Обучение персонала

Обучение персонала может быть обязательным и добровольным, осуществляться за счет работодателя или по инициативе самого сотрудника. Для организации этих процессов нужно определиться с обучающими программами и форматом учебы, создать необходимые условия. Со стороны работодателя издаются приказы о проведении обучения или направлении на курсы повышения квалификации, оформляются договор с учебным центром или с привлеченными преподавателями. Также компания может проводить учебу самостоятельно, используя соответствующее программное обеспечение.

Читайте, какие действия и процессы предусматривает обучение персонала, как эффективно организовать учебу, чем помогут программы и электронные сервисы.

Что входит в понятие обучение персонала

Обучение персонала проводится с целью получения новых знаний и навыков, основного или дополнительного образования, повышения квалификации. Работодатель может организовать учебу:

• в рамках подготовки к занятию определенной должности, в процессе адаптации нового сотрудника;
• для повышения квалификации штатных работников, что позволит эффективнее справляться с должностными обязанностями;
• для освоения техники, оборудования и программного обеспечения, внедряемых в компании;
• для получения допусков и разрешений на отдельные виды работ, услуг.

Как правило, если обучение организует работодатель, он осуществляет все расходы за свой счет. Они должны окупиться в обозримой перспективе, иначе учеба повлечет только необоснованные убытки.

Для обучения персонала и повышения квалификации можно выбирать различные программы:

• общего (базового) характера;
• по профилю деятельности компании, специалиста;
• по новым направлениям, которыми будет заниматься сотрудник.

Обучение может осуществляться индивидуально (для одного сотрудника), по групповым программам. Если специальные методики для учебы в команде, которая создается на временный период для решения определенных задач.

Комментарий эксперта. Обучение можно организовать непосредственно на уровне предприятия. Для этого можно использовать приобретенные программы и курсы, нанимать тренеров и преподавателей. Отличным решением станет использование модуля «Добыто. Знания». Там есть все необходимое для учебы и развития сотрудников, создания корпоративной библиотеки и базы знаний.

Обязательные и добровольные программы обучения персонала

Обязательная учеба и периодическое повышение квалификации предусмотрены для многих должностей, профессий и специальностей. Работодатель должен планировать обучение персонала, чтобы соблюсти требования законодательства. Также нормы о наличии специалистов с определенным образованием и квалификацией важны:

• для получения лицензий и иных разрешений на виды деятельности;
• для оформления допусков для производства отдельных видов работ;
• для вступления в профильные СРО.

В части добровольного обучения персонала никаких ограничений нет. Работодатель может выбирать любые программы, методики и курсы, которые позволят овладеть новыми или расширенными знаниями, навыками, отработать и закрепить их на практике. Сотрудника можно направить на получение нового высшего или профессионального образования. Чтобы соблюсти интересы компании, в трудовом договоре прописывается обязанность отработки определенного срока для компенсации расходов. Если сотрудник уволится раньше этого периода времени, он возместит затраты на обучение полностью или в оставшейся части.

Как организовать обучение персонала на предприятии

Обучение фактически стало стандартом для предприятий, которые заинтересованы в повышении эффективности работы персонала. Формат учебы может зависеть от особенностей программы, требований законодательства и целей работодателя:

• очная учеба – проводится на базе образовательных центров, предусматривает выезд сотрудников с отвлечением от трудовой функции;
• заочное (дистанционное), в том числе в онлайн формате – предусматривает удаленное взаимодействие с преподавателями, освоение программы с помощью приложений и сервисов;
• смешанная форма обучения – основной материал изучается удаленно, а закрепление знаний происходит в выездной форме.

Естественно, предприятие может создать все условия для обучения персонала без отрыва от работы. Для этого требуется соответствующее программное обеспечение, места для теоретических и практических занятий. Также необходимо, чтобы кто-то проводил учебу, контролировал процесс и вел итоговое тестирование. Для этого можно принять в штат специалистов с соответствующей квалификацией, либо привлечь преподавателей по договору.

Большие возможности для обучения и развития персонала дает модуль «Добыто. Знания». В частности, вопросы для тестирования могут создаваться с использованием алгоритмов искусственного интеллекта, а компания сможет создать собственную корпоративную библиотеку в электронной форме. Еще о ряде преимуществ модуля расскажем ниже.

Определение необходимости в обучении

Чтобы обучение принесло пользу и не повлекло неоправданных расходов, важно своевременно определить потребности компании. Необходимость учебы или повышения квалификации может быть вызвана:

• развитием и внедрением современных технологий, под которые нужно подготовить сотрудников;
• требованиями законодательства о периодическом повышении уровня квалификации;
• запросом на обучение со стороны самих работников, руководителей структурных подразделений (такую информацию можно собрать в форме опросов);
• низкими показателями работы, большим количеством ошибок и брака;
•  изменением направлений деятельности предприятия.

Компания может планировать мероприятия по обучению на календарный год, иные периоды времени. Таким способом можно перераспределить даты, когда учебу будет проходить конкретный сотрудник. Соответственно, на это время можно заранее согласовать замещение должности, иные действия. Графики и планы обучения можно оформить через модуль «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Даже если учеба будет проводиться непосредственно на предприятии, это тоже повлечет дополнительные расходы. Поэтому планирование обучения осуществляется вместе с бухгалтерией или финансовым отделом. Для взаимодействия между подразделениями лучше использовать систему электронного документооборота. Такие решения реализованы в модуле «Добыто. КЭДО».

Выбор обучающих программ и методик

Важно обратить внимание на содержание программ, по которым будут проходить обучение сотрудники. Образовательные центры обычно предлагают их по самым востребованным направлениям и специальностям. Если речь идет об узких специалистах, то с подбором программы могут возникнуть сложности. Поэтому лучше планировать их учебу заранее.

При выборе обучающих программ и формата их прохождения рекомендуем обращать внимание на следующие моменты:

• наличие лицензии у образовательного центра;
• содержание программы или курса, их продолжительность;
• перечень материалов, которые будут предоставлены сотрудникам в процессе обучения;
• формат учебы, отвечающий интересам заказчика;
• вид документа, который будет выдан после завершения обучения;
• способ взаимодействия с преподавателями, удобство и функционал электронных сервисов (при заказе дистанционного обучения).

Подбором программ и заключением договоров обычно занимаются кадровик, либо специалисты административно-хозяйственной группы.

Предприятие может само составить программу обучения персонала, либо заказать ее разработку в сторонней организации. В данном варианте рекомендуем учитывать следующие нюансы:

• нужно точно составить ТЗ на разработку, описать требования к содержанию, формату и процессу обучения (можно руководствоваться профессиональными стандартами, которые есть почти под все основные профессии, должности);
• при разработке программы нужно определить требования к преподавателям и тренерам, поскольку от этого зависит эффективность обучения;
• желательно предусмотреть несколько уровней сложности программы, чтобы гибко варьировать их под текущую квалификацию сотрудников;
• необходимо учитывать особенности программ и приложений, в которых будет вестись учеба (естественно, если учеба не предусматривает исключительно очный формат).

Программа обучения персонала, разработанная предприятием, относится к объектам интеллектуальной собственности. Для защиты указанных прав можно зарегистрировать бумажные и электронные материалы, методики проведения практических занятий.

Полезные инструменты для обучения персонала

Сам процесс обучения персонала сможет предусматривать различные мероприятия:

• изучение письменных и электронных материалов (они могут предоставляться заранее);
• работа с тестами и иными обучающими элементами в личном кабинете программы, приложения или сервиса;
• прослушивание лекций, участие в семинарах и вебинарах;
• личное или групповое взаимодействие с преподавателями;
• практические занятия (решение задач и прохождение текстов, и т.д.);
• иные виды активности в рамках содержания программы.

При обучении на предприятии можно эффективно сочетать подачу теоретического материала и практические занятия. Сотрудники будут находиться на привычном рабочем месте, использовать знакомое (или новое) ПО и оборудование. Для изучения материалов и работы с преподавателями могут выделяться отдельные помещения. Но намного эффективнее использовать онлайн-сервисы, которые предлагает модуль «Добыто. Знания».

При подготовке к обучению, в процессе освоения программы и в текущей работе сотрудникам помогут следующие инструменты:

• корпоративная библиотека (оптимальный вариант – в электронном виде);
• база знаний, содержащая полезные материалы для работы, саморазвития;
• подписки на электронные издания по профилю работы.

Работника уведомляют о сроках и формате предстоящего обучения. Как правило, организации знакомят персонал с графиками и планами, а затем и с приказами о направлении на учебу. Все указанные действия можно выполнить в модуле «Добыто. КЭДО».

Какие документы оформляются в процессе обучения и по его итогам

Обучение персонала на предприятии напрямую связано с оформлением различных документов. Исходя из ситуации, это могут быть:

• планы и графики с датами обучения, указанием должности и ФИО работников;
• договоры с образовательными центрами или частными специалистами;
• методические материалы и иные документы, оформленные по собственной программе обучения;
• приказы о направлении на учебу, о временном замещении должности на период отсутствия сотрудника;
• служебные записки по внутреннему документообороту;
• опросы, иные документы для выявления потребности в обучении.

По результатам учебы могут оформляться свидетельства, дипломы, акты, другие документы. Их копии включаются в состав личных дел сотрудников. Оформить все документы поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Точный порядок обучения персонала может отличаться в организациях разной формы собственности. К примеру, в бюджетных учреждениях смета на указанные мероприятия утверждается вышестоящим органом. Так же может оформляться и планы или график на определенные подразделения.

Чем поможет в обучении персонала модуль «Добыто. Знания»

Используя модуль «Добыто. Знания», можно успешно и эффективно решать любые задачи, связанные с обучением сотрудников. Помимо прочего, специалиста компании и руководство смогут:

• создавать базу знаний и корпоративную электронную библиотеку, подключать к ним штатных и удаленных сотрудников;
• проводить в онлайн формате различные мероприятия, связанные с обучением и развитием;
• оформлять документы для организации учебного процесса;
• проводить тестирование, оценку знаний и квалификации кадров;
• использовать иные функции, прямо или косвенно связанные с обучением.

Предлагаем ознакомиться с основными возможностями модуля «Добыто. Знания» в бесплатной демоверсии!

Заключение

• Обучение персонала может осуществляться в обязательном или добровольном порядке. Компания может выбирать программы учебы по общим и профильным направлениям, самостоятельно разрабатывать ее или заказывать такие услуги в сторонней организации.
• Для эффективного обучения необходимо выбрать или разработать соответствующую программу, составить план или график, заключить договор с образовательным центром. Также учебу можно организовать непосредственно на предприятии, с использованием модуля «Добыто. Знания».
• В процессе обучения или в ходе текущей работы сотрудники могут пользоваться базой знаний или корпоративной электронной библиотекой. В их создании также поможет модуль «Добыто. Знания».

FAQ

Зачем нужно обучение персонала?

Для многих профессий и должностей обучение или повышение квалификации являются обязательными требованиями. Но в большинстве случаев компания сама выбирает программы учебы, отвечающие ее интересам.

Что входит в процесс обучения персонала?

Для обучения составляют планы и графики, издаются приказы, заключаются договоры с образовательными центрами или частными преподавателями. Сам процесс учебы может проходить в очном или удаленном (онлайн) формате.

Как провести обучение персонала онлайн?

Для этого компании нужно приобрести и установить профильную программу или подключить к сервисам исполнителя. Сотрудникам предоставляется доступ к личному кабинету, электронным материалам и базе знаний.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)