Новые причины перейти на КЭДО: преимущества электронного документооборота

В современном мире, где цифровизация занимает все большую роль, электронный документооборот становится неотъемлемой частью деятельности любой организации. Вместо традиционных бумажных процессов, компании все чаще обращаются к использованию компьютерных систем для обработки и хранения документов. Таким образом, кадровый электронный документооборот (“КЭДО”) превращается в незаменимый ресурс бизнеса различных отраслей.

В этой статье мы рассмотрим новые причины перейти на КЭДО и выявим преимущества, которые он предлагает.

Содержание

КЭДО — понятие и нормативно-правовое регулирование
Новое в кадровом электронном документообороте
Электронное делопроизводство
Системы для работы в КЭДО
Подписание документации
Требования к оформлению
Шаги внедрения КЭДО
Риски и перспективы применения КЭДО
Риски применения
Перспективы применения
Полезные документы
Полезное видео
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованных источников

КЭДО — понятие и нормативно-правовое регулирование

Кадровый электронный документооборот регулируется такими нормативно-правовыми актами, как:

Трудовой кодекс;
ФЗ № 63;
ФЗ № 152;
и иные законодательные акты.

Понятие КЭДО раскрывается в ст. 22.1 ТК. Согласно данной статье, под цифровым делопроизводством понимается подготовка, оформление, подписание и обработка сторонами трудовых отношений, документации в электронном виде.

Новые причины перейти на КЭДО: преимущества электронного документооборота — Все больше организаций переходят на КЭДО

В свою очередь, под электронной документацией подразумевается цифровой документ, оформленный без дублирования его на бумажном носителе.

ФЗ-63 расшифровывается понятие электронной цифровой подписи (“ЭЦП”), используемой в процессе подписания документов. Согласно данной статье, под ЭЦП понимается информация в цифровом виде, присоединенная к сведениям в электронной форме или иным образом связанная с такими сведениями.

Новое в кадровом электронном документообороте

За последние несколько лет законодательное регулирование в области электронного документооборота претерпело значительные изменения.

Благодаря внедрению новшеств, стороны трудовых отношений получили возможность в полной мере использовать КЭДО и заменить почти все обычные бумажные документы на электронные. К основным изменениям можно отнести:

почти всю кадровую документацию теперь можно вести в электронном формате (но есть исключения);
работу можно осуществлять через специальную информационную систему;
при цифровом делопроизводстве возможно применение различных видов ЭЦП;
цифровая документация должна соответствовать единым требованиям.

Электронное делопроизводство

Законодательство предусматривает возможность ведения КЭДО в цифровом виде. Об этом указано в статье 22.1 ТК. Однако, некоторые типы документов можно вести только в бумажном виде. К ним относятся:

трудовые книжки;
информация о трудовой деятельности работника;
отчет о несчастном случае на производстве;
приказ об увольнении;
подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.

Соответственно, вышеуказанные документы не могут использоваться в электронном виде.

Системы для работы в КЭДО

Расширение возможностей цифрового обмена документами внесло изменения и в список систем, через которые такой обмен осуществляется. В настоящее время обмен документацией возможен через следующие системы:

Платформа «Работа в России». Пользователи могут получить доступ к этой платформе через государственный портал «Госуслуги».
Специальная информационная система. Работа с электронным делопроизводством может осуществляться через систему работодателя. Например, с помощью сервиса «Добыто». Наш сервис предоставляет возможность работать с сотрудниками, создавать, подписывать и хранить документацию, в соответствии с требованиями законодательства.

Таким образом, оформление, получение и ознакомление с электронной документацией осуществляются сторонами при помощи одной из указанных систем.

Подписание документации

ЭЦП — это современный аналог обычной подписи, который придает юридическую значимость цифровым документам.

Согласно статье 22.3 ТК, существует определенный порядок подписания документов между работником и работодателем. В трудовых отношениях между сторонами используются такие ЭЦП, как:

квалифицированная электронная подпись (“КЭП”);
неквалифицированная электронная подпись (“НЭП”), проверка которой определяется соглашением между сторонами;
НЭП, полученная с помощью специальной системы.

В зависимости от типа документов и самой стороны, выбирается соответствующий вид подписи. Например, работодатель может использовать КЭП или НЭП, полученную через систему электронного правительства для подписания документации.

Комментарий специалиста. Использование ЭЦП является надежным и эффективным способом подписания цифровых кадровых документов.

Сервис «Добыто» предоставляет удобную и безопасную систему для использования КЭП. Вы сможете обмениваться информацией и ознакомиться с документацией, используя ЭЦП.

Требования к оформлению

Согласно последнему абзацу статьи 22.1 ТК, электронные файлы должны соответствовать единым требованиям. Это означает, что при создании цифровых документов необходимо учитывать унифицированные требования к их формату и составу, которые устанавливает уполномоченный орган власти. В настоящее время, действуют требования, установленные приказом Минтруда № 578 н. Согласно этим правилам, документ должен содержать следующие элементы:

основную часть (в формате PDF/A-1A);
приложения, которые могут быть представлены в формате графических, структурных или других данных;
ЭЦП;
машиночитаемую доверенность;
описание файла в формате XML.

Комментарий специалиста. Важно отметить, что единые требования, установленные Приказом № 578 н, применяются только к документам в электронном виде.

Требования вступили в силу в марте 2023 года. Теперь цифровые документы, созданные в соответствии с этими правилами, имеют юридическую силу и являются обязательными для судов, государственных органов и других участников. Кроме того, файлы, созданные в соответствии с правилами, могут быть использованы и прочитаны в различных системах.

Сервис «Добыто» — это надежный и удобный сервис, который легко интегрируется с более чем 30 различными системами.

Шаги внедрения КЭДО

Внедрение цифрового документооборота в организации, обычно происходит по следующей схеме:

Выбор системы: в начале необходимо выбрать подходящий сервис для работы. При поиске стоит обращать внимание на функциональность, соответствие требованиям организации, удобство использования и наличие технической поддержки.
Обучение сотрудников: важным шагом в процессе внедрения является обучение работников. Они должны ознакомиться с основными функциями и процессами работы с системой. Можно провести обучающие семинары или тренинги и предоставить подробные руководства с инструкциями, чтобы сотрудники могли легко освоить новшество.
Планирование и запуск: необходимо разработать план внедрения, определить этапы и сроки, а также ответственных лиц. Перед запуском можно провести тестирование, чтобы убедиться в правильности работы системы.

Внедрение кадрового электронного документооборота в организации может значительно улучшить управление документацией и повысить эффективность работы.

Комментарий специалиста. Согласно статье 22.2 Трудового кодекса, внедрение ЭДО в организации осуществляется на основании принятого локального акта. Данный акт будет регулировать процесс работы системы. В настоящее время использование цифрового документооборота не является обязательным для организаций. Однако, уже сейчас в некоторых сферах ЭДО обязателен. Например, при осуществлении документооборота в бюджетных организациях.

Риски и перспективы применения КЭДО

КЭДО является неотъемлемой частью современного бизнеса. Его использование позволяет организациям и предприятиям значительно упростить и оптимизировать работу с документами, улучшить эффективность процессов и сократить временные и финансовые затраты. Однако, как и во многих процессах, здесь имеются определенные риски.

Риски применения

Можно обозначить несколько рисков, с которыми возможно столкнуться в цифровом делопроизводстве:

если не все сотрудники согласны на КЭДО, то работодатель не сможет полностью перейти на систему. Для внедрения цифровых технологий закон требует учитывать мнение профсоюза (ст. 372 ТК), а также получить согласие сотрудников. Если кто-то из работников не согласен, придется продолжать работать с ним на бумаге. Это означает, что процесс обмена документами разделится, а также усложнится. Нужно будет вести два разных набора документации: на бумаге и в электронном виде. Так что для перехода на цифровую форму придется заинтересовывать и показывать удобство этого нового формата взаимодействия;
необходимо обеспечить безопасность хранения электронных документов. Процесс может включать создание резервных копий, использование антивирусного программного обеспечения и другие меры безопасности;
не все документы можно оцифровать. Положения статьи 22.1 ТК определяют документы, которые не могут быть оцифрованы. Так, например, приказы об увольнении должны быть составлены на бумаге и подписаны вручную. Также, если сотрудник не желает получать электронную версию, его трудовая книжка также должна быть предоставлена в письменной форме.

Несмотря на риски применения цифрового делопроизводства, перспектив его использования намного больше.

Перспективы применения

Одним из главных преимуществ КЭДО является возможность автоматизации рабочих процессов. Система предоставляет удобный интерфейс для создания, отправки и обработки документов, автоматическую рассылку уведомлений о состоянии документов, контроль за выполнением задач и сроками исполнения. Благодаря этому, сотрудники могут сфокусироваться на выполнении своих непосредственных обязанностей, а не тратить время на организацию и поиск документов.

Еще одним преимуществом КЭДО является повышение уровня безопасности и контроля. Система обеспечивает защиту документов от несанкционированного доступа, шифрование передачи данных и создание электронного следа при работе с документами. Также возможна настройка различных уровней доступа к документам в зависимости от роли и задач сотрудников, что предотвращает возможность утечки конфиденциальной информации.

Наконец, важным преимуществом КЭДО является экономия финансовых ресурсов. Отказ от бумажного документооборота снижает расходы на покупку и обслуживание печатной техники, расходные материалы и место для архивирования документов. Также сокращаются затраты на доставку и хранение бумажных документов, почтовые расходы и затраты на обслуживание.

Мнение специалиста. Применение КЭДО приносит множество преимуществ: автоматизация рабочих процессов, повышение безопасности, улучшение контроля, эффективное хранение, а также экономию финансовых ресурсов. Все это позволяет организациям стать более конкурентоспособными и эффективными, а сотрудникам – освободить время и улучшить качество своей работы.

Сервис “Добыто” — это сервис для ведения и подписания кадровых документов, обеспечивающий надежность, гибкость, выполнение всех требований законодательства, а также экономию временных и денежных затрат.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать
2.	Примерная форма соглашения об обмене электронными документами	Скачать

Полезное видео

Вывод

Технологии постоянно развиваются, а вместе с ними и меняются правовые механизмы, в том числе принимаются новые законодательные нормы. Цель нововведений — регламентировать и упростить кадровый электронный документооборот, а также предоставить возможность его использования для неограниченного количества организаций. Переход на КЭДО имеет множество преимуществ для бизнеса.

Он помогает автоматизировать процессы, повысить эффективность работы, сократить затраты, обеспечить безопасность данных и предоставить удобство и мобильность. Внедрение цифрового документооборота — стратегическое решение, которое позволяет организации быть конкурентоспособной в современном мире.

Сервис «Добыто» — это уникальный сервис, обеспечивающий процесс подписания кадровых документов и хранения информации. Наш сервис отличается высокой гибкостью настроек, удовлетворяющий индивидуальные потребности каждого пользователя. Мы используем передовые технологии для автоматизации и оптимизации процессов и гарантируем безопасность хранения данных, а также значительную экономию времени и ресурсов.