Грубые нарушения трудовой деятельности и правил внутреннего трудового распорядка, когда работник без уважительной причины не появляется на рабочем месте, могут стать причиной привлечения к дисциплинарной ответственности, а в некоторых случаях – увольнения. Чтобы документально засвидетельствовать прогул, работодатель составляет акт об отсутствии на рабочем месте.
Читайте, когда и зачем составляется акт об отсутствии на рабочем месте, что указать в его содержании, какие последствия влечет оформление документа.
- Определения
- Зачем составляют акт об отсутствии на рабочем месте?
- Кто и как составляет акт об отсутствии на рабочем месте?
- Что еще нужно знать об оформлении акта?
- Оформление акта в электронной форме
- Преимущества электронного документооборота при работе с локальными нормативными актами
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Определения
Прогул – отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов подряд в течение смены или рабочего дня, а также на протяжении всего рабочего дня (смены) независимо от его продолжительности (п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Акт об отсутствии на рабочем месте – локальный нормативный акт, документально подтверждающий отсутствие сотрудника на работе. Сам по себе документ не подтверждает прогул, а лишь фиксирует отсутствие работника, если заранее он не предупредил работодателя о том, что не появится на рабочем месте.
Зачем составляют акт об отсутствии на рабочем месте?
Если сотрудник отсутствует на рабочем месте более 4 часов, то это считается прогулом. Но без документального подтверждения прогул не будет иметь каких-либо юридических последствий для самого прогульщика. Поэтому необходимо составлять акт, причем делать это каждый раз при прогулах. Если составить документ позже, чем 1 месяц после факта отсутствия на рабочем месте, то юридической силы такой документ иметь не будет, и законных оснований для дисциплинарного взыскания, увольнения у работодателя тоже не будет.
Обратите внимание, что составление акта никак не подтверждает прогул, поскольку позже сотрудник к объяснительной записке может приложить документы, указывающие на наличие причины отсутствия на работе. Т.е. сам по себе акт не является чем-то устрашающим для работника. Вести учет рабочего времени и оформлять различные документы по кадровым процессам можно в системе «Добыто. КЭДО».
К прогулам не относится следующее:
- Время, проведенное на больничном.
- Сдача экзаменов, защита диплома, аттестация.
- Вызов в суд или правоохранительные органы, участие в следственном эксперименте.
- Исполнение общественных обязанностей – участие в судебном заседании в качестве присяжного, выполнение обязанностей члена избирательной комиссии).
- Участи в забастовке – например, если работодатель не выплачивает зарплату 15 и более дней.
- Смерть, болезнь близкого родственника.
- Стихийные бедствия и форс-мажорные обстоятельства (ДТП, аварии в коммунальной сфере, забастовка участников сферы транспорта).
- Принудительное ограничение свободы до вступления приговора в законную силу (арест).
Важно отметить, что работодатель сам решает, что относится к уважительным причинам, а что нет. Практика судебных решений показывает, что увольнение сотрудников, если они отсутствовали на рабочем месте по перечисленным выше причинам, обычно признается противоправным. Для сотрудника важно в установленный законом срок предоставить объяснение прогула и документальное подтверждение его причины – например, повестка в суд. При использовании системы «Добыто. КЭДО», документы можно оформлять в электронном виде.
По трудовому законодательству дисциплинарное взыскание в отношении сотрудника наступает не позднее 1 месяца с момента обнаружения проступка. При длительном прогуле отсчет начинается с последнего дня, когда сотрудник отсутствовал на работе, а не с первого. После появления на рабочем месте работодатель должен предоставить сотруднику 2 рабочих дня для объяснения причин.
Мнение эксперта. Акт составляется каждый день на протяжении всех дней, когда сотрудник без уведомления не появлялся на рабочем месте. Если же оформлять документ реже, то прогульщик может оспорить применяемые к нему дисциплинарные взыскания в суде.
Кто и как составляет акт об отсутствии на рабочем месте?
Составить акт может сотрудник кадровой службы, штатный юрист, руководитель подразделения или секретарь. Для этого можно использовать функционал системы «Добыто. КЭДО».
Унифицированной формы акта об отсутствии на рабочем месте нет – составлять документ можно либо в произвольной форме, либо по используемому в организации шаблону. В акте необходимо отразить следующие сведения:
- Полное и сокращенное наименование организации.
- Вид документа («Акт»), его номер и дата создания.
- ФИО работника, в отношении которого составлен документ (пример: «Акт № 357 об отсутствии на рабочем месте Иванова И. О.»).
- Время составление документа (подписания) – указываются часы и минуты.
- ФИО сотрудника, который составил акт.
- ФИО свидетелей (не менее 2-х сотрудников).
- Причина составления акта – отсутствие в течение определенного времени, всей смены или рабочего дня.
- Вероятная причина отсутствия – к примеру, если сотрудник предупредил по телефону или иным каналам связи
- Предложения – например, предоставить объяснение в течение 2-х рабочих дней.
Документ должен быть заверен минимум 3-мя подписями: составителя и 2-х свидетелей.
Мнение эксперта. Неправильно составленный акт может стать причиной аннулирования дисциплинарного взыскания, если сотрудник обратится в трудовую инспекцию или в суд. Распространенные ошибки – не указаны свидетели или отсутствует их подпись, не указаны причины прогула, если сотрудник заранее предупредил о них. Обязательно указывать время составления акта. Не забывайте, что прогул – это отсутствие на рабочем месте не менее 4-х часов. Т.е. за отсутствие в течение 3-х часов акт не составляется. Подписи в документе должны ставить свидетели – лица, которые могли подтвердить факт отсутствия работника. Т.е. любые 2 сотрудника компании не могут подписывать акт.
Что еще нужно знать об оформлении акта?
Наибольшую сложность для работодателя представляет определение уважительности причины отсутствия на рабочем месте и возможность в связи с этим наложить дисциплинарное взыскание на провинившегося сотрудника. Если работник указал следующие причины, и смог их документально подтвердить, то увольнять его не стоит:
- Ссора с руководителем, начальником. Здесь важно понять причину ссоры. Если непосредственный начальник прогульщика требовал от подчиненного выполнять ту работу, которая не входила в его должностные обязанности, то увольнение будет противоправным.
- Семейные обстоятельства. Какого-то перечня того, что считать семейными обстоятельствами, не существует. К уважительной причине отсутствия на работе можно отнести и болезнь близкого родственника, и необходимость сопровождения его в медицинское учреждение, и судебные разбирательства при разводе супругов.
- Не полученное работодателем заявление об увольнении. Иногда встречаются ситуации, когда работник не желает появляться на работе, и отправляет письменное заявление об увольнении по собственному желанию. В соответствии с действующим законодательством обязательная отработка в 14 недель начинается с момента получения руководителем заявления об увольнении по собственному желанию. Подать заявление работник может как лично, так и дистанционно (по почте).
- Устная договоренность с сотрудником об изменении графика работы. При заключении трудового договора определяется режим работы сотрудника, его должностные обязанности. Если в период пиковой нагрузки в компании работодатель меняет режим работы, то он обязан уведомить об этом сотрудников под подпись, документально утвердить подобные изменения. В случае только устной договоренности сотрудник может не появляться на рабочем месте в то время, которое не определено в его должностной инструкции, трудовом договоре.
Работодатель вправе посчитать ту или иную причину неуважительной, и уволить сотрудника по статье, но и сам прогульщик имеет право на обращение в трудовую инспекцию или в суд. Нужны ли работодателю судебные разбирательства, внеочередные проверки инспектора по труду? Скорее всего – нет. Идеальный вариант – содержать в штате юриста. Если такой возможности нет, то необходимо тщательно отслеживать не только изменения в трудовом законодательстве, но и судебные прецеденты, когда суд вставал на сторону работника, а не работодателя. Для составления кадровых документов можно использовать шаблоны и образцы, представленные в системе «Добыто. КЭДО».
Оформление акта в электронной форме
В соответствии с действующим трудовым законодательством только 4 кадровых документа должны обязательно оформляться в бумажном виде, и акт об отсутствии на рабочем месте к таковым не относится. Соответственно, если в организации введен кадровый электронный документооборот, то оформлять документ можно в электронном виде. Все процедуры в этом случае аналогичны, как и при оформлении бумажного документа, за исключением следующего:
- Составитель и свидетели ставят электронные подписи.
- Документ для ознакомления работнику, в отношении которого он составлен, отправляется в используемой в организации системе КЭДО.
С 2021 года допускается оформлением многих документов между работником и работодателем в электронном формате. Для этого идеально подойдет система «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Оформление локальных нормативных актов в электронном виде – не только удобный, но и надежный способ ведения кадрового документооборота. Все важные документы, которые могут потребоваться при проверках трудовой инспекции или судебных разбирательствах, никогда не потеряются, не будут уничтожены вследствие пожара или иного ЧС.
Преимущества электронного документооборота при работе с локальными нормативными актами
Основными плюсами ведения кадрового электронного документооборота для работодателя является следующее:
- Отсутствие необходимости печати бланков и собственноручной подписи документов. Тот же акт об отсутствии на рабочем месте и другие локальные нормативные акты можно сформировать в используемой системе (сервисе) КЭДО, отправить с уведомлением сотрудникам, которые должны ознакомиться и подписать документы с помощью своих электронных подписей.
- Мгновенная подпись и отправка документов для ознакомления. Сотрудник после прогула должен ознакомиться с актом и предоставить объяснительную в течение 2-х рабочих дней. Если по ошибке кадровика сотрудник не сможет ознакомиться с актом, и, соответственно, не предоставит по этой причине объяснительную, то почти всегда позже он сможет обжаловать дисциплинарные взыскания в отношении него. В системе «Добыто. КЭДО» акт направляется сотруднику сразу же, также по тому или иному каналу связи будет отправлено уведомление о том, что необходимо ознакомиться с электронным документом.
- Сохранность и защита внутренней документации. В зависимости от выбранной системы и тарифа хранить кадровую документацию работодатель может на своем сервере или на сервере оператора системы КЭДО. Получить доступ к данным третьи лица не смогут. Не требуется хранить большое количество папок с локальными нормативными актами, вести архив кадровой документации компании.
В системе «Добыто. КЭДО» можно формировать шаблоны локальных нормативных актов. При заполнении документов, в т.ч. необходимых для наложения дисциплинарного взыскания, исключаются возможные ошибки и неточности. Сервисы и системы в виде «коробочного» решения регулярно обновляются – учитываются все изменения, вносимые в трудовое законодательство. Поэтому кадровику не приходится следить за постоянными изменениями в законах.
Заключение
- Акт об отсутствии на рабочем месте, хотя и не относится к обязательным кадровым документам, помогает работодателю поддерживать трудовую дисциплину и исключать возможные проблемы в суде, если после наложения дисциплинарного взыскания провинившийся сотрудник захочет его обжаловать. Документ составляется в свободной форме, но при этом он должен обязательно содержать ряд требований – время составление, время отсутствия работника, причины, если имеются, а также данные о составителе акта и 2-х свидетелях, его подписавших.
- Сам по себе акт не является документом, на основании которого можно уволить сотрудника – для подобного дисциплинарного взыскания также обязательно должны быть оформлены докладная и объяснительная записка (или акт об отсутствии таковой), приказ руководителя о дисциплинарном взыскании.
- Оформить акт можно как в бумажном, так и в электронном виде. Ведение кадрового электронного документооборота намного быстрее, удобнее и надежнее. Как минимум, при отправке для ознакомления акта в системе КЭДО сотрудник после появления на рабочем месте не сможет заявить, что никто его с документом не ознакомил. При этом важно помнить, что при введении электронного документооборота все сотрудники компании должны быть ознакомлены с соответствующим приказом об ЭДО под подпись.
FAQ
Достаточно ли акта об отсутствии на рабочем месте для наложения дисциплинарного взыскания?
Нет. Акт только фиксирует отсутствие сотрудника на работе. Документ не подтверждает прогул. Для наложения дисциплинарного взыскания необходимо также оформить докладную записку от непосредственного руководителя сотрудника, объяснительную записку с указанием причины отсутствия на рабочем месте и приказ о дисциплинарном взыскании в отношении прогульщика, если руководитель посчитает причины в объяснительной неуважительными.
Как можно наказать прогульщика, если причины отсутствия на работе не являются уважительными?
Трудовое законодательство выделяет 3 вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. Руководитель сам принимает решение о том, какое дисциплинарное взыскание наложить на конкретного сотрудника. При этом необходимо руководствоваться нормами ТК РФ, федеральными законами, локальными нормативными актами. Следует рассмотреть причины прогула (-ов), а также характеристики конкретного прогульщика. Наказание в отношении работника не является обязательным, но оно помогает сохранять трудовую дисциплину в коллективе.
Обратите внимание, что без объяснительной записки применять в отношении работника те или иные меры нельзя. Если после 2-х рабочих дней прогульщик не предоставил объяснительную записку, то в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ составляется соответствующий акт. И только в этом случае наложение дисциплинарного взыскания будет правомерным с точки зрения трудового законодательства.
Для чего хранить акт об отсутствии на рабочем месте?
Сам по себе акт не является каким-то обязательным ЛНА, но его наличие поможет работодателю в случае возникновения судебных разбирательств с сотрудником. Например, при увольнении сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, и тогда наличие документа вместе с докладной, объяснительной и приказом помогут работодателю показать (или доказать в суде) правомерность наложения дисциплинарного взыскания. Но к обязательным документам, которые необходимо вести в компании, акт об отсутствии на рабочем месте не относится.
