Автовыгрузка актов для самозанятых

Актом вы можете подтвердить какие-либо факты. Это может быть и приемка работ или услуг по договорам с контрагентами. Для самозанятых этот документ оформлять не обязательно. Но он может пригодиться на случай споров, налоговых проверок и подтверждения выплат. Вы можете оформить акты в письменной или электронной форме. Работая с «Добыто. КЭДО» у вас есть возможность использовать готовый шаблон документа и настроить его автовыгрузку. Это сделает процесс взаимодействия с самозанятым намного проще и быстрее. В статье мы поделимся советами по оформлению актов и настройке работы с ними в КЭДО.

Зачем нужен акт при работе с самозанятыми

В договорной работе без оформления актов не обойтись. Им вы можете подтвердить:

• прием товаров, сдачу работ или услуг;
• объем (количество) продукции или работ;
• отсутствие или наличие взаимных претензий (например, по качеству, комплектности);
• основания для оплаты по договору.

Во многих случаях можно использовать унифицированные акты (если они утверждены нормативным актом). Но есть сферы деятельности, где вы сами решаете, составлять акты или нет, что указывать в его содержании. Именно так обстоит дело при работе с самозанятыми.

Заключая договор, вы поручаете самозанятому выполнить работы или услуги (реже – поставить товары). Их перечень, объем и сроки сдачи можно согласовать сразу. Также допускается оформить единый договор и описать суть работы, а уже потом выдавать задания по мере необходимости. Как и в обычных ситуациях, по мере сдачи результата вы вправе составить акт. Но обязательных требований об оформлении этого документа в законах нет. При отсутствии актов вы осложните текущую работу, но не получите штрафов.

Если мы оформляем акты, нужно ли передавать второй экземпляр самозанятому?

Разъясняет эксперт. Акт может быть двусторонним или односторонним. Так как самозанятый является вашим контрагентом, то он будет участвовать в оформлении и подписании документов. Естественно, он имеет право получить второй экземпляр акта. Если вы работаете в системе ЭДО, то самозанятый сможет выгружать свои документы в личном кабинете. Можно настроить и автовыгрузку актов по мере подписания обеими сторонами.

В каких ситуациях необходимо оформлять акты

Налоговая служба неоднократно разъясняла, что основным документом при работе с самозанятыми является чек. Даже без договора можно обойтись, если у заказчика и исполнителя будет документ, подтверждающий выплату и начисление налога. Однако есть ситуации, когда вам будет жизненно необходим именно акт.

Если вы перечисляете самозанятому аванс (предоплату) за работу. Акт оформляется при сдаче и приемке результата. Ранее понесенные расходы на аванс можно будет учесть на основании документа.

Если договор допускает поэтапную или регулярную сдачу работы по частям. Актом вы зафиксируете, какой объем выполнен на определенную дату. Так вы сможете переводить выплаты, не дожидаясь завершения договора (а ведь этот срок может составлять месяцы и годы).

Если в соглашении вы определили только общий предмет работы или услуги. Иногда наименование работы или услуги может включать достаточно много видом деятельности. Примером назовем маркетинг, куда может входить все что угодно, от размещения рекламы на сторонних ресурсах до консультаций. В акте вы укажете, какие конкретные работы и услуги получены от самозанятого.

Если возникла переплата и самозанятому нужно аннулировать чек. Актом вы подтвердите объем работ и услуг, от которого зависит сумма выплаты. Если перечислено больше, чем нужно, самозанятый может легко отменить чек и вернуть переплату. Основанием для таких действий сторон может являться двусторонний акт.

Если возникли претензии в качестве работы, услуги или товара. Если акт подтвердит ненадлежащее качество, вы можете отказать в выплате или уменьшить ее сумму. Далее, если самозанятый попытается взыскать деньги, вы докажете свою правоту документом в суде.

Даже если вы не столкнетесь с указанными ситуациями, лучше иметь акт «для порядка». Так будет проще бухгалтерии и другим службам вашей компании, которые взаимодействуют с самозанятым.

Обязательные документы для сотрудничества с самозанятым

Если акт с самозанятым оформляется на усмотрение сторон, то без чеков не обойтись:

• после каждой полученной выплаты исполнитель вносит в приложение «Мой налог» сведений о ней – дата, сумма, вид работ или услуг, данные об организации;
• после подтверждения данных формируется чек (сразу, а не после оплаты налога);
• даже если самозанятый не заплатит налог вовремя, это не отменит чек (для вас он станет дополнительным подтверждающим документом).

При долгосрочном сотрудничестве вы будете получать чеки постоянно. Их можно пересылать любым способом (электронка, мессенджеры и т.д.). Если самозанятый подключен к ЭДО, он будет подгружать чеки через личный кабинет. Заверять чек электронной подписью не нужно. В нем изначально содержатся сведения для идентификации выплаты и обеих сторон.

С договором тоже все не так очевидно. В законах напрямую не указано, нужно ли оформлять этот документ при работе с самозанятыми. Отсутствие договор не станет нарушением, но лучше все же его иметь:

• чтобы максимально подробно и точно описать требования к работам и услугам (качество, сроки сдачи и т.д.);
• чтобы иметь обоснование для финансовых платежей (если есть договор, налоговая вряд ли предъявит необоснованные претензии по выплатам);
• чтобы защитить себя на случай споров с самозанятыми.

Хотите знать, как правильно составить договор с самозанятыми? Читайте об этом в других материалах на нашем сайте.

Нужно ли требовать чек у самозанятого?

Разъясняет эксперт. В целом, это не требуется по закону. Вам нужно лишь выполнить все обязанности со своей стороны – отправить деньги с указанием целевого назначения перевода, отразить его в бухучете и отчетности. Если налоговая увидит платеж от вашей компании, а самозанятый не внесет его в приложение, то проблемы возникнут у него, а не у вашей компании. Полученные чеки обрабатывает бухгалтерия.

Полезные документы для вашей работы

Документ
Образец графика отпусков	Скачать
Образец личной карточки работника	Скачать
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации	Скачать
Образец приказа о приеме на работу	Скачать
Образец табеля учета рабочего времени	Скачать
Образец штатного расписания	Скачать
Образец приказа о переходе на КЭДО	Скачать
Образец формы лицевого счета работника	Скачать

Общие правила оформления актов с самозанятыми

Примерный шаблон акта вы можете найти в приложении к этой статье. В целом, каких-либо строгих требований к содержанию документа нет. Учитывая цель его оформления, укажите:

• сведения о своей компании и самозанятом (если исходный договор оформлялся в ЭДО, система сама подставит эти данные);
• дату и номер документ (система тоже проставит эти данные после регистрации);
• ссылку на договор, при исполнении которого составлен акт;
• краткое описание предмета договора, т.е. перечень работ и услуг, объем и т.д.;
• указание на результат работы, соответствие требованиям ТЗ или определенным параметрам качества;
• список замечаний или спорных вопросов (если есть);
• указание на отсутствие претензий;
• подтверждение, что работы приняты и их можно оплатить;
• подписи сторон.

Если у вас есть претензии по качеству, нужно подробно их описать в акте. При рассмотрении споров это будет критически важно.

Если работа вообще не сдана в согласованные сроки, составлять акт не имеет смысла. Вам нужно отказаться от обязательств и оплаты, либо продлить время работы. Об этом самозанятому можно указать в отдельном письме, уведомлении или претензии. Как вариант, составьте дополнительное соглашение к договору.

Если вы обмениваетесь с самозанятыми обычными бумажными документами, то акт оформляется так:

• документ можно заполнить в присутствии обеих сторон, после чего проставляются живые подписи;
• акт можно составить с вашей стороны, отправить по почте.

Первый вариант подходит, если самозанятый работает в том же городе, где находится ваша компания. Отправлять своего представителя в другой населенный пункт можно, но вряд ли оправдано. Пересылка почтой занимает много времени. Поэтому такую схему работы с самозанятыми мало кто использует.

Можно ли заставить самозанятого оформлять акты и другие документы в электронном виде?

Разъясняет эксперт. Как минимум, чек на выплату самозанятый будет оформлять в приложении, то есть в электронном виде. Насчет договоров и актов никаких ограничений нет. Но заставить контрагента подключиться к электронному документообороту нельзя. Если самозанятый откажется от такой схемы обмена документами, вы ничего не сможете сделать. Но уверены, что такие проблемы возникают на практике крайне редко.

Как оформлять акты в системе ЭДО

Она охватывает внешний и внутренний документооборот. Если вы еще не выбрали для себя систему, рекомендуем обратить внимание на «Добыто. КЭДО». Основное назначение сервиса – работа с кадровыми документами. Но там вполне можно оформлять и договоры, акты с самозанятыми. Работа ведется так:

• поскольку самозанятый не является штатным сотрудником, его можно подключить к КЭДО на основании пункта в договоре;
• работа с документами ведется в личном кабинете (при регистрации в КЭДО для самозанятого сформируется простая электронная подпись);
• при наличии, исполнитель может использовать УКЭП или УНЭП (в частности, УНЭП достаточно просто выпустить через приложение «Госключ»);
• акт заполняется с «нуля» или на основе шаблона из базы КЭДО;
• руководитель вашей компании подпишет акт УКЭП, после чего документ будет зарегистрирован в системе;
• по сведениям о стороне акта документ станет виден в личном кабинете пользователя (самозанятого);
• самозанятый подпишет акт простой подписью или УНЭП.

Система привяжет акты к договору по ключевым реквизитам. Это упростит поиск документа, если возникнет такая необходимость. По карточке пользователя будут видны все документы, оформленные или загруженные в КЭДО.

Аналогичным образом ведется работа со всеми актами (если их несколько). В сервисе «Добыто. КЭДО» можно организовать и обмен проектами документа с замечаниями, возражениями и дополнениями. Если требуется согласование акта несколькими лицами, соответствующие задачи будут отражаться в CRM. По мере завершения работы с документом, он будет переходить на следующий уровень согласования. В итоге, руководитель вашей компании подпишет акт в окончательном виде.

Советуем настроить автовыгрузку актов для самозанятых

Автовыгрузка документов в КЭДО настраивается администратором или пользователями. Для этого нужно задать ряд ключевых параметров для отбора:

• наименование документа (акт, договор и т.д.);
• реквизиты акта, период времени для выгрузки;
• контрагент (выбирается из зарегистрированных пользователей);
• способ выгрузки, формат документа;
• маршрут документа после его формирования/выгрузки;
• иные настройки, которые важны для вас.

Автовыгрузка возможна после выполнения условий для формирования документа (как минимум, сдача и приемка работы). Если он изначально еще не оформлен, то и выгружать будет нечего.

Если акты нужны самозанятому, он также может настройку уведомлений о появлении их в личном кабинете. Все документы хранятся в системе, а поиск займет мгновения. Даже после прекращения работы с самозанятым и удаления его личного кабинета, акты будут доступны в общем архиве делопроизводства.

Как и когда вам нужно применять акты после выгрузки

Вы можете выгружать акты с самозанятыми для различных целей. К примеру, это может быть необходимо для подведения финансовых итогов за определенный период, для подготовки аналитической отчетности и т.д. На основе выгруженных актов вы сможете планировать дальнейшую работу (например, выводить средний объем задач на следующий месяц).

Еще автовыгрузка удобна, если нужно обобщить и проанализировать данные по всем самозанятым. Самозанятый же сможет проверить по выгруженным актам результат своей работы, сравнить его с условиями договорами и ТЗ. Это проще, чем запрашивать у заказчика копии бумажных актов.

Чем еще поможет сервис «Добыто. КЭДО» при заказе работ у самозанятых

В «Добыто. КЭДО» мы не только оформляем документы для работы с персоналом или самозанятыми. В сервисе можно:

• вести учет по различным показателям (удобно, если у вас много штатных сотрудников и самозанятых);
• заниматься планированием работы на любые периоды времени;
• вести электронный архив всех документов;
• подключаться к личному кабинету налогоплательщика и передавать отчетность.

Слова мало что скажут, если вы не увидите лично преимущества работы с «Добыто. КЭДО». Поэтому советуем заказать демоверсию и поработать с ней в тестовом режиме. Служба поддержки поможет быстро настроить сервис и научить ваших сотрудников работать с ним.

Подводим итоги

• Вы можете оформлять акты с самозанятыми после приемки каждого этапа работ или результата в целом. Тем не менее, в список обязательных документов они не входят.
• Актом вы подтверждаете, что самозанятый выполнит определенный объем работ или услуг, и у вас нет претензий к качеству. Также в документе можно указать и иные сведения на усмотрение сторон.
• Оформлять и подписывать акты можно не только не бумаге, но и в электронном виде. Мы используем для этого сервис «Добыто. КЭДО». Самозанятый подключается к нему, после чего сможет работать с документами в личном кабинете.