Как оформить приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — кадровый документ, фиксирующий договоренности между сотрудником и работодателем. Он также содержит в себе основные условия трудового договора и персональные данные сторон.

Читайте, какими нормативно-правовыми актами регулируется порядок принятия и создания данного документа, какие нюансы необходимо учесть при его подготовке, в чем заключается преимущество электронного кадрового делопроизводства.

Содержание

Нормативно-правовое регулирование. Порядок подготовки.
Порядок подготовки
Основные элементы
Обязательность оформления
Оформление кадровых документов в электронном документообороте
Принятие приказа посредством ЭДО
Преимущество оформления кадровых документов в ЭДО
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Нормативно-правовое регулирование. Порядок подготовки.

Одним из важных законодательных актов, регулирующих кадровый документооборот, является Трудовой кодекс РФ. В нем содержатся основные положения о процессе принятия на работу, включая правила оформления приказа. В частности, статьей 68 ТК РФ предусмотрено, что приказ должен соответствовать условиям трудового договора, то есть содержание приказа не должно противоречить заключенному между сторонами трудовому договору. Кроме того, при приеме на работу работодатель в обязательном порядке знакомит работника с правилами распорядка и другими локальными нормативными актами. Работник должен поставить подпись, подтверждающую его ознакомление.

Кроме того, порядок ведения кадрового делопроизводства регулируется такими законодательными актами, как:

Гражданский кодекс;
Федеральный закон № 63;
Приказ № 61 Н;
Приказ № 795;
Федеральный закон № 149-ФЗ.
Приказ Минтруда №578 н;
Федеральный закон № 152;
иные законодательные акты.

Приказ можно издать в отношении одного работника или группы новых сотрудников

Порядок подготовки

Можно обозначить следующие основные этапы подготовки и принятия документа:

Определение необходимости найма. В первую очередь, работодатель должен оценить необходимость приема нового сотрудника, определить вакантную должность и объем работ, которые нужно выполнить. Это позволит выяснить потребность в кадрах и составить профиль сотрудника, который требуется для данной должности.
Публикация вакансии и проведение отбора кандидатов. Для поиска подходящего работника, работодатель может опубликовать вакансию на различных интернет-порталах или воспользоваться услугами рекрутингового агентства. Важно провести отбор кандидатов на основе соответствия их навыков и опыта требованиям должности.
Составление трудового договора. После выбора подходящего кандидата, составляется трудовой договор, который определит условия работы принятого кандидата. В договоре должны быть указаны должность, график работы, заработная плата, даты начала и окончания работы, а также другие существенные условия.
Сбор необходимых документов. Для оформления приказа работодатель должен собрать необходимые документы, такие как копия паспорта, СНИЛС, ИНН, документ об образовании и другие.
Подготовка приказа. После сбора всех необходимых данных, можно составить приказ о приеме на работу. Он должен быть составлен в письменном виде и содержать в себе обязательные сведения. Документ может быть оформлен в произвольном формате или по специальной унифицированной форме.
Подписание и ознакомление. Документ должен быть подписан руководителем организации и заверен печатью. После этого новый сотрудник знакомится с содержанием и подписывает его, подтверждая, в том числе, свое согласие на принятие предложенных условий труда.

Комментарий специалиста. Компания может иметь свою специфику и дополнительные требования при приеме на работу. Однако, важно учесть законодательные нормы и правила, регулирующие найм. Правильная подготовка позволяет работодателю организовать эффективный процесс приема и соблюдать требования трудового законодательства.

Основные элементы

К обязательным элементам, которые должны быть указаны, относятся:

данные о работодателе;
сведения о сроках оформления на работу;
дата документа и его номер;
информация о работнике, структурном подразделении и должности;
размер тарифной ставки;
сведения о трудовом договоре;
подписи сторон.

Не стоит также забывать о том, что информация в приказе должна соответствовать условиям трудового контракта, заключенного между работником и работодателем. Например, если в трудовом договоре указан оклад в 75 000 рублей, то аналогичная ставка должна быть указана и в приказе. Данное правило касается также и иных условий.

Пример заполнения приказа о приеме на работу

Обязательность оформления

В соответствии с действующим законодательством(ст. 68 ТК РФ), при наличии подписанного трудового договора между работодателем и сотрудником, оформление приказа о приеме на работу не является обязательным. Главное требование заключается в необходимости наличия подписанного трудового договора, в котором прописаны все основные условия трудоустройства.

Однако не следует забывать, что приказ дает дополнительную юридическую защиту как работодателю, так и сотруднику. В нем должны быть отражены все существенные условия, аналогичные тем, что содержатся в трудовом контракте, такие как дата начала работы, должность, место работы, размер оплаты труда и другие важные детали.

Сотрудник также должен быть ознакомлен с принятым документом, что подтверждается его подписью или иным способом подтверждения получения информации. Это важное условие для того, чтобы обеспечить юридическую прозрачность и согласованность сторон в рамках трудовых отношений.

Формы приказа может быть произвольной или соответствовать установленным стандартам. Унифицированная форма приказа о приеме на работу предусмотрена в виде Т-1 (в отношении одного работника) или Т-1а (в отношении нескольких работников). Однако, соблюдение формы не является обязательным, и работодатель может использовать произвольную форму, при условии, что в ней отражены все необходимые условия.

Таким образом, хотя оформление приказа о приеме на работу не является строгим обязательным требованием, его составление и оформление остается важным элементом для обеспечения юридической защиты и согласованности трудовых отношений.

Оформление кадровых документов в электронном документообороте

Оформление кадровых документов в электронном документообороте (“ЭДО”) становится все более популярным и удобным способом в современных компаниях. В частности, использование ЭДО позволяет значительно упростить и ускорить процесс оформления приказа о приеме на работу. Однако, стоит учесть, что при оформлении документа в электронной форме необходимо следовать регламентированным требованиям, и правилам оформления кадровой документации. Важно также грамотно осуществлять электронное подписание документации, обеспечивая ее юридическую значимость.

Принятие приказа посредством ЭДО

Как и в обычном бумажном документообороте, приказ принимается на основании трудового законодательства. Порядок оформления в данном случае состоит из следующих этапов:

Подключение к информационной системе ЭДО. Согласно, ст. 22.1 ТК РФ, электронный документооборот может быть осуществлен посредством специальной платформы или системы работодателя (например, при помощи сервиса “Добыто”. Программа позволяет вести электронное кадровое делопроизводство компаниям любого уровня и масштаба по самым демократичным ценам). Важно также отметить, что решение о введении ЭДО должно сопровождаться принятием локального акта, с учетом мнения профсоюза(ст. 22.2 ТК). Если вы уже подключены к системе, то данный шаг можно пропустить.
Обмен документацией. Работодатель получает от нового сотрудника все необходимые документы для возможности подписания трудового контракта. К ним относятся, паспорт, СНИЛС, ИНН и т.д.
Заключение трудового договора с новым работником. Договор заключается в удаленном формате посредством электронной системы. Нужно также учесть, что работодатель при оформлении должен проинформировать работника об осуществлении ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). Согласие на применение ЭДО при этом требуется только в том случае, если у работника на 31.12.21 имеется трудовой стаж.
Оформление приказа. После заключения договора, возможно оформление приказа о приеме. В документе должны быть отражены все необходимые элементы и сведения. Кроме того, нужно убедиться, что все участники процесса получат уведомление о принятии приказа.

Комментарий специалиста. Внедрение ЭДО позволяет повысить эффективность кадрового учета, сократить временные затраты и уменьшить вероятность ошибок в документации. Это способствует современному, инновационному и безопасному ведению кадровых дел в организации. Кроме того, некоторые системы ЭДО имеет встроенную возможность подготовки любой документации на основе уже готовых шаблонов. Данная возможность экономит время и помогает избежать ошибок. Например, “Добыто” предлагает шаблоны документов различной направленности. В сервисе предусмотрен также конструктор документов. Вы можете создавать договоры, соглашения любого вида и содержания.

Приказ можно оформить с использованием системы КЭДО

Преимущество оформления кадровых документов в ЭДО

Оформление кадровых документов в электронном документообороте предоставляет целый ряд преимуществ, упрощающих процессы управления персоналом. Вот некоторые из них:

экономия времени: электронное оформление позволяет сократить время на формирование, передачу, подписание и хранение. Не нужно тратить время на физическое передвижение бумажных документов, всё происходит в режиме онлайн;
удобство доступа: кадровую документацию можно легко хранить и управлять в централизованной электронной системе, к которой можно получить доступ из любой точки мира, имея подключение к интернету;
уменьшение риска потери информации: файлы могут быть защищены паролями и правами доступа, что минимизирует вероятность их случайной потери или утраты;
экологичность: отказ от бумажного документооборота в пользу электронного, способствует снижению потребления бумаги, что в свою очередь благоприятно сказывается на охране окружающей среды;
сокращение затрат: ЭДО позволяет снизить затраты на печать, хранение и доставку бумажной документации.

Все эти и иные преимущества делают ЭДО очень привлекательным для организаций любого масштаба.

Комментарий специалиста. Многие компании уже сейчас переходят на электронный документооборот, учитывая множество преимуществ. Кроме того, по планам Правительства РФ к 2025 году использование КЭДО станет обязательным для компаний любого уровня. Компания «Добыто» предлагает простое и быстрое подключение к системе электронного документооборота (настройка может занять не более 10 минут). В сервисе предусмотрена также возможность работы без доступа в интернет. Ещё одним преимуществом является способность интегрироваться с различными системами, включая 1С, Битрикс24 и с другими популярными корпоративными программами.

Вывод

Приказ о приеме на работу является важным инструментом для закрепления прав работника и работодателя. Его подготовка и оформление должны осуществляться с соблюдением трудового законодательства и всех необходимых требований. Наиболее удобным способом оформления приказа является его создание в системе кадрового электронного документооборота.
“Добыто” надежный партнер в области КЭДО. Наш уникальный конструктор процессов и документов поможет вам легко и быстро создавать и оптимизировать бизнес-процессы под ваши потребности. Мы обеспечим удобство и гибкость, а также безопасность ваших данных. Остались вопросы? Свяжитесь с нами. Наши специалисты всегда на связи.