Система управления персоналом (HRM) – это набор процессов, практик и технологий, используемых для привлечения, развития и удержания талантливых сотрудников, которые способствуют достижению стратегических целей организации. Основная задача HRM – обеспечить наличие необходимого количества квалифицированных специалистов, способных эффективно выполнять свои обязанности и достигать общих корпоративных целей.
Читайте, какие процессы предусматривает автоматизация системы управления персоналом, кто задействован в них, какое программное обеспечение нужно компании.
Для чего нужна система управления персоналом
Выделяют основные причины, по которым организациям нужна система управления персоналом:
- Упрощение административных процессов: HRM автоматизирует такие процессы, как управление кадровыми документами, подача заявлений, ведение персональных данных сотрудников, расчет заработной платы, выдача отпусков и другие административные задачи, что позволяет сократить время и усилия, затрачиваемые на рутинные работы.
- Управление информацией о персонале. HRM предоставляет централизованную базу информации с информацией о сотрудниках, их контрактах, навыках, достижениях, производительности, обучении и других данных. Это позволяет легко получать и обрабатывать информацию о персонале, что облегчает принятие решений и планирование.
- Автоматизация процессов найма и обучения. HRM включает в себя функционал для найма, подбора и обучения сотрудников. Система обеспечивает размещение вакансий, сбор и обработку заявок, проведение интервью, оценку кандидатов и управление процессом обучения и развития персонала. Такие системы позволяют значительно повысить эффективность и точность процессов найма и обучения.
- Управление производительностью. HRM предоставляет возможности для оценки производительности сотрудников, установления целей, обратной связи и мониторинга достижений. Система автоматически генерирует отчеты о производительности, тем самым предоставляя руководству возможность более эффективно управлять процессом оценки и развития персонала.
- Управление льготами и компенсациями. HRM упрощает управление системой компенсаций и льгот, включая заработную плату, бонусы, премии, пенсионные планы, медицинское страхование и другие пакеты социальных преференций. Система позволяет вести учет и автоматически рассчитывать компенсацию, что устраняет ошибки и увеличивает прозрачность и справедливость в этой области.
Комментарий эксперта. Система управления персоналом, построенная на базе модуля «Добыто. КЭДО», является мощным инструментом для автоматизации и оптимизации процессов управления человеческими ресурсами в организации, что позволяет значительно повысить эффективность работы HR-отдела и общую производительность компании.
Как организовать систему управления персоналом
Организация системы управления персоналом в организации представляет собой сложный и многогранный процесс. Прежде всего, начните с определения стратегических целей организации в отношении управления персоналом. Это могут быть такие цели, как улучшение производительности, увеличение уровня удовлетворенности сотрудников, разработка и удержание талантов. Четкое определение целей поможет ориентироваться при выборе и внедрении HRM. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО», которые разработан специально для работы с кадрами.
Оцените текущие процессы управления персоналом в организации, выявите их сильные и слабые стороны. Это поможет вам понять, какие конкретные проблемы нужно решить и какую функциональность должна предоставлять HRM.
Определите требования к системе управления персоналом, исходя из стратегических целей и текущих потребностей организации. Учтите, какие процессы и функции вам необходимы, а также необходимость интеграции с другими системами в организации.
Изучите рынок систем управления персоналом и найдите подходящего поставщика. Убедитесь, что HRM соответствует вашим требованиям, имеет положительную репутацию, отзывы пользователей. Функционал «Добыто. КЭДО» подходит как для коммерческих организаций, так и для бюджетных учреждений.
Составьте план реализации системы управления персоналом, включающий этапы внедрения, обучение сотрудников, тестирование и настройку HRM, перенос данных и запуск в эксплуатацию. Учтите ресурсы, сроки и бюджет.
Предоставьте сотрудникам обучение по использованию системы управления персоналом. Оно должно включать в себя как общие знания о HRM, так и специализированное обучение для различных пользовательских ролей. Организуйте тренинги и мероприятия для обучения сотрудников.
После внедрения системы управления персоналом оцените ее эффективность и соответствие требованиям. Сравните показатели до и после внедрения, проведите опросы сотрудников и оцените уровень удовлетворенности и производительности.
Система управления персоналом должна быть постоянно обновляемой и улучшаемой. Выслушивайте обратную связь от сотрудников и руководителей, а также следите за новыми тенденциями и разработками в области управления персоналом для того, чтобы система оставалась актуальной и эффективной.
Комментарий эксперта. Организация системы управления персоналом требует тщательного планирования, коммуникации и внимательного выбора системы, чтобы она соответствовало потребностям и целям организации. Внедрение модуля «Добыто. КЭДО» не вызовет проблем даже у неподготовленных пользователей.
Как можно автоматизировать HRM
Автоматизация системы управления персоналом может осуществляться с помощью различных инструментов и программных решений. Один из вариантов – использование программного обеспечения для управления персоналом (HRMS). HRMS позволяет собирать, хранить и анализировать данные о сотрудниках, их производительности, занятости, отпусках, уровне удовлетворенности и других аспектах. Такое программное обеспечение также позволяет автоматически генерировать отчеты, создавать графики работы сотрудников и оптимизировать процессы управления персоналом.
2-й вариант – внедрение системы управления электронными документами (как вариант — «Добыто. КЭДО»). Он позволяет работать со всеми документами, связанными с управлением персоналом, такими как заявления на отпуск, справки, договоры. Это упрощает процедуры управления документами, делает их доступными для сотрудников и менеджеров в режиме онлайн, а также позволяет автоматизировать определенные процессы (например, согласование заявок на отпуск).
Нужно помнить и об использовании онлайн систем для обучения и развития персонала. Такие системы позволяют автоматизировать процессы обучения и развития путем предоставления доступа к онлайн курсам, вебинарам, электронным материалам и другим образовательным ресурсам. Это упрощает организацию обучения и повышения квалификации сотрудников, а также позволяет отслеживать их прогресс и результаты.
Внедрение системы электронного учета рабочего времени тоже имеет значение. Такие системы позволяют автоматически отслеживать рабочее время сотрудников, их перерывы, задержки и прочее. Это позволяет упростить расчет рабочего времени, улучшить его отслеживание и предотвратить возможные ошибки и злоупотребления.
Использование программного обеспечения, в том числе «Добыто. КЭДО», для анализа данных и создания прогнозов тоже способствует автоматизации HRM. Аналитические инструменты позволяют анализировать большие объемы данных о персонале, производительности, росте и развитии, решать задачи на основе данных (например, определение оптимального состава команды) и создавать прогнозы для будущего планирования персонала.
Это только некоторые примеры того, как можно автоматизировать систему управления персоналом. Конечный выбор инструментов и программного обеспечения будет зависеть от конкретных потребностей и характеристик организации.
Как выбрать ПО для HRM
Выбор софта для системы управления персоналом следует осуществлять внимательно, учитывая ряд факторов. Перед началом поиска софта определите, какие конкретные задачи вы хотите автоматизировать и каких целей желаете достичь с помощью системы управления персоналом. Это может включать в себя учет рабочего времени, управление производительностью, рекрутинг и прием на работу, другие аспекты управления персоналом.
Проведите исследование рынка и найдите несколько ведущих компаний, предлагающих программное обеспечение для управления персоналом. Изучите их функциональность, возможности, отзывы клиентов и цены. Сравните их особенности и способы интеграции с вашими существующими системами. Рекомендуем заказать демоверсию модуля «Добыто. КЭДО», чтобы ознакомиться с его основными функциями.
Программное обеспечение для управления персоналом должно быть интуитивно понятным и удобным в использовании. Попробуйте демоверсии или запросите пробный период, чтобы определить, насколько легко оно может быть использовано сотрудниками.
Убедитесь, что выбранное программное обеспечение может быть легко масштабировано и адаптировано к будущим потребностям вашей организации. Проверьте, насколько гибкий и настраиваемый софт, чтобы можно было настроить его под специфические требования вашей организации.
Ищите отзывы о программном обеспечении, обратитесь к рекомендациям от других компаний, которые уже используют данное ПО. Узнайте об их опыте, как они оценивают функциональность, поддержку и надежность софта. Служба поддержки «Добыто. КЭДО» ответит на все возникающие вопросы.
Перед окончательным выбором программного обеспечения проведите тестирование выбранных приложений. Удостоверьтесь, что ПО соответствует вашим требованиям и легко интегрируется с существующими системами. Обратитесь к поставщику софта по поводу возможности предоставления обучения вашим сотрудникам для более эффективного использования системы.
Преимущества
Электронный документооборот – это процесс обмена документами и их обработки в электронной форме. Он предусматривает такие преимущества:
- Сокращение бумажных процессов. Позволяет устранить или сократить использование бумажных документов, упростить процедуры создания, отправки, хранения и поиска. Все документы проходят через электронную систему, что позволяет сократить расходы на бумагу, принтеры, сканеры и другую офисную технику.
- Ускорение работы. Электронный документооборот позволяет быстрее передавать и обрабатывать документы. Цифровые документы могут быть отправлены мгновенно, а автоматические оповещения и напоминания помогают ускорить процессы согласования и рассмотрения.
- Улучшение доступности документов. Все документы хранятся в системе управления документами «Добыто. КЭДО», что позволяет сотрудникам быстро найти нужные файлы и получить к ним доступ в любом месте и в любое время, при условии наличия соответствующих прав.
- Автоматизация процессов. Электронный документооборот позволяет автоматизировать многие процессы, связанные с документами, например, автоматический маршрут, создание и отправка уведомлений, автоматизированное создание отчетов. Это помогает снизить вероятность ошибок и повысить эффективность рабочих процессов.
- Улучшение безопасности. «Добыто. КЭДО» предоставляет возможность для установки различных уровней доступа к документам и контроля над изменениями. Также система может обеспечить хранение и передачу данных в зашифрованном виде, что обеспечивает высокий уровень защиты информации.
Также он позволяет сократить время, затрачиваемое на обработку документов, и предотвратить потери данных благодаря автоматизации процессов.
Использование «Добыто. КЭДО»
Прежде всего, выберите подходящую систему управления документами. Изучите рынок и выберите платформу, которая соответствует вашим потребностям и возможностям. Убедитесь, что выбранное решение поддерживает нужный набор функций, интеграцию с другими системами и соответствует требованиям безопасности, нормативно-правовым актам.
Создайте план внедрения, который включает в себя этапы настройки ПО, обучения сотрудников, импорта и конвертации существующих бумажных документов в электронный формат и запуск системы. Старайтесь постепенно мигрировать на электронный документооборот, начиная с определенных процессов или отделов, постепенно расширяйте его использование.
Организуйте обучение для сотрудников, которые будут использовать систему. Покажите им основы работы с программным обеспечением, объясните процедуры создания, отправки, рассмотрения и поиска документов. Обучение может быть проведено как внутренними специалистами, так и с помощью тренеров от поставщика ПО.
Разработайте стандартные шаблоны документов для вашей организации, чтобы сохранить единый стиль и формат. Определите процессы утверждения, согласования и рассмотрения электронных документов. Заведите маршруты и роли для каждого процесса, чтобы указать, кто должен получить и обработать каждый документ.
Определите правила доступа к электронным документам. Установите уровни доступа на основе ролей и ответственностей сотрудников. Также регулируйте права на изменение и удаление документов, чтобы обеспечить безопасность и предотвратить возможность несанкционированного изменения или удаления данных.
Регулярно создавайте резервные копии и архивируйте электронные документы, чтобы обеспечить их сохранность и доступность на случай сбоев в системе или утраты данных. Не забывайте о регулярной оптимизации процессов «Добыто. КЭДО».
Электронный документооборот позволяет организациям обмениваться документами с поставщиками, клиентами и другими контрагентами. Это включает в себя отправку счетов-фактур, заказов, договоров, актов выполненных работ и других документов, связанных с бизнес-процессами.
Заключение
- Электронный документооборот позволяет автоматизировать и стандартизировать рабочие процессы в организации. Например, система может автоматически пересылать документы на согласование, уведомлять о просроченных задачах или автоматически заполнять данные файлов из других систем.
- С использованием электронного документооборота можно внедрить электронные подписи для юридически обязательного подтверждения подлинности и целостности документов. Это позволяет ускорить процессы подписания документов, облегчает удаленную работу и повышает уровень безопасности.
- Конкретные сценарии использования могут сильно отличаться в зависимости от типа организации и ее потребностей. Важно определить конкретные бизнес-процессы, которые можно оптимизировать с помощью ЭДО, и выбрать соответствующую систему, подходящую для ваших целей. Это, а также использование других способов автоматизации HRM, позволяет значительно повысить эффективность работы предприятия, а значит, увеличить прибыль, которую получает фирма.
