База знаний для сотрудников

База знаний – это аналоги библиотеки с полезной и ценной информацией, которая способствует развитию, приобретению новых умений и навыков. Современные базы знаний создаются на основе различных программ и приложений, позволяют работать со сведениями и документами в электронном виде. Для их создания нужно определиться с программным обеспечением, источниками получения данных, схемами обучения и развития кадров.

Читайте, каким компаниям нужна база знаний, что необходимо учитывать при ее создании и использовании, как ведется обучение сотрудников.

Что такое база знаний простыми словами

В сфере информационных технологий существует понятие «база данных». Это упорядоченный набор информации, который необходим для работы программ, оборудования и организации в целом. Знания тоже можно систематизировать в виде базы. Это позволит создать аналоги библиотеки, которая будет отвечать следующим требованиям:

• полезность для предприятия – все знания в базе, прямо или косвенно, используются для обучения, развития и адаптации персонала, что дает различные выгоды работодателю;
• точность, достоверность и объективность – все знания, которые попадают в базу, проходят определенную проверку по указанным критериям;
• доступность для сотрудников – знаний должны быть полезны и интересны самому работнику, так как сложные научные труды он вряд ли освоит в рамках учебной программы;
• простота доступа и использования – в обычной библиотеке процесс хранения и получения книг не слишком удобен, тогда как в программах и приложениях доступ к базе можно получить за считанные секунды.

Сама база представляет собой совокупность определенных знаний. При приобретении программ и приложений в них уже может содержаться определенная информация, полезная для работодателя и его сотрудников. Например, в модуле «Добыто. Знания» можно найти большой массив нормативных актов для специалистов разного уровня, иные материалы. Далее базу можно развивать и дополнять сведениями, которые компания считает важными и полезными для своей деятельности.

Комментарий эксперта. Полноценная разработка базы знаний своими силами вряд ли актуальна для большинства предприятий. На рынке есть немало удобных приложений, сервисов и программ, которые позволят решить все (или почти все) задачи работодателя. Продажа и поддержка одной из самых распространенных вики-систем Confluence сейчас прекращена в России. Но можно подобрать российские аналоги, которые имеют схожий функционал.

Каким компаниям нужны базы знаний

Базы знаний нужны предприятиям, которые намерены обучать и развивать свой персонал, инвестировать в него время и средства. Чтобы расходы, вложенные в создание базы, окупились и принесли результат, необходимо определить цели указанной деятельности. Компания может создать базу знаний в виде электронной библиотеки, где сотрудники будут:

• учиться и развиваться самостоятельно, по мере необходимости;
• общаться и вести взаимодействие по рабочим вопросам, связываться с членами команды и тренерами;
• учиться работать с информацией и электронными документами, применять на практике;
• подтверждать уровень своих навыков и знаний путем прохождения опросов и тестов, сдачи экзаменов, решения практических задач.

Если компания планирует развивать и расширять свою деятельность, успех этих задач напрямую зависит от квалификации и навыков персонала. Использование базы знаний позволит поддерживать их на высоком уровне, повышать под новые задачи и требования. Не менее важно, что информация из базы позволит быстро адаптировать новых специалистов, раскрыть им нюансы корпоративной культуры.

Как создать, внедрить и использовать базу знаний

Чтобы создать базу знаний, которая будет полезна всем сотрудникам компании, необходимо:

• определиться с краткосрочными и стратегическими целями кадрового планирования, обучения и развития сотрудников;
• подобрать программы и сервисы, отвечающие требованиям организации;
• создать систему мер стимулирования и поощрения для работников, которые будут работать с базой данных, учиться и развиваться;
• определить круг лиц, которые будут отвечать за создание базы, сбор и проверку информации, обслуживание программного обеспечения.

В рамках корпоративной базы знаний вполне можно использовать сторонние учебные программы и курсы. Также в библиотеку включают материалы и сведения, полученные работниками в процессе повышения квалификации в образовательных центрах. В целом, перечень источников данных для формирования базы ограничен только желанием и решением руководства.

Начальный этап создания базы

На начальной стадии создания базы знаний необходимо принять соответствующие управленческие решения. Как вариант, руководитель издает приказ о начале работы по данному направлению, утверждает соответствующие инструкции и правила. Также необходимо определиться:

• с объемом информации, которая будет собираться для базы знаний (с учетом направлений деятельности фирмы, перечня профессий и должностей и т.д.);
• с критериями для оценки информации на предмет полезности, достоверности и актуальности;
• со способами хранения знаний, перевода их в материальную форму, защиты от неправомерного доступа.

Круг сотрудников, которые получат возможность работать с определенными знаниями в базе, можно определить позже. Но в процессе создания корпоративной библиотеки важно создать систему обратной связи. Персонал может сообщать о пробелах в знаниях, необходимости повышать умения и навыки для решения поставленных задач.

Источники знаний

Хотя определенный объем информации уже будет представлен в программах, которые приобретет компания, базу необходимо наполнить знаниями. Источниками для этого могут быть:

• официальные руководящие документы (законы, инструкции, разъяснения гос. органов и т.д.);
• эксплуатационная, рабочая, проектная, техническая и иная документация;
• методическая и научная литература;
• обучающие программы, курсы, книги, профильные журналы и т.д.;
• сведения из практического опыта сотрудников предприятия;
• информация, полученная при разработке изобретений, других объектов интеллектуальной собственности;
• данные исследований, анализа показателей деятельности;
• документы на оборудование, технику, программы и процессы.

Хорошая база знаний постоянно дополняется новой информацией. Также необходимо отслеживать актуальность и точности сведений, собранных ранее. В модуле «Добыто. Знания» эти, и многие другие процессы можно проводить в электронной форме.

Комментарий эксперта. Данные собираются для базы знаний только законными способами. Если пытаться «увести» информацию, которая защищена конкурентами по рынку, можно столкнуться с судебными исками, с привлечением к ответственности и возмещением ущерба. Лучше избегать таких осложнений, использовать только легальные источники для сбора сведений.

Как систематизировать информацию, проверить ее на предмет полезности и точности

В программы и сервисы, которые используются для ведения базы знаний, можно загружать любую информацию. Но если библиотека будет перегружена ложными и устаревшими сведениями, это принесет компании только вред, а не пользу. Поэтому при формировании базы и работе с ней необходимо проверять:

• соответствует ли информация действительности, чем это подтверждается;
• что является исходным источником определенного знания (например, нормативный акт или научный труд);
• имеет ли знание практическую ценность для предприятия и сотрудников;
• как долго информация сохранит свою актуальность и полезность.

В данных процессах важное значение имеет квалификация и уровень навыков специалистов, которые будут проверять информацию и документы. Например, обычный рабочий вряд ли сможет оценить, насколько полезны и точны знания, которые предназначены для обучения специалистов руководящего звена.

Программное обеспечение для создания базы знаний

От функционала и возможностей программы, приобретенной для создания базы знаний, зависит эффективность процессов обучения, развития персонала. Поэтому, если это предлагают разработчики, рекомендуем сначала ознакомиться с демоверсиями сервисов. Это позволит оценить, насколько программа подходит под ваши требования, увидеть основные процессы работы с ней.

При выборе программного обеспечения под создание базы знаний рекомендуем обращать внимание:

• на базовый функционал программы (обычно об этом можно судить по мануалам, разъяснениям разработчиков);
• на возможности установки дополнительных расширений, модулей и сервисов (это позволит развивать базу знаний по мере необходимости);
• на соответствие по техническим требованиям к оборудованию и гаджетам, установленным в компании;
• на удобство работы с сервисами и приложениями для рядовых сотрудников;
• на способ хранения информации (облако, собственный сервер и т.д.);
• на наличие средств защиты данных от несанкционированного доступа;
• на возможность интеграции с другим программным обеспечением.

Естественно, важна и стоимость стартового пакета программы, дополнительных расширений, текущего обслуживания. Если есть возможность, изучите как выбранную вами систему использует другая компания.

Модуль «Добыто. Знания» — это ПО от отечественных разработчиков. Следовательно, компания-заказчик получит гарантию, что программы и сервисы будут соответствовать всем требованиям законодательства, правилам аккредитации и сертификации от Минцифры РФ. Дополнительную информацию можно получить у представителей службы поддержки «Добыто. Знания», в сопроводительных документах для пользователей.

Как организовать работу с базой знаний для сотрудников

Сама по себе, база знаний представляет ценность даже в виде хранилища информации, документов. Но свою пользу для компании она приносит, если сотрудники будут пользоваться сведениями в текущей работе, при обучении и саморазвитии, освоении новыми навыками. Доступ к базе знаний предоставляется через ПК, другие технические средства. Часть сведений вполне можно хранить в бумажном виде, если это упрощает их использование в рабочих процессах (например, чертеж на бумаге может быть полезнее, чем аналогичная схема на экране небольшого гаджета).

С использованием базы знаний можно проводить множество мероприятий по работе с кадрами:

• совместное изучение определенного материала;
• лекции, семинары и вебинары;
• практические тренинги;
• курсы психологической подготовки;
• отработка скриптов и регламентов для работы с клиентами, контрагентами.

Даже если сотрудник работает удаленно, он может пользоваться всеми возможностями базы знаний. Если компания привлекает к обучению сторонних экспертов и преподавателей, они также смогут работать с корпоративной библиотекой.

Преимущества использования системы «Добыто. Знания»

Модуль «Добыто. Знания» станет отличным решением для создания собственной корпоративной базы. Заказчик сможет:

• пользоваться встроенными сервисами и расширениями, где представлен большой объем полезной информации;
• развивать и совершенствовать базу знаний под свои требования;
• перевести процессы обучения, развития и проверки знаний в электронный формат;
• собирать и анализировать данные о работе с базой знаний.

Если вы не знакомы с функционалом программ, позволяющих создать полноценную и полезную базу, рекомендуем заказать бесплатную демоверсию «Добыто. Знания». По мере возникновения вопросов, помощь в настройке и обучении работе с ПО окажет служба поддержки.

Заключение

• База знаний для сотрудников – это аналог корпоративного университета, где размещена и систематизирована информация для персонала. Базу знаний можно использовать для адаптации, обучения и развития кадров.
• Современные базы знаний создаются на базе готовых программ, сервисов и приложений. Оптимальным решением станет внедрение системы «Добыто. Знания».
• При формировании базы знаний необходимо проверять полезность, актуальность и достоверность информации. С этой целью руководство компании может создать комиссию, либо наделить такими полномочиями отдельных специалистов.

FAQ

Что такое база знаний для сотрудников?

Это систематизированный и структурированный свод информации и документов, представляющих пользу для компании и ее персонала. Базу можно использовать для различных целей, от обучения сотрудников до проверки их умений, знаний и навыков.

Как создается база знаний в организации?

Основой для создания базы знаний и корпоративной библиотеки являются программы, сервисы и приложения. Там можно не только систематизировать сведения, но и хранить их с надлежащим уровнем защиты, дополнять и расширять объем знаний.

На что обратить внимание при создании базы знаний для сотрудников?

Прежде всего, необходимо определиться с целями создания базы. Также следует обратить внимание на функционал программного обеспечения, возможность установки дополнительных расширений и модулей. Не менее важно качество обслуживания и технической поддержки, которые предлагает разработчик.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)