Процесс подбора персонала

С процессами подбора персонала сталкиваются как новые компании, так и действующие предприятия. Для этого необходимо оценить потребность в кадрах, установить требования к соискателям. Далее осуществляется подбор резюме или размещение объявлений, ведется работа по отбору кандидатов. Заключительный этап процесса подбора персонала включает принятие управленческих решений, оформление документов о приеме на работу. Также компания может провести обучение и адаптацию для нового сотрудника.

Читайте, какие действия входят в процесс подбора персонала, кто участвует в нем, по каким этапам ведется отбор кадров, как повысить эффективность кадровых мероприятий.

Что входит в процесс подбора персонала

Персонал – это люди, которые работают на предприятии. Сюда входит как руководитель, так и рядовые сотрудники. Процесс подбора персонала необходим:

• чтобы укомплектовать кадрами новую организацию;
• чтобы заменить свободные вакансии (например, после увольнения одного или нескольких работников);
• чтобы заполнить новые штатные единицы, введенные при расширении компании;
• чтобы сформировать кадровый резерв по определенным должностям.

Самый простой процесс – прием на работу человека, который сам пришел в компанию, подал резюме и иные документы для трудоустройства. В этом случае проводятся индивидуальные действия (проверка анкеты, знаний и навыков, личное собеседование и т.д.).

Если организация сама является инициатором подбора кадров, процесс будет значительно сложнее. Необходимо точно сформулировать критерии, по которым будет вестись отбор кандидатов, организовать работу с ними. Ключевое значение имеет краткосрочное или стратегическое кадровое планирование. Например, если руководство точно знает о предстоящем расширении штатов в будущем году, можно заранее провести действия по подбору соискателей. К назначенной дате у компании уже будет перечень лиц, которых можно оформить на работу.

Комментарий эксперта. В некоторых случаях подбор персонала может осуществляться по договору с центром занятости. Компания обязана рассмотреть всех кандидатов, предложенных ЦЗН. Отказ в приеме на работу допускается, если соискатель не соответствует обязательным требованиям по должности, квалификации, образованию и навыкам. При этом дискриминация прямо запрещена нормами ТК РФ.

Кто участвует в процессах

Предприятие может использовать разные схемы в процессе подбора персонала. Работа может вестись:

• собственной кадровой службой или отдельным специалистом;
• сторонней компанией, которая ведет кадровые процессы по договору аутсорсинга;
• рекрутинговым агентством (обычно его функции заключаются в подготовке списков кандидатов, из которых заказчик выберет себе сотрудников).

Итоговое решение о приеме на работу определенных граждан принимает руководитель. Для этого ему передаются документы по итогам отбора, заключения и рекомендации.

Алгоритм действий, входящих в процесс подбора персонала

Компания заинтересована в том, чтобы максимально быстро и эффективно подобрать новые кадры. Затягивание процесса может негативно сказаться на текущей деятельности. Чтобы при поиске кандидатов не возникло проблем, желательно:

• четко сформулировать требования к гражданам, которые могут претендовать на работу;
• определить источники сбора информации о соискателях или для размещения объявлений;
• выделить средства на расходы, связанные с подбором персонала.

Естественно, для работы с претендентами на должность необходимо точно указывать условия труда, размер вознаграждения, дополнительные бонусы и социальные гарантии. Если эти сведения будут сформулированы в общих чертах и без конкретики, потенциально полезный кандидат может просто прекратить общение.

Разъяснения эксперта. Каждая компания сама определяет структуру штатного расписания, квалификационные требования к должностям и профессиям. Желательно руководствоваться профессиональными стандартами под определенные специальности. Они включают все необходимые требования, которым должен отвечать работник – образование, общий или профильный стаж, навыки работы с определенным оборудованием и т.д.

Определение потребности в кадрах, требований к кандидатам

Не имеет смысла начинать процесс подбора персонала, если он не нужен компании. Поэтому на начальном этапе необходимо:

• определить перечень должностей и специальностей, которые нужно заместить новыми кадрами;
• изменить штатное расписание, если это требуется для деятельности предприятия;
• обеспечить условия труда на рабочем месте, куда подбирается персонал;
• установить обязательные требования, по которым будет вестись подбор персонала.

Основные критерии, по которым ведется подбор сотрудников – общее или профильное образование, общий или специальный стаж работы, профильные знания и навыки. Для некоторых специальностей могут вводить дополнительные требования. Это может быть стаж руководящей работы, умение работать с определенной программой или техникой, отсутствие судимостей, наличие водительских прав и т.д. Чтобы избежать обвинений в дискриминации, требования должны быть едиными для всех соискателей на должность.

Поиск и анализ резюме, размещение объявлений

Чтобы провести отбор кандидатов на работу, необходимо сначала найти их. Для этого можно использовать следующие способы:

• подбор по кандидатам, включенных в базы ЦЗН, портала «Работа в России»;
• размещение собственных объявлений на различных ресурсах;
• работа с кадровым резервом, ранее сформированным компанией;
• обращение к рекрутинговым агентствам, готовым предложить базу данных соискателей.

Ничто не мешает использовать несколько вариантов из списка. Например, после размещения объявлений компания может сама подбирать претендентов на должность по резюме на различных порталах. В итоге, к отбору будет готов список из большого количества граждан, отвечающих необходимым требованиям.

В ходе предварительного этапа нужно вовремя отвечать за запросы соискателей. Они могут уточнять условия работы или заявленные требования, просить представить шаблоны анкет и иных документов для заполнения. Это упрощает работу на следующих стадиях процесса подбора персонала.

Работа по отбору соискателей, принятие решения

Чтобы вести предметный диалог и принять решение о приеме на работу, необходимо отобрать несколько человек, соответствующих заявленным требованиям. Эффективность этих действий будет выше, если вести их в электронном виде. Рекомендуем использовать систему «Добыто. КЭДО», которая позволяет перевести большинство кадровых процессов и мероприятий в цифровой формат. В частности, там можно настроить работу по проверке анкет и резюме, организовать удаленные собеседования.

Процесс отбора персонала для принятия последующих решений может включать:

• оценку соответствия по документам и сведениям о кандидате (например, если отсутствует обязательная справка, то дальнейшая работа с соискателем прекращается);
• предварительный отбор граждан, максимально отвечающим требованиям к должности;
• направление уведомлений о необходимости пройти дополнительные проверки, собеседования и тесты;
• проведение конкурса резюме (если это было предусмотрено объявлением о подборе персонала);
• мероприятия по подтверждению соответствия заявленным требованиям (тестирование, собеседование, опрос, личная встреча и т.д.);
• разъяснение условий труда, если кандидат подходит по требованиям;
• подготовка заключения и рекомендаций о приеме на работу определенного соискателя или сразу нескольких лиц.

Еще раз отметим, что большинство указанных действий можно выполнить удаленно – через системы кадрового документооборота, иные программы и сервисы. Как минимум, их можно использовать для обмена документами, переписки с соискателями, дистанционного общения через видео- или аудиосвязь.

Комментарий эксперта. В процессе отбора можно предложить кандидатам решение каких-либо практических задач. Но это не должно подменять трудовые функции действующих сотрудников. Практические тесты позволят оценить, соответствуют ли навыки и знания соискателя предъявленным требованиям. Это может сказаться и на уточнении объема должностных обязанностей при приеме на работу, на необходимости адаптации или обучения.

Оформление на работу, адаптация нового сотрудника

После завершения действий по подбору персонала необходимо оформить на работу отобранных кандидатов. С этой целью проводятся следующие кадровые мероприятия:

• запрашивается комплект документов, необходимых для трудоустройства (трудовая книжка, паспорт, СНИЛС и т.д.);
• издается приказ о приеме на работу (он регистрируется в системе общего или кадрового делопроизводства);
• оформляется и подписывается трудовой договор (не позже 3 дней с момента приема на работу);
• подписываются должностные инструкции;
• проводится ознакомление с обязательными локальными актами, первичные инструктажи;
• открывается личное дело работника, где будут отражаться все данные о его трудовой деятельности.

Как и по другим направлениям кадровой работы, документы на трудоустройство можно оформить в системе «Добыто. КЭДО». Работник должен дать письменное согласие на обработку персональных данных, об оформлении документации в электронном виде.

Чтобы вновь принятый работник успешно приступил к работе, могут потребоваться дополнительные мероприятия:

• обучение по различным программам;
• прохождение испытательного срока;
• адаптация к условиям труда и к работе в коллективе;
• ознакомление со спецификой работы на определенном оборудовании, с программами.

Сведения об указанных действиях также отражаются в документах кадровой службы, в системе КЭДО.

Комментарий эксперта. Чтобы избежать проблем со стороны надзорных органов, важно соблюдать сроки оформления кадровых документов, обеспечить безопасные условия труда. Основные полномочия по данным вопросам реализует отдел кадров. При ознакомлении нового сотрудника с локальными актами необходимо взять у него подпись. Точный перечень действий определяется в инструкции по кадровому делопроизводству.

Как повысить эффективность процесса подбора персонала

Чтобы процесс подбора персонала прошел максимально эффективно, рекомендуем:

• использовать современные методики и кадровые технологии;
• внедрить и использовать систему кадрового электронного документооборота;
• оценивать расходы на подбор персонала своими силами или через сторонние организации;
• внимательно относиться к отбору кадров, так как принятого на работу специалиста крайне сложно уволить;
• контролировать текущую работу кадровой службы, чтобы вовремя выявлять недостатки.

Желательно разработать и утвердить регламент работы по подбору персонала. Это может быть инструкция, положения, правила. Для проведения собеседований и иных проверок можно создать комиссию. В ее состав рекомендуем включить руководителя подразделения, куда принимаются на работу новые лица.

Какие преимущества дает использование системы «Добыто. КЭДО»

Используя систему «Добыто. КЭДО» можно значительно упростить и ускорить процесс подбора персонала:

• все действия можно вести через удобные сервисы и приложения;
• электронные документы можно оформлять изначально в цифровом виде (используя разные виды ЭЦП);
• в системе легко настроить кадровый учет по новым работникам и существующему персоналу;
• данные о трудовых договорах и иная информация могут автоматически регистрироваться в системе делопроизводства, в соответствующих журналах.

Для адаптации и обучения персонала можно использовать модуль «Добыто. Знания». Также там можно сформировать и развивать корпоративную библиотеку, которая поможет в текущей работе. Для оценки возможностей программы предлагаем заказать бесплатную демоверсию!

Заключение

• Процесс подбора персонала включает различные действия, от оценки потребности в новых кадрах до оформления документов о приеме на работу. Вести подбор персонала можно своими силами, через рекрутинговое агентство или организации по аутсорсингу.
• Для поиска кандидатов можно искать резюме, пользоваться базами данных от ЦЗН и портала «Работа в России», размещать свои объявления на различных площадках.
• Чтобы повысить эффективность процесса подбора кадров, можно использовать систему «Добыто. КЭДО». Программное обеспечение позволяет вести большинство действий в электронном виде.

FAQ

Что такое процесс подбора персонала?

Сюда входят различные действия по поиску резюме и размещению свои объявлений, отбору кандидатов, собеседованиям и проверкам. Процесс завершается оформлением документов о приеме на работу.

Кто участвует в процессе подбора персонала?

Этой работой может заниматься собственная кадровая служба, сторонняя организация по договору аутсорсинга, рекрутинговое агентство. Итоговые документы подписывает руководитель компании.

Как повысить эффективность процесса подбора персонала?

Одним из возможных решений может быть использование системы кадрового электронного документооборота. Там можно не только оформлять документы в цифровом виде, но и вести учет кандидатов, проводить удаленные проверки и собеседования.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)