Кадровые журналы ведутся для учета различных сведений, в том числе о действующих или архивных документах. Помимо прочего, это могут быть и трудовые договоры с сотрудниками, работающими в компании, либо уволенные по различным основаниям. Журнал трудовых договоров содержит данные о номер и дате заключения, срок действия, должности и профессии, иную информацию. Так как унифицированной формы документа нет, предприятие может разработать его самостоятельно.
Читайте, зачем нужен журнал трудовых договоров и нужно ли его вести в компании, что входит в содержание документа, как вести его с использованием КЭДО.
- Журнал трудовых договоров – обязательный или добровольный документ
- Преимущества для компании, которая ведет журнал
- Особенности заполнения, учета и хранения журнала трудовых договоров
- Содержание документа
- В какой форме ведется журнал трудовых договоров
- Кто ведет и хранит журналы
- Есть ли обязательные сроки хранения
- Как вести журнал трудовых договоров в системе электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Журнал трудовых договоров – обязательный или добровольный документ
Ни в одном нормативном акте журнал трудовых договоров не указан в перечне обязательных документов. Следовательно, предприятие – работодатель может самостоятельно принимать решение о ведении журналов, либо обходиться в текущей работе без них. Документ может быть важен:
- для систематизации и структурирования данных о большом количестве трудовых договоров;
- для отдельного учета разных видов документов (срочные, ученические, с неопределенным сроком и т.д.);
- для упрощения доступа к сведениям о действующих или архивных договоров, дополнительных соглашениях.
Трудовые договоры есть в любой компании, использующей наемный труд. Для их оформления, подписания, учета и хранения можно использовать электронные ресурсы, в том числе модуль «Добыто. КЭДО». У каждого договора есть обязательные и дополнительные условия, реквизиты. Именно эти данные могут входить в содержание журнала.
Начать ведение журналов можно в любой момент (например, сразу после приема на работу первых сотрудников). Для определения порядка ведения документов утверждаются локальные акты (ЛНА) – инструкции, регламенты, положения и т.д. Также руководитель утверждает форму журнала, которую будут вести подчиненные. Примерный шаблон документа можно найти в модуле «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Ведение журнала трудовых договоров является правом, а не обязанностью работодатель. Следовательно, за отсутствие документа никакой ответственности со стороны государства не грозит. Но если специалисты компании будут нарушать инструкции или иные внутренние акты, описывающие правила ведения журнала, их можно привлечь к дисциплинарному наказанию.
Преимущества для компании, которая ведет журнал
Работодатель должен стремиться к упрощению всех текущих процессов в подразделениях, оптимизации рабочего времени и ресурсов. Журнал трудовых договоров тоже может использоваться для указанных целей. Работа с документом дает следующие преимущества:
- ведение учета всех трудовых договоров, со ссылкой на его реквизиты, номенклатуру дел;
- возможность быстрого получения сведений о дате заключения, номере и срок действия документа;
- структурирование информации по кадрам, возможность учета в системе электронного документооборота.
Журнал является производным документом. Сведения в него вносятся по мере оформления, изменения или расторжения трудовых договоров, заключения дополнительных соглашений. Поэтому ведение журнала не отменяет обязанность правило составить сам договор или допсоглашение. При противоречивости информации в журнале и договоре приоритет отдается второму документу.
Особенности заполнения, учета и хранения журнала трудовых договоров
Чтобы организовать работу по ведению журнала трудовых договоров, работодателю нужно:
- определиться с форматом ведения документа (в бумажном виде или электронно);
- разработать и утвердить шаблон журнала;
- утвердить инструкции и иные локальные акты, описывающие порядок ведения документа;
- назначить ответственных лиц, указать их обязанности в должностной инструкции.
Если журнал ведется в бумажном виде, можно приобрести готовые шаблоны в профильных розничных магазинах, либо использовать обычные книги, тетради и т.д. Но намного удобнее оформлять журналы и иную документацию по кадрам в электронном формате. Оптимальным решением для этого является модуль «Добыто. КЭДО». Там можно не только заполнять журнал вручную, но и автоматизировать этот процесс. Основные сведения будут вноситься в форму по мере заключения, изменения или расторжения трудовых договоров.
Содержание документа
В отличие от многих других кадровых документов, унифицированная форма журнала трудовых договоров не утверждена законодательством. Поэтому работодатель может сам разработать ее, либо приобрести в профильных организациях. В основное содержание журнала входят следующие сведения:
- порядковый и регистрационный номер договор или доп. соглашения;
- даты заключения, изменения и расторжения (со ссылкой на основание по ТК РФ, приказ руководителя);
- вид трудового договора (срочный, на неопределенный срок, сезонные или временные работы);
- подразделение, в котором работает сотрудник, его ФИО, профессия и должность, квалификационный разряд и т.д.;
- примечания (можно указать любые дополнительные сведения, имеющие отношение к договору).
Это только примерный перечень разделов, которые может содержать журнал трудовых договоров. Помимо прочего, там можно указывать данные и характере работы (например, совместительство), об условиях труда (опасные, вредные и т.д.). Многие работодатели включают в журнал раздел со сведениями о датах и названиях инструктажей, с иной информацией.
Разъяснений эксперта. В процессе текущей деятельности содержание разделов журнала трудовых договоров можно дополнять и изменять. Также можно утвердить раздельное ведение документов по разным филиалам и подразделениям предприятия, если это обусловлено спецификой работы кадровой службы. Обобщение информации будет осуществляться в едином журнале, который ведется в головном офисе.
В какой форме ведется журнал трудовых договоров
Хотя традиционный бумажный документооборот постепенно сходит на нет, его все еще используют многие предприятия. При ведении журнала в указанном формате нужно соблюдать следующие требования:
- журнал ведется в виде книги или тетради, где всего листы нужно нумеровать с общим прошиванием, проставлением печати;
- работодателю нужно определить не только порядок заполнения, но и правила, место хранения документа (например, в делах кадровой службы);
- с инструкцией о порядке ведения журнала трудовых договоров нужно ознакомить ответственных лиц.
Журнал трудовых договоров относится к кадровым документам с ограниченным доступом. Работа с ним ведется отделом кадров, другими уполномоченными службами и специалистами. Об этом нужно указать в соответствующих локальных актах.
Журналы трудовых договоров можно вести в цифровом формате. Для этого необходимо:
- установить и настроить профильное программное обеспечение (как вариант, модуль «Добыто. КЭДО»);
- утвердить регламент работы с программой, обучить специалистов отдела кадров и иных ответственных лиц;
- оформить электронные подписи, которые нужны для полноценной работы с КЭДО.
В электронном виде можно оформлять и сами трудовые договоры. Но для этого необходимо получить письменное согласие от каждого конкретного работника. Для журналов таких требований нет, так как сведения в них вносят не сотрудники, а уполномоченные специалисты.
В электронном формате журнал трудовых договоров создается в виде файла. Защиту информации обеспечивает функционал системы документооборота. Всем указанным требованиям отвечает модуль «Добыто. КЭДО», который уже используют многие крупные организации в России.
Кто ведет и хранит журналы
Эти нюансы описываются в локальных актах предприятия. На практике, ведением и хранением журналов трудовых договоров могут заниматься:
- кадровая служба организации;
- общий отдел делопроизводства;
- отдельный специалист (например, секретарь-делопроизводитель).
Если ведение журнала поручено кадровой службе, то она изначально будет иметь в распоряжении оформленные трудовые договоры, приказы. Другие подразделения и специалист могут получать соответствующую информацию в бумажном виде, либо через систему электронного документооборота. В модуле «Добыто. КЭДО» можно настроить взаимодействие между разными службами, а обмен данных будет осуществляться максимально быстро и просто.
Примерный алгоритм действий по заполнению журнала трудовых договоров на предприятии:
- процесс приема на работу, увольнения или урегулирования трудовых отношений завершается подписанием договора (доп. соглашения), изданием приказа;
- договор и/или соглашение регистрируются в общем или кадровом делопроизводстве (с присвоением номера);
- сведения о подписанном (утвержденном) документе вносятся в соответствующие разделы журнала, с соблюдением порядка нумерации;
- по мере необходимости, можно аннулировать или корректировать запись в журнале, что заверяется подписью ответственного лица;
- журналы, заполненные в полном объеме, передаются на хранение в архив.
Правильность оформления кадровых документов можно и нужно периодически проверять. Одной из форм проверки может быть аудит документации – комиссией из числа сотрудников компании, либо специалистами сторонней организации. При выявлении ошибок их нужно устранить. Сотрудников, постоянно опускающих недостатки, можно привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии с ТК РФ. локальными актами.
Разъяснения эксперта. Нельзя привлечь на нарушение обязанностей, которые не прописаны в локальном акте или должностной инструкции. На эти моменты руководству предприятия необходимо обращать внимание. Для сокращения количества ошибок и недостатков рекомендуем проводить обучение кадровых специалистов, повышать их квалификацию.
Есть ли обязательные сроки хранения
Журналы трудовых договоров относятся к общим документам компании. Согласно Приказу Росархива № 236, их нужно хранить:
- не менее 75 лет – если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003;
- не менее 50 лет – если делопроизводство окончено после указанной даты.
Если предприятие ликвидируется, кадровые документы с неистекшим сроком действия передаются в архив. Если указанные выше сроки истекли, журналы можно уничтожить. С этой целью компания создает комиссию, которая оформляет акты по мере уничтожения документов. В актах отражается основное содержание журналов (в частности, перечень договоров, период ведения и т.д.).
Как вести журнал трудовых договоров в системе электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
Модуль «Добыто. КЭДО» — это современное решение для ведения электронного документооборота по кадрам. Система позволяет оформлять, подписывать и хранить любые виды документов, в том числе журналы трудовых договоров. Работодатель получит следующие преимущества:
- модуль «Добыто. КЭДО» удобен и прост в настройке, эксплуатации;
- система отвечает всем требованиям законодательства, включена в реестр отечественного ПО;
- в модуле «Добыто. КЭДО» можно работать с любыми видами электронных подписей;
- использование алгоритмов искусственного интеллекта позволяет легко автоматизировать все кадровые процессы;
- модуль можно интегрировать с другими программами и сервисами, чтобы оперативно обмениваться данными и документами.
Все возникающие вопросы и сложности поможет оперативно решить служба технической поддержки. Чтобы оценить преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО», закажите бесплатную демоверсию!
Заключение
- Журнал трудовых договоров – это один из документов, который предприятие может вести на свое усмотрение. О введении данной формы издается приказ или распоряжение, разрабатывается инструкция о порядке заполнения, хранения.
- В журнале отражаются данные о номере или дате заключения, виде трудового договора. Точный состав разделов и сведений документа определяет сам работодатель.
- Вести журналы трудовых договоров можно в бумажном или электронном формате. Для второго варианта рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».
- Хранить журналы нужно не менее 75 или 50 лент (зависит от момента окончания делопроизводства по документу). После истечения указанных сроков журналы можно уничтожить с составлением комиссионного акта.
FAQ
Зачем нужны журналы трудовых договоров?
Этот документ можно вести в добровольном порядке. Он упрощает работу с документацией по кадрам, систематизирует информацию, ускоряет доступ к ней по мере необходимости.
Что входит в содержание журнала трудовых договоров?
Точный состав разделов документа утверждает работодатель в лице директора компании. В содержание входят реквизиты договора с сотрудником (дата, номер), вид и срок действия, должность и профессия, подразделение организации, иная информация.
Как организовать ведение журналов трудовых договоров?
Для этого нужно принять ряд локальных актов (в частности, инструкцию по кадровому делопроизводству), утвердить форму журнала. Полномочия по ведению и хранения журнала указываются в должностных инструкциях специалистов компании.
