Во многих компаниях ряд кадровых процессов одинаков – поиск кандидатов на должность, первичное тестирование для отбора на собеседование, адаптация, обучение, развитие, разработка системы мотивации, рекомендации по кадровым перестановкам, формирование кадрового резерва. Это лишь некоторые из должностных обязанностей HR-менеджера – специалиста по управлению персоналом.
Читайте, что это за сотрудник, что входит в его должностные обязанности, какие требования предъявляются к HR-менеджеру, с каким программным обеспечением он работает.
- Кто такой HR-менеджер?
- Должностные обязанности HR-менеджера
- Документационное обеспечение
- Рекрутинг
- Оценка и аттестация работников
- Обучение и развитие сотрудников
- Формирование корпоративной социальной политики
- Операционное управление персоналом
- Стратегическое управление персоналом
- Об автоматизации управления персоналом
- Какими навыками должен обладать HR-менеджер?
- Заключение
- Список источников
Кто такой HR-менеджер?
HR (human resources) – человеческие ресурсы, соответственно, HR-менеджер – специалист по управлению человеческими ресурсами. Под управлением в данном случае подразумевается поиск, адаптация, обучение, развитие, оценка, оффбординг. Все кадровые процессы можно упростить, если использовать в работе модуль «Добыто. КЭДО».
Если кадровик занимается кадровым делопроизводством и учетом в соответствии с действующим трудовым законодательством и федеральными законами, то направление деятельности менеджера по работе с персоналом несколько шире – он должен обеспечивать эффективное функционирование системы управления персоналом для достижения целей компании.
Должностные обязанности HR-менеджера
Все обязанности HR-менеджера можно разделить на несколько групп:
- Документационное обеспечение по работе с сотрудниками компании.
- Рекрутинг.
- Оценка и аттестация работников.
- Обучение и развитие сотрудников.
- Формирование корпоративной социальной политики.
- Операционное управление сотрудниками и структурными подразделениями.
- Стратегическое управление персоналом.
Мнение эксперта. Обратите внимание, что HR-менеджер необязательно должен выполнять все из вышеперечисленных групп обязанностей. Это обобщенный список – конкретные трудовые функции определяются в соответствии с размером (штатной численностью компании), задачами, которые стоят перед специалистом по управлению персоналом. Т.е. и оформление трудовых отношений с проведением собеседования, кадровый документооборот и кадровый учет могут быть должностными обязанностями HR-менеджера.
Документационное обеспечение
В данную группу трудовых обязанностей входят обязанности кадровика (начальника отдела кадров), если такие должности не предусмотрены в компании:
- Ведение кадровой документации по движению и учету персонала, в том числе с использованием модуля «Добыто. КЭДО» – оформление трудовых, ученических договоров, договоров на обучение, приказов о переводе и увольнении, разработка графиков отпусков, табеля учета рабочего времени, должностных инструкций и др. документов.
- Разработка проектов документов, форм документов для организации (типовые образцы можно найти в базе модуля «Добыто. КЭДО»).
- Сопровождение процесса оформления трудовых отношений (проверка документов, сверка сведений в предоставленных документах с указанным в анкете, биографии).
- Управление процессами кадрового документооборота, передача документации в архив, подготовка и отправка отчетности для государственных органов и фондов.
- Консультирование работников по вопросам трудовых отношений и трудового законодательство.
- Предоставление выписок, оригиналов документов о трудовой деятельности.
- Работа в информационных системах, включая систему кадрового электронного документооборота.
Также в обязанности может входить формирование кадрового резерва. В целом, под документационным обеспечением подразумеваются функции кадровика. Внедрив модуль «Добыто. КЭДО», можно избежать ошибок при подготовке кадровой документации.
Рекрутинг
Рекрутинг или обеспечение компании персоналом – трудовые функции менеджера по управлению персоналом, направленные на поиск, привлечение и отбор кандидатов на вакантные должности. От специалиста требуется следующее:
- Определение потребности в сотрудниках – как в настоящее время, так и в будущем с учетом планов развития компании, открытия новых подразделений, направлений деятельности. На основе анализа формируется перечень вакантных специальностей, профессий, должностей.
- Подготовка и размещение объявлений о вакансиях. Определение «портрета соискателя» с учетом предъявляемых к нему требований (пол, возраст, образование, опыт, профессиональные навыки, личные качества), подготовка текста объявления и автоматизированная публикация на ресурсах о поиске работы.
- Анализ резюме и первичный отбор кандидатов. Если в компании используется система управления обучением, в т.ч. и при найме новых сотрудников, то всем откликнувшимся на вакансии предлагается пройти тестирование в системе. На этом этапе обычно отбор осуществляется автоматически на основе порогового значения баллов, набранных после при ответах на вопросы тестов. Резюме, биографию тех, кто прошел первичный отбор, HR-менеджер изучает лично, после чего соискателей приглашают на собеседование.
- Проведение собеседование. Проводится в формате личной встречи (в рабочей или нерабочей обстановке), по видеосвязи. Опытный менеджер при общении определит профессиональные навыки и личные качества, скрытую мотивацию при устройстве кандидата на работу не только и не столько благодаря ответам, сколько с помощью невербальных признаков общения. Профессиональный HR-менеджер – отличный психолог, и легко распознает ложь, утаенную информацию, личностные качества, которые недопустимы по конкретной вакансии.
- Выбор кандидата. На основе собеседования, предоставленных документов, опыта работы, отзывов (рекомендаций) от предыдущих работодателей выбирают успешных кандидатов.
Для всех перечисленных мероприятий подойдет функционал модуля «Добыто. КЭДО». Его можно использовать в компаниях любой организационно-правовой формы.
Мнение эксперта. Как и в случае с документационным обеспечением, поиск, привлечение и отбор кандидатов на вакантные места в компании – не являются прямыми обязанностями HR-менеджера. В крупных компаниях, корпорациях это функции рекрутеров. В среднем бизнесе задачи по обеспечению персоналом приходится решать HR-менеджеру.
Оценка и аттестация работников
Для эффективного роста и развития бизнеса в штате должны быть только высококвалифицированные специалисты с соответствующими компетенциями. Поэтому на регулярной основе проводится оценка и аттестация сотрудников компании – как внутри самой компании, так и с привлечением сторонних организаций. HR-менеджер должен составлять план оценки персонала, выбирать средства и методы для её проведения, консультировать сотрудников по предстоящей оценке и давать рекомендации руководству по результатам оценивания.
Аналогично и с аттестацией сотрудников – требуется разработка проектов документов по порядку аттестации, оценка расходов на данный процесс, организационное и документационное сопровождение, анализ результатов аттестации и подготовка предложений руководству о соответствии сотрудника занимаемой им должности. Рекомендуем использовать для подготовки и подписания документов модуль «Добыто. КЭДО».
Обучение и развитие сотрудников
Процесс обучения новых сотрудников начинается с адаптации. Под адаптацией подразумевают вводное обучение нового работника по основным направлениям – информация о компании и корпоративной политике, этике, специфика должности в данной компании, особенности работы и пр. На начальных этапах при прохождении адаптации от новичка не требуют решения сложных задач, если только это не высококлассный специалист, который сможет прекрасно разобраться в текущих делах, проблемах и предложить оптимальное решение.
Обучение персонала включает в себя следующее:
- Разработка учебных программ, курсов или формирование задания на разработку для сторонних учебных центров в соответствии с конкретными задачами.
- Организация обучения в выбранном формате (в очной форме в учебном центре или в самой компании, дистанционно, онлайн). Использование систем управления обучением для автоматизации учебного процесса. Оценивание успеваемости посредством тестирования.
- Внедрение геймификации в учебный процесс. Для повышения вовлеченности персонала используются элементы геймификации (достижения, рейтинги, турнирные таблицы, игровые магазины и пр.).
- Анализ результатов обучения. Сюда относятся опросы сотрудников о прошедшем обучении, отслеживание поведения сотрудников (применяются ли новые знания и обретенные навыки для решения трудовых задач), сравнение количественных и качественных показателей после прохождения курсов, тренингов, учебных программ.
Модуль «Добыто. Знания» предлагает уникальные возможности для проведения обучения персонала в разных форматах, проверки знаний, тестирования сотрудников.
К функциям обучения и развития также относится следующее:
- Организация и проведение мероприятий по развитию профессиональной карьеры – разработка планов построения карьеры в организации для сотрудников с учетом их достижений, формирование внутреннего кадрового резерва и пр.
- Предоставление индивидуальных рекомендаций сотрудникам, разработка индивидуальных планов развития, персональные консультации сотрудников, проведение тестов по методике «Оценка 360».
Формирование корпоративной социальной политики
В формирование корпоративной социальной политики компании может входить следующее:
- Разработка корпоративных программ по поддержке специалистов.
- Определение систем выплат социальных льгот.
- Разработка системы материальной и нематериальной мотивации.
- Разработка программ поддержки семей сотрудников – например, предоставление скидок в сетевом магазине компании.
Операционное управление персоналом
Операционное управление персоналом – кадровые решения, позволяющие максимально эффективно решать текущие затраты, снижая расходы и сохраняя качество конечного результата. Это комплексный подход, подразумевающий:
- Анализ текущей организации подразделения, компании.
- Определение зоны ответственности сотрудников, распределение задач между сотрудниками с учетом их навыков и компетенций, личностных качеств.
- Контроль исполнения задач в установленные сроки (тайм-менеджмент), оперативное внесение корректировок в работу, организация командной работы над проектами.
- Определение основных KPI (показателей эффективности труда) подразделения (отдела), разработка предложений по улучшению показателей.
- Управление мотивацией сотрудников и его вовлеченностью в рабочие процессы.
- Внедрение стратегий управления персоналом.
- Моделирование, анализ и выстраивание внутренних коммуникаций наиболее эффективным способом.
- Проведение корпоративов и неформальных мероприятий.
Операционное управление нацелено на совершенствование действующей стратегии управления с целью более эффективного использования человеческих ресурсов при одновременном снижении расходов на управление. Учтите, что нужно снижать расходы именно на управление сотрудниками, организацию их более рациональную коммуникацию друг с другом для сокращения временных и финансовых затрат. Например, внедрение системы кадрового электронного документооборота избавит сотрудников от того, чтобы каждый раз отправляться в тот или иной отдел для согласования документа в бумажной форме – достаточно пару кликов для отправки документа в нужный отдел.
Стратегическое управление персоналом
Под стратегическим управлением персоналом подразумевается комплекс мер и управленческих решений, ориентированных на человеческий потенциал, как наиболее значимый ресурс в компании. Стратегическое управление гибко реагирует на внешние вызовы, своевременно проводит кадровые изменения в компании, что позволит успешно развиваться бизнесу в долгосрочной перспективе.
В обязанности HR-менеджера в области стратегического управления персоналом входят все вышеперечисленные трудовые функции – от определения потребностей в кадрах и поиска кандидатов на должность до организационного управления и автоматизации, но в долгосрочной перспективе. В модуле «Добыто. КЭДО» можно вести кадровое планирование, контролировать выполнение поставленных задач.
HR-менеджер должен анализировать тенденции изменений внешней среды, быть в курсе ситуаций на рынке труда, учитывать цели, миссии компании, а также её размеры и направления деятельности, в том числе и планируемые при расширении бизнеса.
Об автоматизации управления персоналом
В работе HR-менеджер использует различные корпоративные информационные системы и специализированное программное обеспечение для автоматизации задач по управлению персоналом. Специалисту приходится решать следующие задачи:
- Сбор, анализ и систематизация информации для автоматизации управления персоналом.
- Работа в системах управления проектами, контроль сотрудников, оценка эффективности командной работы в системах.
- Участие в разработке, оценке демонстрационных, учебных программ, курсов для платформ онлайн-обучения, систем управления обучением.
- Внедрение систем автоматизации во все сферы деятельности персонала, где это может помочь им с решением рабочих задач.
- Работа в системе электронного кадрового документооборота, обучение сотрудников работе с модулем «Добыто. КЭДО».
- Использование программных комплексов для автоматизированного поиска и подбора персонала, размещения вакансий.
- Работа в системе управления обучением для оценивания персонала, тестирования соискателей на должность.
Мнение эксперта. Автоматизация управления персоналом, особенно в случаях, когда в должностной инструкции HR-менеджера включено большое количество обязанностей, позволяет существенно сэкономить время и сосредоточиться на решении более сложных задач, где требуется непосредственное участие специалиста.
Какими навыками должен обладать HR-менеджер?
Конкретные навыки, которыми должен обладать HR-менеджер, напрямую зависят от возложенных на него должностных обязанностей. Общими же являются следующие навыки:
- Имеются организаторские способности.
- Умение мотивировать сотрудников.
- Эмоциональный интеллект, эмпатия и знания в области психологии.
- Владение навыками управления персоналом.
- Коммуникативные навыки.
- Стратегическое мышление.
Заключение
- HR-менеджер должен знать и уметь «всё понемногу», но не стоит из такого специалиста делать так называемого HR-generalist’а – универсального специалиста, выполняющего все функции HR-отдела в компании.
- В идеальном случае HR-менеджер только управляет персоналом, т.е. принимает управленческие решения, документационным обеспечением занимаются кадровики, поиском, привлечением сотрудников – рекрутеры и т.д.
- При эффективной организации с распределением обязанностей HR-отдел компании поможет вывести бизнес на новый уровень, ведь успех компании зависит от профессионализма, сплоченности команды. А за формирование такой команды, ее обучение и развитие как раз и отвечает HR-менеджер.
