Системы кадрового учета

Система кадрового учета – это программное обеспечение, которое автоматизирует все процессы делопроизводства, упрощает работу специалистов. Функционал самых простых программ позволяет оформлять документы в цифровом виде, согласовывать их без бумажной волокиты. Более продвинутые системы можно интегрировать с другими сервисами, использовать для взаимодействия и документооборота со всеми службами компании, подбора кадров.

Читайте, на что обратить внимание при выборе системы кадрового учета, в чем заключаются особенности электронного делопроизводства по кадрам, что входит в функционал программ.

Что такое система кадрового учета

Кадровый учет связан с ведением различной документации по персоналу, ее систематизацией и хранением, согласованием и подписанием. В том или ином виде, учет ведется во всех организациях. Даже если в компании числится всего несколько сотрудников, на них нужно издать приказы и составить договоры, вести личные дела и карточки, оформлять и сдавать отчетность. На крупных предприятиях, кроме указанных выше мероприятий, кадровое делопроизводство может включать:

• комплекс мероприятий по подбору и найму сотрудников, формированию кадрового резерва;
• обработка и обмен данными (документами) с разными подразделениями фирмы, со сторонними организациями и государственными структурами;
• обучение сотрудников по различным программам, проверка знаний и навыков;
• заполнение текущей документации по кадрам (например, для учета рабочего времени, подсчета общего и специального стажа);
• работа с нормативной базой, судебной практикой по кадровым вопросам.

Современные системы кадрового электронного документооборота позволяет решать все перечисленные задачи. Помимо этого, дополнительные возможности дает использование алгоритмов искусственного интеллекта. Например, в системе «Добыто. КЭДО» они положены в основу сервисов самообучения и тестирования персонала, обучения работников кадровой службы.

Комментарий эксперта. На рынке представлены десятки систем кадрового учета, обладающих разным функционалом. Это позволяет компании выбрать и настроить программное обеспечение под свои нужды. В большинстве случаев есть возможность ознакомиться с бесплатной демоверсией системы, чтобы оценить ее плюсы и минусы. Также важно качество службы поддержки, которая поможет разобраться в настройках, освоить программу и ее отдельные сервисы.

Кому актуально внедрение и использование систем кадрового учета и документооборота

Преимущества перехода на систему электронного кадрового учета сможет оценить как малый и средний бизнес, так и крупное предприятие. Работа с программным обеспечением позволяет:

• соблюсти требования законодательства РФ об использовании электронного документооборота (например, сейчас нужно сдавать отчеты по кадрам в цифровом виде, если на предприятии работает более 10 человек);
• сократить количество штатных единиц и уменьшить фонд оплаты труда, так как функционал системы кадрового учета повышает эффективность работы;
• упростить ведение кадровых документов и отчетности, сократить временные затраты и устранить ошибки;
• автоматизировать процедуры подписания и согласования документации, вести контроль за каждым этапов этих процессов.

Систему кадрового учета можно интегрировать с программами для ведения бухгалтерии, общего делопроизводства в организации. Это само по себе является преимуществом, так как повышает эффективность внутренней работы специалистов.

Функционал систем кадрового учета

Как и любое программное обеспечение, каждая система кадрового учета имеет определенный функционал. Исходя из специфики документооборота по кадрам, программный комплекс должен отвечать следующим требованиям:

• соответствие обязательным требованиям к защите информации (прежде всего, это будут персональные сведения работников);
• соответствие направлениям деятельности организации (например, могут действовать специальные правила оформления документов для особых условий труда);
• соответствие современным технологическим решениям (например, система должна отвечать требованиям операционной системы на ПК или другом устройстве).

Естественно, сервис должен быть достаточно прост в освоении, настройке и обслуживании. Не менее важен способ хранения информации и документов (например, на облаке, на собственном сервере). Также предприятию может быть актуален способ оформления ЭЦП для решения внутренних или внешних задач. На все эти моменты необходимо обращать внимание при выборе системы.

Ведение кадрового делопроизводства

Документы по кадрам можно вести в письменной или электронной форме. Сейчас государство стимулирует коммерческие организации и предпринимателей оформлять всю документацию только в «цифре». Некоторые виды документов вообще можно сдать в госорганы только в электронном виде. Например, это относится к расчетам по страховым взносам и персонифицированным сведениям, если численность персонала превышает 10 человек.

При внедрении и использовании системы кадрового учета сотрудники компании могут работать с документами в электронной форме. Функции системы для обеспечения делопроизводства по кадрам:

• оформление образцов и шаблонов документов под разные цели (например, типовые приказы и распоряжения, инструкции);
• заполнение, редактирование и согласование различной документации (договоры, соглашения, приказы и т.д.);
• обмен сведениями, их систематизация (например, актуально для сбора и учета данных о рабочем времени по разным подразделениям);
• постановка задач и контроль за их исполнением (например, можно указать сроки и ответственных лиц для инструктажей сотрудников);
• ведение текущих документов по кадрам (например, личные дела работников);
• подготовка документов и сведений для других подразделений фирмы, госорганов (например, информация об отработанном времени для бухгалтерии, отчеты для Социального фонда РФ);
• перенос письменных документов в электронный вид (например, это можно сделать в отношении архива по кадрам).

Естественно, это только примерный перечень возможностей, которые дает система кадрового электронного документооборота.

Комментарий эксперта. Для работы с системой и подписания документов могут требоваться ЭЦП разного вида. Современные КЭДО позволяют формировать ЭЦП для локальных нужд. Если требуется подписание документов для сторонних организаций или госорганов, потребуется усиленная квалифицированная цифровая подпись. Ее можно оформить платно через удостоверяющие центры. В отдельных случаях есть возможность получить ЭЦП бесплатно по линии налоговой службы.

Согласование и подписание документов

Оформление, согласование и подписание документов – это одна из ключевых возможностей системы кадрового учета. Общий алгоритм действия выглядит следующим образом:

• специалист кадровой службы готовит проект документа (с учетом цели оформления, требований законодательства и локальных актов);
• в системе документооборота проставляются задачи и сроки для лиц, участвующих в согласовании;
• по мере согласования каждым ответственным лицом осуществляется переход задачи (можно контролировать каждый этап прохождения документа, соблюдение сроков);
• после всех согласований документ направляется на подписание или утверждение руководителю, либо иному уполномоченному лицу;
• подписанный документ регистрируется через делопроизводство;
• исходя из вида документа, можно поставить задачи по контролю за его исполнением.

Естественно, к системе должны быть подключены все лица, которые участвуют в согласованиях и подписании. В процессе прохождения документа его можно возвращать на предыдущий этап, редактировать. Все редакции и изменения легко проследить.

По мере необходимости, итоговый документ можно распечатать. Для обеспечения защиты информации можно настроить разные уровни допуска к документации. Например, это актуально для документов, в которых содержатся персональные сведения граждан. За нарушения в работе с указанной информацией может грозить уголовная или административная ответственность.

Обучение сотрудников

Систему кадрового учета можно использовать для обучения персонала, развития личных и деловых качеств сотрудников. На примере системы «Добыто. Знания», это процесс может включать:

• предоставление доступа к базе данных, нормативным актам, методическим материалам;
• проведение различных мероприятий в онлайн-формате (курсы, лекции, инструктажи и т.д.);
• предоставление возможности для самообучения, в том числе на основе программ, подобранных алгоритмом искусственного интеллекта;
• проведение тестов и иных программ, позволяющих проверить уровень знаний и навыков сотрудников.

Если требуются обязательные инструктажи, контроль за сроками и порядком их проведения также можно настроить в системе. Учет этих данных крайне важен, так как их может проверить прокуратура, трудовая инспекция, иные ведомства.

Дополнительные функции и возможности

Полномочия кадровой службы могут быть намного шире, чем оформление, ведение и хранение документации. С помощью системы электронного документооборота можно:

• осуществлять подбор персонала, проводить собеседования и тесты в удаленном форме (в том числе с использованием сторонних сервисов, интегрированных в систему);
• вести номенклатуру дел в соответствии с локальными актами;
• осуществлять передачу документов в архив (его можно вести на своем сервере, на предоставленных облачных сервисах);
• проводить различные виды проверок, связанных с ведением документов по кадрам (например, правильность заполнения табелей учета рабочего времени по отдельным подразделениям);
• адаптировать сотрудников к новому месту работу или к расширенному объему обязанностей;
• проводить в режиме онлайн совместные мероприятия для выполнения задач, поставленных руководством.

Дополнительным преимуществом может быть быстрый перенос данных из других систем и платформ, возможность запуска программного обеспечения без продвинутых навыков. Состав модулей в системе можно подобрать исходя из специфики работы кадровой службы организации.

Комментарий эксперта. Системы электронного кадрового учета подходят для организаций любых форм собственности (государственные, коммерческие, общественные и т.д.). Предприниматель, который использует наемный труд, также оценит все преимущества перехода на КЭДО. Перечень сотрудников, которые будут подключены к системе, определяет руководитель организации.

Преимущества работы с системой кадрового документооборота «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» позволяет осуществлять полноценный кадровый учет на любом предприятии. Выделим ряд преимуществ, которые получат пользователи:

• интуитивно понятный интерфейс, возможность подключения, настройки и работы с системой без навыков продвинутого пользователя;
• упрощенный процесс интегрирования с другими системами, программами и платформами;
• наличие большой базы нормативных и подзаконных актов, шаблонов самых распространенных документов;
• быстрая работа системы даже на не самом современном оборудовании;
• наличие полноценной службы поддержки, готовой решить любые проблемы и вопросы;
• возможность подключить и использовать дополнительные модули (например, «Добыто. Знания» — сервис для обучения и развития персонала).

Работа в системе «Добыто. КЭДО» снижает затраты времени примерно в 2 раза. Также использование платформы позволит избежать необоснованного расширения штата, повышения фонда оплаты труда. Чтобы оценить основные преимущества работы с системой, закажите бесплатную демоверсию «Добыто. КЭДО».

Выводы

• Система кадрового учета – это программное обеспечение для работы с документами. Электронное делопроизводство эффективнее, удобнее и дешевле, чем стандартный бумажный документооборот.
• В системе кадрового учета можно оформлять, согласовывать, подписывать и вести различную документацию. Также там есть сервисы для обмена данными и взаимодействия с другими службами компании, формирования отчетности, тестирования и проверки знания.
• Современные системы кадрового учета можно легко интегрировать с другими платформами и программами. Также предприятие может настраивать разные модули и сервисы исходя из специфики работы отделы кадров.
• С функционалом системы учета «Добыто. КЭДО» можно ознакомиться в бесплатной демоверсии. С настройкой и подключением модулей поможет служба поддержки.

FAQ

Что такое система кадрового учета?

Это программный комплекс, который позволяет вести электронный документооборот и делопроизводство по кадрам. Точный перечень возможностей зависит от вида системы, ее модулей и сервисов.

Где можно использовать систему кадрового учета?

Система подходит как для небольших компаний и предпринимателей, так и для крупных предприятий. За счет внедрения системы можно повысить эффективность работы специалистов, избежать необоснованного расширения штата.

Как выбрать систему кадрового учета?

Лучше всего заказать демоверсию системы, где будут представлены все основные функции. Также можно связаться со службой поддержки, которая разъяснит специфику работы программ, окажет помощь в настройке и подключении.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)