Учебный отпуск — одна из тех гарантий, которые работодатели предоставляют нехотя, а работники используют не до конца. Между тем статьи 173–176 Трудового кодекса РФ обязывают организацию освободить совмещающего сотрудника от работы на строго определённый срок. Продолжительность зависит от формы обучения, уровня образовательной программы и стадии: от 15 дней на промежуточную аттестацию до 4 месяцев на подготовку и защиту диплома. В этой статье разберём, сколько именно дней оплачиваемого учебного отпуска полагается в год, какие условия должны совпасть, и почему кадровику стоит перевести учёт отпусков в систему КЭДО, чтобы не пропустить сроки выплат.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Что такое учебный отпуск и чем он отличается от ежегодного
Учебный отпуск — это целевое освобождение от работы, предоставляемое работнику для прохождения аттестаций, подготовки выпускных квалификационных работ, сдачи итоговых экзаменов. Регулируется главой 26 ТК РФ. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный не включается в график и не может быть перенесён на следующий год или заменён денежной компенсацией.
Ежегодный отпуск — право каждого работника вне зависимости от обстоятельств. Учебный — дополнительная гарантия, которая появляется только при совмещении работы с получением образования определённого уровня. Работодатель не вправе включить дни учебного отпуска в состав основного или вычесть их из него.
Правовая база учебного отпуска
Конкретные нормы распределены по нескольким статьям ТК:
- Ст. 173 — высшее образование: бакалавриат, специалитет, магистратура
- Ст. 173.1 — подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка)
- Ст. 174 — среднее профессиональное образование
- Ст. 176 — основное общее и среднее общее образование
Дополнительно действует Приказ Минобрнауки России N 1368, утвердивший форму справки-вызова — ключевого документа для оформления учебного отпуска. Без этой справки у кадровика нет законного основания издать приказ.
Мария Ж, юрист, эксперт по трудовому праву:
«Учебный отпуск — не милость работодателя, а обязанность по закону. На практике многие компании отказывают работникам, ссылаясь на производственную необходимость. Это прямое нарушение ТК, и при проверке ГИТ штраф по ст. 5.27 КоАП составит от 30 000 до 50 000 рублей для организации.»
Кому положен оплачиваемый учебный отпуск
Для предоставления оплачиваемого учебного отпуска одновременно должны выполняться четыре условия. Нарушение хотя бы одного даёт работодателю право отказать — или не оплачивать дни отсутствия.
Четыре обязательных условия
Первое условие — работник получает образование соответствующего уровня впервые. Если у человека уже есть диплом бакалавра и он поступает на второй бакалавриат, оплачиваемый учебный отпуск не полагается. Исключение — направление работодателем на обучение, закреплённое в трудовом или ученическом договоре.
Второе условие — образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию. Если вуз или колледж лишён аккредитации, гарантии главы 26 ТК формально не распространяются. Хотя коллективный договор или трудовой договор могут предусмотреть такие гарантии добровольно.
Третье условие — форма обучения. Оплачиваемый отпуск предоставляется только при заочной и очно-заочной (вечерней) формах обучения. Студенты-очники могут получить неоплачиваемый отпуск (отпуск без сохранения заработной платы).
Четвёртое условие — успешность обучения. Работник не должен иметь академических задолженностей. Справка-вызов сама по себе подтверждает, что студент допущен к очередной сессии.
Сколько дней учебного отпуска оплачивается в год: таблица по ст. 173–176 ТК РФ
Количество оплачиваемых дней учебного отпуска зависит от двух факторов: уровня образовательной программы и цели отпуска (промежуточная аттестация, итоговая аттестация, написание диплома). Все сроки указаны в календарных днях и являются максимальными за учебный год.
Высшее образование — бакалавриат, специалитет, магистратура (ст. 173 ТК РФ)
| Цель учебного отпуска | Оплата | Продолжительность |
|---|---|---|
| Промежуточная аттестация (1-2 курс) | Да | 40 календарных дней |
| Промежуточная аттестация (3 курс и далее) | Да | 50 календарных дней |
| Подготовка и защита ВКР + гос. экзамены | Да | до 4 месяцев |
| Сдача итоговых гос. экзаменов (без ВКР) | Да | 1 месяц |
| Вступительные испытания | Нет | 15 календарных дней |
| Очная форма: промежуточная аттестация | Нет | 15 календарных дней |
Среднее профессиональное образование (ст. 174 ТК РФ)
| Цель учебного отпуска | Оплата | Продолжительность |
|---|---|---|
| Промежуточная аттестация (1-2 курс) | Да | 30 календарных дней |
| Промежуточная аттестация (3 курс и далее) | Да | 40 календарных дней |
| Итоговая государственная аттестация | Да | до 2 месяцев |
Основное общее и среднее общее образование (ст. 176 ТК РФ)
| Уровень образования | Продолжительность |
|---|---|
| Основное общее (9 классов) — итоговая аттестация | 9 календарных дней |
| Среднее общее (11 классов) — итоговая аттестация | 22 календарных дня |
Мария Ж, юрист, соучредитель Добыто:
«Частая ошибка — считать, что 40 или 50 дней полагаются за каждую сессию. На самом деле это суммарный лимит за учебный год. Если работник использовал 25 дней на зимнюю сессию, на летнюю останется не более 15 (при лимите 40) или 25 (при лимите 50). Превышение кадровик имеет право не оплачивать.»
Как рассчитать оплату учебного отпуска
Оплата учебного отпуска производится по правилам расчёта среднего заработка, установленным ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ N 922 от 24.12.2007. Порядок аналогичен расчёту отпускных за ежегодный отпуск.
Формула расчёта
Средний дневной заработок вычисляется по формуле: совокупный доход за расчётный период (12 месяцев) делится на количество отработанных месяцев, умноженное на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Полученная величина умножается на число дней учебного отпуска.
Пример расчёта. Работник получает оклад 60 000 рублей, расчётный период отработан полностью. Учебный отпуск — 40 календарных дней.
Средний дневной заработок: 60 000 × 12 / (12 × 29,3) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 руб.
Оплата учебного отпуска: 2 047,78 × 40 = 81 911,26 руб.
Из этой суммы удерживается НДФЛ 13%. На руки работник получит: 81 911,26 × 0,87 = 71 262,80 руб.
Сроки выплаты
Выплата производится не позднее чем за 3 календарных дня до начала учебного отпуска — по аналогии с ежегодным оплачиваемым отпуском (ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого срока влечёт ответственность по ст. 236 ТК (денежная компенсация за задержку) и по ст. 5.27 КоАП (штраф).
Для удобного расчёта остатка дней отпуска воспользуйтесь калькулятором остатка дней отпуска на портале Добыто.
Мария Ж, эксперт по трудовому праву:
«Бухгалтеры иногда задерживают оплату учебного отпуска, ссылаясь на то, что это не основной отпуск. Это неправильно: ТК не делает различий. Задержка даже на один день формально нарушает закон. Мы в Добыто настроили автоматическое уведомление кадровика за 5 рабочих дней до начала учебного отпуска — и за 3 года ни одной просрочки.»
Автоматизируйте учёт учебных отпусков
В сервисе Добыто КЭДО кадровик создаёт приказ на учебный отпуск, прикрепляет скан справки-вызова и направляет документ на подпись работнику — всё в электронном виде. Система автоматически рассчитывает сроки выплаты и напоминает бухгалтерии о дедлайне. Никакой бумаги, никаких просрочек.
Справка-вызов: основание для учебного отпуска
Справка-вызов — единственный обязательный документ для оформления учебного отпуска. Форма утверждена Приказом Минобрнауки России N 1368 от 19.12.2013 (в редакции Приказа N 443 от 26.05.2015). Справка состоит из двух частей: вызов и подтверждение.
Что содержит справка-вызов
Первая часть (вызов) заполняется образовательным учреждением перед началом сессии и содержит: наименование работодателя, ФИО работника, номер и дату выдачи, наименование образовательной организации, реквизиты свидетельства о госаккредитации, курс обучения, форму обучения, цель предоставления отпуска (промежуточная аттестация, подготовка ВКР и т.д.), даты начала и окончания отпуска.
Вторая часть (подтверждение) заполняется после сессии и подтверждает, что работник действительно находился на обучении в указанный период. Работник обязан предъявить заполненную вторую часть работодателю после возвращения.
Если работник не предоставил подтверждение
Работодатель не вправе удержать из зарплаты выплаченные отпускные, даже если работник не вернул вторую часть справки-вызова. Это не предусмотрено ст. 137 ТК РФ. Однако при повторном запросе учебного отпуска кадровик вправе потребовать подтверждение за предыдущий период.
Пошаговая инструкция по оформлению учебного отпуска
Развернуть пошаговую инструкцию
Шаг 1. Получите от работника справку-вызов. Проверьте наличие всех обязательных реквизитов: наименование организации, аккредитация, курс, форма обучения, даты, подпись руководителя учебного заведения и печать.
Шаг 2. Получите заявление работника. Заявление пишется в свободной форме с указанием дат начала и окончания отпуска, номера справки-вызова. К заявлению прикладывается оригинал справки-вызова.
Шаг 3. Проверьте наличие права на оплату. Убедитесь: образование получается впервые; учреждение аккредитовано; форма обучения — заочная или очно-заочная; работник обучается успешно.
Шаг 4. Издайте приказ. Используйте унифицированную форму Т-6 или собственную. В приказе укажите вид отпуска: дополнительный оплачиваемый отпуск (учебный), основание — справка-вызов, количество дней.
Шаг 5. Рассчитайте и выплатите отпускные. Срок — не позднее 3 календарных дней до начала отпуска. Расчёт по среднему заработку.
Шаг 6. Внесите данные в табель. Код для учебного отпуска с сохранением зарплаты — «У» или «11». Для отпуска без оплаты — «УД» или «13».
Шаг 7. После возвращения получите подтверждение. Вторая часть справки-вызова подшивается к документам работника.
Учебный отпуск при работе по совместительству
Гарантии по главе 26 ТК РФ предоставляются только по основному месту работы. Совместителю учебный отпуск у второго работодателя не полагается ни в оплачиваемом, ни в неоплачиваемом варианте — если иное не установлено коллективным или трудовым договором.
Что делать совместителю на период сессии? Варианта два: оформить отпуск без сохранения зарплаты (с согласия работодателя по ст. 128 ТК) или использовать дни ежегодного отпуска. Второй вариант нежелателен — он сокращает время основного отдыха.
Учебный отпуск и ежегодный: можно ли совмещать
Законодательство не запрещает присоединять учебный отпуск к ежегодному. Но делается это только по соглашению с работодателем. Работодатель вправе отказать — обязанности присоединять у него нет.
Нельзя суммировать учебный и ежегодный отпуск за счёт продления одного другим. Каждый вид оформляется отдельным приказом с отдельным основанием. В табеле дни кодируются по-разному: «ОТ» или «09» для ежегодного, «У» или «11» для учебного.
Документы для скачивания
Ниже собраны шаблоны, образцы и нормативные акты, которые понадобятся при оформлении учебного отпуска:
- Образец графика отпусков (XLS) — для планирования учебных и ежегодных отпусков
- Личная карточка работника (RTF) — раздел VIII для внесения сведений об учебном отпуске
- Приказ о направлении на повышение квалификации (DOC)
- Трудовой кодекс РФ № 197-ФЗ (RTF) — полный текст, включая главу 26 об учебных отпусках
- Образец штатного расписания (XLS)
- Образец табеля рабочего времени (XLS)
- Руководство пользователя Добыто КЭДО (PDF)
- Примерная форма трудового договора (RTF)
- Письмо Роструда № ПГ/12255-6-1 об отпусках (DOCX)
- ФЗ № 377-ФЗ о КЭДО (DOCX)
Ответственность работодателя за отказ в учебном отпуске
Отказ в предоставлении учебного отпуска при выполнении всех условий — нарушение трудового законодательства. За это работодатель привлекается к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:
| Нарушитель | Штраф (первое нарушение) | Штраф (повторное) |
|---|---|---|
| Должностное лицо (кадровик, директор) | 1 000 – 5 000 руб. | 10 000 – 20 000 руб. |
| ИП | 1 000 – 5 000 руб. | 10 000 – 20 000 руб. |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 руб. | 50 000 – 70 000 руб. |
Кроме штрафа, работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании среднего заработка за дни отпуска и компенсации морального вреда. Судебная практика в таких спорах почти всегда на стороне работника — при наличии справки-вызова и выполнении прочих условий.
Мария Ж, судебный эксперт:
«За последние два года я участвовала в четырёх экспертизах по спорам об учебных отпусках. Во всех случаях суд встал на сторону работника. Работодатели проигрывали не потому, что были неправы по существу, а потому, что не оформили отказ документально или вовсе проигнорировали справку-вызов. Электронный документооборот через КЭДО исключает подобные ситуации — каждый входящий документ фиксируется в системе.»
Тарифы сервиса Добыто КЭДО
| Параметр | Старт | Бизнес | Корпорация |
|---|---|---|---|
| Стоимость за сотрудника в месяц | от 30 ₽ | от 50 ₽ | по запросу |
| Электронная подпись (ПЭП/НЭП) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Маршруты согласования | базовые | гибкие | индивидуальные |
| Интеграция с 1С | — | ✓ | ✓ |
| Личный кабинет сотрудника | ✓ | ✓ | ✓ |
| Поддержка | чат | чат + менеджер | персональный менеджер |
Подробнее о тарифах — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Частые вопросы об учебном отпуске
Сколько дней оплачиваемого учебного отпуска в год при обучении в вузе?
Оплачивается ли учебный отпуск при очной форме обучения?
Можно ли взять учебный отпуск при получении второго высшего образования?
Должен ли работодатель оплачивать проезд к месту учёбы?
Что делать, если работодатель отказывает в учебном отпуске?
Входят ли выходные и праздничные дни в учебный отпуск?
Можно ли отозвать работника из учебного отпуска?
Какой документ нужен для оформления учебного отпуска?
Положен ли учебный отпуск совместителю?
Можно ли заменить учебный отпуск денежной компенсацией?
Как оформить учебный отпуск через КЭДО?
Сколько раз в год можно брать учебный отпуск?
Переведите кадровый документооборот в цифру
Сервис Добыто КЭДО закрывает полный цикл оформления учебного отпуска: от получения справки-вызова до подписания приказа и расчёта выплат. Подключение занимает один день, обучение кадровика — 30 минут. Первые 10 документов в месяц — бесплатно.
Актуальную информацию по трудовому законодательству можно проверить на сайте Роструда.