Важное условие благоприятного климата в рабочем коллективе – наличие обратной связи с руководством, возможность выразить отношение к происходящему и оценить прошедшие события. Если руководитель не интересуется мнением сотрудников, при возникновении любых проблем в коллективе будет накапливаться недовольство. Игнорирование в итоге приведет к потере ценных кадров и необходимости вновь искать персонал на открывшиеся вакансии. Избежать ненужных сложностей поможет регулярное проведение опросов сотрудников.
Читайте, зачем нужны опросы сотрудников, какие вопросы можно указать в опросных листах и сервисах, как оценивать результаты работы с кадрами в системе КЭДО.
- Зачем нужны опросы?
- Принципы проведения опросов в организации
- Как часто стоит проводить исследования?
- Как правильно задавать вопросы?
- Кто, когда и как должен создавать опросы?
- На какие темы можно проводить опросы?
- Стоит ли опрашивать удалённых сотрудников?
- Использование онлайн-сервисов при проведении опросов
- Заключение
- Список использованных источников
Зачем нужны опросы?
Опросы сотрудников преследуют те же цели, что и опросы клиентов. Они помогают понять, какие проблемы есть в компании на стороне персонала, что мешает работе, что нужно изменить, чтобы повысить результативность бизнеса. Можно сказать, что сотрудники являются внутренними клиентами компании, и их мнение тоже очень важно для получения прибыли.
Проведение опросов в организации преследует одновременно несколько целей:
- Повышение вовлеченности персонала в рабочие процессы. Если работники будут знать, что их мнение учитывается, это положительно отразится на производительности труда.
- Повышение ответственности за слова и действия. Работники должны понимать, что результаты опросов действительно обрабатываются, на их основе принимаются управленческие решения.
- Выявление проблем в коллективе до того, как они станут очень серьезными. Работодатель может не знать о причине нарастающего напряжения, которую можно легко устранить. Если же игнорировать проблему, она может привести к очень серьезным негативным последствиям, с которыми будет уже очень непросто справиться.
- Повышение авторитета лидера. Руководитель, который умеет прислушиваться к мнению сотрудников, будет пользоваться гораздо большим уважением, чем босс, которому безразлично отношение подчиненных.
Сотрудники важны для организации не меньше, чем она для них, поэтому все затраты на получение обратной связи и организацию плодотворного обмена информацией будут оправданы. Максимально упростить проведение опросов можно при использовании системы электронного кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Опросы не должны проводиться «для галочки». В этом случае сотрудники будут относиться к ним равнодушно, а ответы не будут отражать истинное положение дел. Формальный подход только оттолкнёт персонал, усилит отрицательное отношение к руководству и обострит имеющиеся проблемы.
Принципы проведения опросов в организации
Корпоративная культура в любой организации имеет свои отличия. У компании разных уровней отличаются цели, задачи, миссии, масштаб деятельности. Однако есть несколько общих принципов, по которым стоит организовать выстраивание обратной связи, в частности, проведение опросов. При их организации нужно учитывать несколько обязательных требований, от которых будет напрямую зависеть результативность:
- Анонимность. Не должно быть личной ответственности за высказанное мнение, отличающееся от мнения руководства. Анонимность позволит получать более честные ответы, в результате опрос окажется более результативным.
- Понимание целей. Каждый опрос проводится для получения конкретной информации по определённой проблеме или для понимания общего психологического климата в коллективе. Руководитель должен определиться с целями при разработке блока вопросов
- Подходящая периодичность. Опросы могут проводиться каждый день, каждую неделю, ежемесячно и т.д.
- Обработка результатов (как вариант, в системе «Добыто. КЭДО»). Нужно заранее решить кто будет обрабатывать собранную информацию. Для этого можно назначить ответственного специалиста по работе с персоналом, нанять аналитика. Также можно использовать специальные программные комплексы.
- Использование полученных данных. Собранная информация не должна просто храниться. Ее нужно использовать для улучшения психологического климата в коллективе, решения реально существующих проблем, устранения сложностей, которые мешают работе.
Например, если причиной недовольства коллектива является работа одного сотрудника, об этом редко можно узнать прямо – доносы осуждаются в корпоративной культуре. Однако опрос поможет узнать, кто, по мнению коллектива, тянет компанию на дно и мешает работе остальных членов команды. В результате руководитель сможет убрать провоцирующий конфликты фактор – проблемный работник переводится в другой отдел или увольняется.
Как часто стоит проводить исследования?
Многие эксперты считают, что еженедельные и тем более ежедневные опросы быстро превращаются в формальность и теряют эффективность. Они утомляют персонал, отвлекают от основной работы, кроме того, потребуется тратить больше ресурсов на постоянную обработку результатов по обратной связи. Намного проще пройдет процесс опроса, если предоставить персоналу ограниченный доступ к системе «Добыто. КЭДО».
Оптимальная частота проведения опросов – 2-3 раза в год, то есть 1 раз в 4-6 месяцев. Это позволит отделу по работе с персоналом тщательно подготовиться к проведению, разработать блоки вопросов, продумать обработку результатов. Будет достаточно времени на внедрение улучшений по результатам полученной информации.
В небольших компаниях опросы можно проводить чаще, так как обработать результаты, полученные от нескольких десятков сотрудников, будет проще. Кроме того, в таких компаниях важен голос каждого члена команды – потеря даже одного станет серьезной проблемой. Собранную информацию можно использовать для улучшения рабочего климата, повышения комфортности условий труда.
Как правильно задавать вопросы?
Чтобы опрос оказался по-настоящему результативным, необходимо правильно выстроить систему вопросов. Они должны помочь получить от сотрудников максимально честные, правдивые и адекватные ответы, которые помогут оценить общий психологический климат в коллективе, отношение к руководству и другие важные факторы результативности труда. Опросные листы можно сформировать в системе «Добыто. КЭДО».
Для точности исследований важна анонимность. Сотрудник должен четко понимать, что он не будет наказан, если выскажется о действиях руководителя в негативном ключе. Однако в некоторых случаях анонимность затрудняет обратную связь. В этом случае можно использовать уточняющие вопросы, например, о конкретной должности, условиях труда и т.д. Это позволит понять, например, есть ли проблемы с организацией бытовых условий труда в конкретном отделе.
При составлении формулировок вопросов стоит следовать нескольким правилам:
- Конкретность. Нужно ставить четкие вопросы, на которые можно дать конкретные однозначные ответы. Это поможет получить реальный результат от опроса – у персонала не будет возможности отвечать обтекаемыми фразами.
- Нейтральность. Формулировка вопроса не должна подталкивать к определенному варианту ответа, она должна быть изначально нейтральной. В итоге результаты окажутся более объективными и понятными.
- Шкалы оценок. Полезно использовать в части вопросов шкалы оценивания, например, от 1 до 5 или от 1 до 10. Это позволит проанализировать, например, спектр согласия или несогласия с каким-либо событием или решением руководства. Шкала дает возможность сотруднику не быть излишне категоричным, если у него действительно нет четкой позиции по поставленной проблеме.
Если нужно собрать конкретные данные, можно использовать вопросы с закрытым перечнем ответов. Такое тестирование дает возможность получить быструю и точную обратную связь. Однако таких ситуаций не так уж много. Чаще сотруднику нужно высказать развернутое мнение по проблеме – для этого потребуется блок вопросов с открытыми вариантами ответов.
Мнение эксперта. Не стоит проводить опросы только в модном формате тестирования – с вариантами готовых ответов. Это мешает сотрудникам высказать действительно то, что они думают. Единственный плюс теста – простота обработки результатов, однако и точность их в большинстве случаев будет под большим вопросом. Можно комбинировать блоки вопросов в формате тестирования и с открытым ответом – у персонала должна быть возможность свободно высказаться по поставленной проблеме.
Кто, когда и как должен создавать опросы?
В небольших организациях руководитель может взять вопросы организации обратной связи на себя или назначить ответственного специалиста. Он будет готовить опросы, обрабатывать полученные результаты и предоставлять руководству отчеты и выводы. В крупных компаниях создание и проведение опросов обычно поручается специалистам HR-отделов. Они берут на себя составление блоков вопросов, подготовку раздаточных материалов или рассылку тестов в электронной форме для каждого работника.
Организовать проведение опросов помогают различные бесплатные или платные электронные сервисы. Рекомендуем обратить внимание на систему «Добыто. КЭДО». Для оценки вовлеченности можно использовать готовые опросники, которые используются многими организациями. При необходимости можно скорректировать некоторые вопросы в соответствии со спецификой деятельности компании.
Для ввода информации можно использовать простые электронные сервисы, такие как Microsoft Forms, Google Forms, Excel. С их помощью можно быстро подготовить форму, а затем оперативно обработать полученные результаты. Отчет для предоставления руководству оформляется в виде презентации – она даст возможность наглядно оценить исследуемые показатели – их можно представить в виде таблиц, графиков и диаграмм.
Полученные результаты могут использоваться только руководством предприятия или обсуждаться среди сотрудников. Полезно, если члены команды видят, что их мнение действительно учитывается, после проведения опроса происходят реальные положительные изменения в деятельности компании и в условиях труда.
На какие темы можно проводить опросы?
Если опросы в компании проводятся с периодичностью не чаще одного раза в полгода, потребуется разработать комплекс из нескольких блоков вопросов по всем направлениям, которые могут в настоящий момент волновать персонал. Если они организуются чаще, можно проводить каждый опрос по одной определённой теме. Например, можно получать информацию по следующим наиболее востребованным темам:
- Климат в коллективе. Можно задавать вопросы об общей обстановке, о наличии конфликтов, о различных моментах, которые влияют на продуктивность труда.
- Безопасность и охрана труда. Это одна из самых важных тем: сотрудники должны чувствовать себя защищенными, важно убедиться, что на рабочих местах нет опасных факторов, которые можно устранить.
- Корпоративные ценности и культура в компании. Можно узнать, насколько персонал устраивает существующая система, что хотелось бы изменить, каких мероприятий должно быть больше, а каких меньше. Обратная связь в этом вопросе поможет менять систему общения между сотрудниками к лучшему.
- Факторы стресса на рабочих местах. Опросы помогают оценить загруженность коллектива, риски профессионального выгорания, факторы стресса, негативно влияющие на персонал.
- Личностный и карьерный рост. Опросы помогают понять, чувствуют ли сотрудники возможности для роста, есть ли у них ощущение достигнутого «потолка». Отсутствие возможностей для развития – важный фактор повышения текучки в коллективе.
- Эффективность управления. Для руководства это один из самых болезненных вопросов, однако необходимо обязательно получать обратную связь по эффективности принятых решений и установленного в организации стиля управления. Опрос поможет понять, как сотрудники относятся к руководителю, оценивают его деятельность на рабочем месте.
Мнение эксперта. Опросы о деятельности руководства обязательно должны быть анонимными. У сотрудников не будет соблазна выслужиться перед начальством или страха взысканий и придирок после критики. Руководству необходимо оценить полученные результаты и принять меры, чтобы улучшить результативность управления и повысить лояльность персонала.
Стоит ли опрашивать удалённых сотрудников?
Сотрудники, работающие удаленно, являются такими же членами команды, как и те, кто находятся в офисе. Опросы должны проводиться и для них, так как их мнение тоже нужно учитывать при планировании дальнейшей деятельности компании. При работе с системой «Добыто. КЭДО» опросы в удаленном формате пройдут быстро и максимально просто.
Опросы удаленных сотрудников имеют свою специфику:
- Необходимо учитывать, какие вопросы напрямую касаются тех, кто не работает в офисе. Например, их намного меньше затрагивает корпоративная культура, безопасность на рабочем месте, климат в коллективе. Однако у них есть свои факторы стресса, им тоже необходимо налаживать отношения с руководством, а также добиваться повышения в должности.
- Для удаленных сотрудников нужно использовать другие методы опросов. Например, это может быть собеседование по телефону, анкетирование через интернет, также можно использовать специальные сервисы-опросники.
- Важно правильно обрабатывать и интерпретировать результаты. Удаленный персонал имеет свою специфику работы, поэтому нужно продумать комплекс мер по улучшению условий труда.
Использование полученных данных поможет более эффективно вовлекать удаленных сотрудников в деятельность компании, что приведет к улучшению их результативности.
Использование онлайн-сервисов при проведении опросов
Электронные сервисы значительно ускоряют проведение опросов и обработку результатов. С их помощью можно подготовить опросники по всем темам, которые могут затрагивать повседневную жизнь персонала в организации. Такие сервисы дают возможность задавать вопросы закрытого и открытого типа, проводить тестирование, анкетирование, получать нужные данные.
Онлайн-сервисы, в том числе «Добыто. КЭДО», особенно активно используются в организациях, где большая часть сотрудников работает в удаленном формате. С их помощью можно поддерживать постоянную обратную связь и добиваться максимальной вовлеченности каждого члена команды в общее дело.
Заключение
- Проведение опросов – это возможность установить с персоналом обратную связь и получать отклики по всем важным сферам деятельности организации. Современные электронные сервисы значительно упрощают взаимодействие с коллективом, позволяют оперативно собирать данные и анализировать полученную информацию.
- Онлайн-платформы способны анализировать удовлетворенность персонала условиями работы в организации по десяткам метрик, проводить опросы в различных формах и быстро собирать данные. Электронные платформы дают возможность вносить игровые элементы в прохождение опросов, что сделает их более интересными и результативными.
