Кадровое делопроизводство 1С

Программный комплекс «1С» позволяет не только вести бухгалтерию, но и оптимизировать работу других подразделений предприятия, в том числе кадровой службы. Программный модуль «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С ЗУП») позволяет автоматизировать выполнение многих рутинных операций, чтобы ускорить работу с кадрами и избежать ошибок из-за человеческого фактора. «1С» становится удобной автоматизированной системой для кадровика, с помощью которой можно упростить его работу даже на большом предприятии с сотнями сотрудников.

Читайте, в чем заключаются особенности кадрового делопроизводства в 1С, каким функционалом обладает программное обеспечение, какие аналоги системы может выбрать компания.

Функции программного комплекса

«1С» стала самой распространенной в России системой автоматизации работы с кадрами. Она оптимально адаптирована к особенностям российского законодательства, к принятой в большинстве компаний системе кадрового делопроизводства. С ее помощью можно практически отказаться от ручного ввода данных в Excel – программа самостоятельно обрабатывает информацию и берет на себя выполнение многих рутинных операций. Доступным аналогом 1С можно назвать модуль «Добыто. КЭДО», который предлагает весь арсенал функций для кадрового делопроизводства.

Программный модуль «1С:Зарплата и управление персоналом 8» рассчитан на повседневное решение следующих задач:

• Расчет заработной платы. Программа автоматически меняет результаты вычислений при отгулах, больничных, взятых работником днях без содержания. Это дает возможность быстро и точно начислить зарплату в соответствии с законодательством.
• Расчет установленных законодательством налогов и взносов в государственные фонды за сотрудника. Поскольку предприятие при официальном трудоустройстве работника выступает в роли его налогового агента, будет удобно использовать автоматизированный комплекс для работы с налоговыми отчислениями.
• Внесение зарплаты и налогов в расходы предприятия в бухгалтерском учете. Система позволяет оптимизировать работу бухгалтерии и синхронизировать ее с деятельностью кадровой службы.
• Учет кадров, анализ кадрового состава. С помощью программы можно автоматизировать многие рутинные операции. Поскольку данные не требуется постоянно вводить вручную, время кадровика освобождается для выполнения более важных дел.
• Сбор и обработка аналитической информации. Автоматизация позволяет ускорить и упростить подготовку разнообразных отчетов. Руководство получает к ним автоматический доступ, это упрощает обработку собранной аналитики.

Программа также дает возможность настраивать уровни доступа, что обеспечивает безопасность работы с информацией. Система защиты корпоративных данных предотвращает хищение важной информации, в том числе персональных данных сотрудников. Для малого и среднего бизнеса намного удобнее работать с модулем «Добыто. КЭДО».

Мнение эксперта. Автоматизация кадрового делопроизводства и других процессов – важное условие повышения конкурентоспособности предприятия. Если организация не готова идти в ногу со временем, она начнет неизбежно отставать от конкурентов. Это приводит к потере ценных сотрудников, снижению прибыльности работы и в итоге к банкротству.

Оформление документов кадрового делопроизводства

Все время работы сотрудника в организации можно разделить на три основных периода: трудоустройство, работа на занимаемой должности, увольнение. Как только сотрудник приходит в организацию, на него в системе оформляется документ «Прием на работу». В результате в системе формируется персональная карточка сотрудника, в которой фиксируются сведения о стаже из трудовой книжки, персональные льготы, график работы, информация о назначенном испытательном сроке. Эти, и многие другие возможности, предлагает и система «Добыто. КЭДО»

Если сотрудника нужно перевести на другую должность, программа дает возможность заполнить специальный документ – «Кадровый перевод». Это дает возможность оформить перемещение специалиста между подразделениями и зафиксировать новый вид занятости, новый филиал при переводе на другое место, право на предоставление оплачиваемого отпуска.

И при приеме на работу, и при кадровом переводе есть возможность массовой загрузки данных. Это существенно упрощает работу кадровика, если нужно одновременно оформить много сотрудников. Для этого нужно использовать специальные разделы.

Мнение эксперта. Автоматизация кадровых процессов выгодна не только сотрудникам отдела, но и руководителю, и самим работникам. Многие данные в программе обрабатываются автоматически, это сводит к минимуму риски появления ошибок в расчетах. Минимизация человеческого фактора предотвращает множество неприятных ситуаций, которые могут возникнуть из-за ошибок в кадровом учете.

Корректировка расчетов заработной платы

С помощью программного комплекса можно не только автоматизировать расчет заработной платы, но и скорректировать ее размер с учетом различных факторов. Это предотвращает ошибки и необходимость дополнительных начислений, исчезают поводы для трудовых споров с сотрудниками.

С помощью программного комплекса «1С» можно указать следующие дополнительные начисления и причины для уменьшения заработной платы:

• Оплата подработок и совмещения должностей;
• Отгулы, оплачиваемые и взятые без содержания;
• Отсутствие на рабочем месте по причине неявки или больничного без предоставления закрытого листа нетрудоспособности;
• Сверхурочная работа, в том числе при совмещении должностей.

Автоматизация ускоряет работу бухгалтера и позволяет синхронизировать данные бухгалтерии с данными кадровой службы. В результате сотрудники получают все положенные по закону выплаты в установленные сроки.

Оформление исполнительных листов и увольнения сотрудников

С помощью «1С» можно заполнять не только типовые кадровые документы. В программу можно вносить данные об исполнительных листах на имя сотрудника – это позволяет на законных основаниях организовать взыскание задолженности. В специальную форму вносятся данные о сроках взыскания, ограничениях суммы списания и т.д. В модуле «Добыто. КЭДО» указанные процессы можно автоматизировать, чтобы упростить работу кадровой службы.

Кроме того, программа помогает кадровику правильно уволить сотрудника – это закономерный завершающий этап его жизни в компании. На специальном листе можно указать причину увольнения в соответствии с Трудовым кодексом, рассчитать все положенные выплаты и выходное пособие, если сотрудник увольняется по сокращению штатов. Можно подготовить ведомость на начисления и создать пакет документов для выдачи сотруднику.

Заполнение кадровых отчетов в «1С»

Одной из полезных функций программы является сбор аналитической информации с последующей подготовкой различной отчетности. Введение данных о сотрудниках в модуль «Добыто. КЭДО» позволяет без проблем сформировать отчеты по следующим направлениям:

• Личные данные сотрудников и сведения о составе их семей. Кадровику не требуется собирать эту информацию вручную;
• Уровень образования персонала, сведения о проведенных аттестациях и курсах повышения квалификации. Это позволит определить, кто из сотрудников должен быть в ближайшее время направлен на новое обучение;
• Отчет для военкоматов. Программа помогает собирать данные, необходимые для воинского учета сотрудников;
• Сведения об использовании отпусков. Руководитель в любой момент может получить данные по графикам, остаткам и переносам отпусков сотрудников;
• Количество сотрудников в отделах и кадровые перестановки за последние периоды;
• Структура штатного расписания. В ней отображается количество сотрудников и занимаемые ими должности.

Автоматизация заполнения отчетов позволяет сотрудникам кадровой службы быстро получать точные данные в полном объеме. При этом количество ручных операций при заполнении отчетов сводится к минимуму: время персонала освобождается для других дел.

Мнение эксперта: В первое время после установки программы можно столкнуться с противодействием сотрудников, особенно старшей возрастной группы. Освоение нового программного комплекса потребует времени, однако в итоге он окупит все трудозатраты.

Преимущества автоматизации кадрового учета с помощью «1С»

Программные продукты «1С» используются как на небольших предприятиях, так и в крупных холдингах: разработчики предлагают широкий спектр решений с учетом особенностей и масштабов бизнеса. Разработчик предлагает несколько программных продуктов для кадрового учета в зависимости от специфики организации. Это «1С: Зарплата и управление персоналом», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С:Управление холдингом», «1С:Кабинет сотрудника» и не только. Выбрав подходящую версию программы, можно автоматизировать и ускорить работу с документами.

Использование программ для автоматизации кадрового документооборота дает следующие преимущества:

• Более быстрое введение информации и ее автоматическая обработка. Сотрудники кадрового подразделения освобождаются от однообразной рутинной работе. Например, по введению в Excel одних и тех же данных персонала. Система быстро выгружает нужную информацию и проводит анализ данных.
• Интеграция информации, полученной из разных источников. В результате не будет противоречий между кадровым, бухгалтерским и налоговым учетом, синхронизация данных предотвратит возможные нарушения.
• Интеграция различных продуктов «1С». Использование нескольких программных модулей позволяет быстро обмениваться данными между отделами.
• Сведение к минимуму риска ошибок, которые могут дорого обойтись и компании, и сотрудникам.
• Снижение нагрузки на кадровый отдел. Это особенно важно для крупных компаний, в штате которых сотни человек.
• Оптимизация взаимодействия с налоговыми органами и другими проверяющими организациями. С «1С» работает большинство госструктур, поэтому не будет возникать постоянных сложностей с подачей отчетов.
• Защита персональных данных от хищения и несанкционированного доступа. Система позволяет установить уровни допуска: никто посторонний не сможет получить допуск к персональным данным работников предприятия.

Установка программного комплекса «1С» для оптимизации работы кадровой службы станет шагом вперед для предприятия. Это возможность сделать кадровый учет более быстрым, точным и безопасным для компании.

Есть ли недостатки у автоматизации кадрового учета?

Автоматизация кадрового учета требует вложений: потребуется приобрести недешевые продукты «1С», вложить средства в модернизацию компьютерной техники, внедрение программного продукта и обучение персонала. Программа имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством функций, поэтому в нем может быть непросто разобраться, особенно кадровикам старшего поколения. Поэтому рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО», который намного проще в освоении и работе.

Еще одним минусом можно назвать повышенную ресурсоемкость таких программ. Если в организации установлены слабые компьютеры, можно выбрать версию «1С:Фреш», позволяющую пользоваться возможностями облачной установки. Однако она потребует дополнительных затрат за пользование мощностями компании- разработчика. Аренда «1С» с облачным доступом предполагает траты каждый месяц, так как программа не покупается в собственность.

Мнение эксперта: Перед установкой «1С» для автоматизации кадрового учета необходимо тщательно просчитать вложения, оценить плюсы и минусы внедрения. Чем крупнее организация и чем больше в ней сотрудников, тем быстрее окупится программа. Для крупных предприятий автоматизация уже стала практически обязательным условием успешной работы для сохранения конкурентоспособности на рынке. Сэкономить на расходах без ущерба для эффективности кадрового делопроизводства можно, если приобрести модуль «Добыто. КЭДО».

Можно ли обойтись без «1С»?

В маленьких компаниях и ИП, в которых работает до 10 сотрудников, кадровый учет зачастую ведется по традиционным технологиям с заполнением бумажных документов, а кадровик совмещает функции бухгалтера. В таких условиях нет необходимости вкладываться в покупку дорогостоящего программного обеспечения – оно окупится очень нескоро. Но если деятельность начинает расширяться, необходимо рассмотреть вопрос об автоматизации работы кадровой службы.

Когда количество сотрудников достигает нескольких десятков, работы у кадровика и бухгалтера становится значительно больше, появляется риск сделать серьезную ошибку. Неправильное оформление приема на работу, увольнения, неверный расчет заработной платы станут поводами для обращения в инспекцию труда или подачи иска в суд, что приведет к серьезным потерям для организации.

В такой ситуации внедрение «1С» становится жизненной необходимостью для организации. Автоматизация позволяет обобщить и систематизировать поступающие данные, организовать своевременное внесение их в общую базу, регламентировать доступ к данным. Установка специальных программ для кадрового документооборота в этом случае окупится намного быстрее и позволит организовать кадровый учет по современным принципам.

Использование цифровых подписей для электронного документооборота

Еще одним шагом вперед при расширении бизнеса станет внедрение системы электронного документооборота (ЭДО), в том числе при работе кадровой службы. Это позволит значительно сократить обращение бумажных документов, ускорит взаимодействие между сотрудниками, позволит уменьшить количество ошибок. Система «Добыто. КЭДО» интегрируется с «1С», в результате обеспечивается быстрый обмен данными.

Для внедрения электронного документооборота руководитель предприятия должен иметь квалифицированную электронную подпись. Ее использование придает цифровым версиям документов юридическую силу. После подписания такой документ уже нельзя изменить, подпись гарантирует, что документ нельзя подделать.

Нормы законодательства позволяют перевести в электронный формат уже 99% всех кадровых документов. Процессы автоматизации невозможно остановить: чем быстрее компания начнет использовать современные технологические решения, тем проще ей будет сохранять конкурентоспособность в меняющемся мире.

Заключение

• Программные продукты «1С» позволяют автоматизировать кадровый документооборот, организовать быстрый обмен данными и избежать возникновения дорогостоящих ошибок.
• Внедрение новых программных решений открывает широкие перспективы для развития компании, помогает уменьшить нагрузку на сотрудников кадровой службы и бухгалтерии.
• Программные продукты «1С» интегрируются с системами электронного документооборота, которые позволят перевести в цифровой формат большую часть кадровых документов предприятия.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)