если он не использовал хотя бы по нескольку дней каждый год, бухгалтерия обязана рассчитать выплаты за каждый из них.
- Работодатель может устанавливать график отпусков без согласия сотрудников только, если весь период предоставляется один раз в полном объеме. Если же нужно поделить отпуск, например, на два раза по две недели, о времени предоставления уже придется договариваться.
Это базовые правила, на которые должны ориентироваться все работодатели. Отступления от них могут стать причиной крупных штрафов для организаций. Используя систему «Добыто. КЭДО», вы существенно снижаете риски привлечения к ответственности.
Обязательно ли строго соблюдать график отпусков?
На крупных промышленных предприятиях обычно соблюдается строгий порядок предоставления отпусков: они заранее вносятся в график, сотрудники знают, в какое время будут отдыхать, обычно предоставляется сразу весь период. В том случае бухгалтерия обязана своевременно рассчитать отпускные и выдать их сотруднику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпускного периода. У кадровиков особых сложностей при этом не возникает.
На предприятиях малого и среднего бизнеса редко есть возможность предоставить работнику целый месяц отпуска по заранее составленному графику. Обычно его приходится делить на части по 1 или 2 недели, договариваться с работником о времени предоставления. Собрать данные для подготовки и утверждения графика поможет модуль «Добыто. КЭДО».
В этом случае на предприятии, как положено, составляется график отпусков, однако столбцы с датами остаются пустыми и заполняются от руки по фактическому времени выхода сотрудника в отпуск. Кадровая служба должна контролировать использование всех положенных дней, а также своевременно вносить обновления в график. Не позднее, чем за три дня до фактического выхода в отпуск, работнику должна быть выплачена вся положенная сумма.
Мнение эксперта. Нельзя допускать не только непредоставления положенных дней, но и предоставления отпуска авансом. Нужно следить за тем, чтобы сотрудники уходили отдыхать вовремя, иначе могут возникнуть значительные сложности при увольнении.
Документы для отправки сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск
Чтобы отправить работника в ежегодный отпуск, необходимо подготовить следующий стандартный комплект документов:
- Приказ об отпуске. Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
- Личная карточка сотрудника. В нее вносится соответствующая информация, для этого предусмотрен восьмой раздел.
- Табель учёта рабочего времени. В нем нужно будет проставить либо буквенное обозначение ОТ, либо цифровой код 09.
Шаблоны всех документов для предоставления отпуска можно найти в системе «Добыто. КЭДО».
Когда и как выплачивать отпускные?
Отпускные рассчитываются по среднему дневному заработку: это значение нужно будет умножить на количество предоставленных дней отпуска. В число дней включается весь период, отработанный сотрудником, а также выходные и праздничные дни. Период нетрудоспособности, во время которого работник находился на больничном. Также должен быть включен в базу для расчета отпускных. Однако в отпускной стаж не должны включаться дни прогулов и других пропусков работы по вине сотрудника, а также отгулы, взятые без содержания.
Отпускные выплачиваются минимум за три дня до фактического ухода сотрудника на отдых, они также могут быть включены в зарплату перед началом отпускного периода. Если сотрудник уходит с понедельника, выплата должна быть проведена уже в четверг.
Законодательство устанавливает штрафы для работодателя за каждый день просрочки выплаты отпускных. Размер штрафа составляет 1/150 от ставки рефинансирования за каждый просроченный день. Хотя обычно получается небольшая сумма, это лишние расходы для организации и лишня проблема для бухгалтерии, поэтому лучше не допускать просрочек.
Организации могут угрожать дополнительные штрафы со стороны трудовой инспекции, если работодатель больше двух лет не отправляет сотрудника в отпуск или хотя бы не выплачивает ему компенсацию. Предусмотрены следующие штрафные санкции:
- Индивидуальный предприниматель может быть оштрафован на сумму от 3 до 5 тысяч рублей;
- На организацию может быть начислен штраф ы размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Мнение эксперта. Уход в отпуск – это не только право, но и обязанность сотрудника. Даже если он сам не хочет уходить отдыхать, работодатель не должен больше двух лет подряд заменять отпуск денежной компенсацией. Отсутствие полноценного отдыха приводит к выгоранию и резкому снижению качества работы, поэтому лучше не допускать отказа от отпуска.
Продолжительность ежегодных отпусков
Стандартный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней гарантирован всем официально трудоустроенным сотрудникам. Это касается и линейного персонала, и руководителей вплоть до генерального директора. Отпуск положен не только офлайн сотрудникам, но и тем, кто работает удаленно – им также нужно предоставить минимум 4 недели в году для отдыха.
У некоторых категорий сотрудников отпуск удлинен в соответствии с нормами законодательства. Например, это касается работающих инвалидов и несовершеннолетних работников – у них отпуск автоматически продлевается до 30 дней. В системе «Добыто. КЭДО» есть все необходимые нормативные акты, которые используются для определения продолжительности отпусков.
Трудовое законодательство также предусматривает периоды дополнительных отпусков. Они установлены для следующих категорий сотрудников:
- Для тех, кто работает во вредных и опасных условиях труда. Работодатель обязан предоставить им минимум 7 календарных дней.
- Тем, кто работает на Крайнем Севере, дополнительно предоставляется отпуск продолжительностью 24 дня.
- Если местность приравнена по условиям к крайнему Северу, продолжительность дополнительного отпуска составляет 16 дней.
- Если место работы находится в особых климатических условиях, сотрудникам дополнительно дается 8 календарных дней.
- Если рабочий день официально признан ненормированным, сотрудники должны отдыхать на 3 дня больше.
Такие дополнительные отпускные дни работодатель обязан предоставлять каждый год, а работник в это время должен отдыхать, даже если он сам не против в это время работать. Такая мера введена для предотвращения профессионального выгорания и развития профзаболеваний.
Если сотрудник трудоустроен по срочному трудовому договору, это не лишает его права на отпуск. Исключение сделано только для сезонных сотрудников или для тех, у кого срок работы по договору не превышает 2 месяца. Для них предусмотрено предоставление 2 дней оплачиваемого отпуска за каждый отработанный месяц. Рекомендуем вести учет этих данных в системе «Добыто. КЭДО».
Срок предоставляемого отпуска может быть разным, но одна его часть должна составлять минимум 14 дней. Во многих организациях ежегодный оплачиваемый период делится на три части: две по 1 неделе и 1 – двухнедельная. Это удобно для работодателя и дает возможность сотруднику отдыхать чаще.
В какое время сотрудник может уйти в первый оплачиваемый отпуск?
Формально право на отпуск возникает у сотрудника после отработанных в организации 6 месяцев – это минимальный срок, предусмотренный законодательством. По согласованию с работодателем сотрудник может уйти в первый отпуск раньше, в этом случае оплачиваемые дни предоставляются авансом.
В некоторых ситуациях отпуск до наступления 6 отработанных месяцев может быть предоставлен даже без согласования с работодателем. Такая ситуация может возникнуть в следующих случаях:
- Беременная сотрудница моет уйти в отпуск непосредственно перед уходом в декрет, то есть предоставлением отпуска по беременности и родам, а также сразу после него. Работодатель в этом случае не имеет права отказывать.
- Сотрудники, усыновившие ребенка, возраст которого составляет до 3 месяцев.
- Сотрудники, жены которых находятся в декретном отпуске по беременности и родам.
- Несовершеннолетние сотрудники.
- Жены военнослужащих. Отпуск им должен предоставляться одновременно с отпуском мужей, даже если они еще не успели отработать в организации положенные 6 месяцев.
В этом случае работодатель должен предоставить отпускные дни авансом, и он не может отказывать работнику. Если сотрудник в итоге увольняется, не отработав эти дни, работодатель имеет право потребовать с него компенсацию. На практике взыскать ее бывает проблематично.
На второй год работы и в последующие годы все сотрудники уходят в отпуск по заранее утвержденному графику это касается и вышеназванных категорий. Общий доступ к графику можно организовать в системе «Добыто. КЭДО».
Как отозвать сотрудника из отпуска?
Ст. 125 ТК РФ дает работодателю возможность отозвать сотрудника из отпуска по производственной необходимости. Это правило не распространяется на несовершеннолетних работников, а также на сотрудниц в декрете. Также в перечень таких льготных категорий входят сотрудники, которые одновременно работают и учатся.
Производственная необходимость – это особые обстоятельства, при которых сотрудник обязан выходить на работу. Это может быть инвентаризация, которая обязательно проводится в присутствии материально ответственного лица, выездная налоговая проверка, поломки оборудования, из-за которого, например, приходится срочно вызывать системного администратора. Однако во всех случаях отзывать досрочно можно только с согласия самого работника. Работодатель не вправе наказывать его при отказе.
В этих и других ситуациях важно правильно оформить вызов из отпуска. Для этого составляется приказ, подписанный начальником отдела, в который работает сотрудник. Работник обязательно должен дать письменное согласие на выход из отпуска, простого устного подтверждения недостаточно. Все документы в электронном виде модно оформить в модуле «Добыто. КЭДО».
В приказе должно быть указано обоснование преждевременного отзыва из отпуска, количество оставшихся дней и время их предполагаемого использования. Если сотрудник в момент издания приказа находится далеко, он может отправить согласие по электронной почте и подписать его уже после возвращения. Если на предприятии внедрена система электронного документооборота, можно буде дистанционно отправить подписанное согласие.
Как отправить в отпуск удаленного сотрудника?
Удаленный персонал имеет те же права на отпуск, что и обычные сотрудники, работающие в офисе. Отпускной стаж начинает отсчитываться с момента официального трудоустройства на общих основаниях. Такие работники должны быть аналогичным образом внесены в график, на них распространяются основные требования по расчете отпускных пропорционально среднему дневному заработку по расчетам бухгалтерии.
Мнение эксперта. Информация об отпуске в обязательном порядке должна быть прописана в трудовом договоре, который заключается с удаленным сотрудником. Если она не указана, это считается нарушением трудового законодательства и может стать основанием для наложения штрафа на организацию при проверке трудовой инспекции. Кроме того, необходимо согласовать все вопросы с самим работником, чтобы впоследствии избежать взаимных претензий.
Если сотрудника пришлось перевести на удаленку в течение года, но в таком режиме он проработал не больше 6 месяцев, он должен уходить в отпуск в соответствии с предварительно согласованным графиком.
Удаленный сотрудник может подать заявление на предоставление отпуска в электронном виде с использованием неквалифицированной цифровой подписи, если компания работает с электронным документооборотом (в частности, «Добыто. КЭДО»). Для этого в организации должен быть принят локальный нормативный акт от ЭДО, а в сотрудника должна быть электронная подпись. Если ее нет, он может отправлять подписанное бумажное заявление по почте, что затрудняет процесс.
Введение системы электронного документооборота на предприятии значительно упрощает работу с удаленным персоналом. Организация получает возможность в течение нескольких минут отправлять сотруднику и получать от него подписанные документы, имеющие юридическую силу. При этом фактическое местонахождение работника роли не играет.
Заключение
- Предоставление сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска – одна из обязанностей работодателя, которая должна обязательно исполняться в течение каждого года.
- Соблюдение правил при оформлении документации и расчете отпускных избавляет организацию от крупных штрафов, а также помогает сохранить лояльное отношение сотрудников.
- Внедрение системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО» значительно упрощает взаимодействие с удаленными сотрудниками. Поэтому стоит рассмотреть принятие нормативного акта о внедрении на предприятии ЭДО по современным стандартам.
