Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде: порядок ведения в 2026 году

Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде — инструмент учёта кадровых распоряжений, который всё чаще заменяет бумажные книги регистрации в компаниях, перешедших на КЭДО. Кадровики тратят от 15 минут на ручную регистрацию каждого приказа, а в организациях с численностью от 200 человек объём распоряжений превышает 30 штук в месяц. Электронная регистрация приказов через систему КЭДО сокращает эти затраты и снижает риск утраты данных при проверке ГИТ. Эта статья — часть материала про кадровый документооборот, где описан весь процесс организации кадрового делопроизводства.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое журнал регистрации приказов по личному составу и зачем он нужен

Журнал регистрации приказов по личному составу — это учётный документ, в котором фиксируются все кадровые распоряжения работодателя: приём на работу, переводы, увольнения, отпуска, командировки, поощрения и дисциплинарные взыскания. Каждому приказу присваивается порядковый номер и дата, что позволяет отслеживать хронологию кадровых решений.

Действующее законодательство не устанавливает обязательной формы журнала. Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 регулирует сроки хранения кадровых документов, но не содержит указания на обязательность ведения отдельного журнала. На практике ГИТ при проверках запрашивает систему учёта приказов — и если кадровик не может быстро предоставить информацию о конкретном распоряжении, это создаёт проблемы.

В практике Добыто мы видим, что компании ведут журнал не потому, что обязаны, а потому что без него невозможно оперативно найти нужный приказ из массива за несколько лет. При численности от 50 сотрудников объём приказов по личному составу за год измеряется сотнями. И тут встает вопрос — продолжать ли вести бумажный журнал или перейти на электронный.

Какие приказы по личному составу подлежат регистрации

Приказы по личному составу делятся на две группы по срокам хранения, и это напрямую влияет на организацию журнала регистрации.

Приказы с длительным сроком хранения (50/75 лет)

Ст. 434 Перечня Росархива от 20.12.2019 №236 относит к этой категории приказы о приёме на работу, переводе, увольнении, установлении оплаты труда, совмещении должностей, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Эти приказы регистрируются в отдельном журнале (или разделе электронного реестра), потому что при ликвидации организации их передают в архив.

Приказы с кратким сроком хранения (5 лет)

Сюда входят приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, командировках работников с обычными условиями труда, дежурствах. Пять лет — и после истечения срока их уничтожают по акту. Регистрировать их в одном журнале с приказами на 50 лет нецелесообразно. Удобнее вести два отдельных журнала или настроить фильтрацию в электронной системе.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровики часто сваливают все приказы в один журнал — и на приём, и на отпуск, и на командировку. А потом при архивной обработке не могут разделить дела с разными сроками хранения. В электронной системе эта проблема решена — фильтруешь по типу, выгружаешь нужный реестр за пару минут.»

Можно ли вести журнал приказов в электронном виде: правовое основание

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введенные Федеральным законом №377-ФЗ от 22.11.2021, разрешают работодателю создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Журнал регистрации приказов — внутренний учётный документ организации, и на его ведение в электронном виде ограничений нет.

Приказ Минтруда №578 устанавливает формат PDF/A-1 для электронных кадровых документов. Но тут нюанс — этот формат относится к самим приказам, а не к журналу регистрации. Журнал — это реестр, учётная форма, и к нему формальных требований по формату нет. Организация вправе вести его в Excel, в специализированной системе КЭДО, в модуле 1С:ЗУП или даже в Google-таблице, если это оговорено в ЛНА.

Для ведения электронного журнала приказов работодателю нужно:

1. Издать приказ о введении КЭДО (или дополнить действующий ЛНА о КЭДО положением о ведении электронного журнала).
2. Определить информационную систему, в которой ведётся журнал.
3. Закрепить порядок присвоения регистрационных номеров и ответственного за ведение журнала.
4. Обеспечить сохранность и резервное копирование данных журнала.

Отдельного согласия работников на электронное ведение журнала не требуется — это учётный документ работодателя, а не документ, с которым работник знакомится под подпись.

Какие документы нельзя переводить в электронный вид

Статья 22.1 ТК РФ содержит закрытый перечень документов, на которые КЭДО не распространяется: трудовые книжки и СТД-Р, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, документы об инструктажах по охране труда.

Приказы об увольнении — единственный вид приказов по личному составу, который нельзя оформлять электронно. Все остальные (приём, перевод, отпуск, командировка, поощрение, взыскание) переводятся в КЭДО. Журнал регистрации этих приказов тоже логично вести электронно — раз сами приказы уже в цифровом формате. Журнал инструктажей по ОТ — отдельная история, он остаётся строго бумажным.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда к нам приходят клиенты, первое что спрашивают — а увольнение тоже электронно? Нет. Приказ об увольнении подписывается только на бумаге. Но журнал регистрации приказов, включая запись об увольнении, вести электронно никто не запрещает. Просто сам приказ хранится в бумажном деле.»

Структура и содержание электронного журнала регистрации приказов

Поскольку утверждённой формы журнала нет, организация разрабатывает структуру самостоятельно. На практике в журнал включают следующие графы:

В системах КЭДО журнал формируется автоматически: при создании приказа система присваивает регистрационный номер, фиксирует дату, тип документа, привязывает к карточке сотрудника. Кадровик не заполняет журнал вручную — реестр формируется как побочный продукт работы с документами.

Как перевести журнал приказов в электронный вид: пошаговая инструкция

Электронная подпись для приказов по личному составу: какую использовать

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает виды электронных подписей для разных типов кадровых документов. Для приказов по личному составу действуют следующие правила.

Работодатель подписывает приказы УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью. Сертификат УКЭП выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре (ФНС или её доверенные лица). Без УКЭП со стороны работодателя приказ не имеет юридической силы в электронном виде.

Работник ознакамливается с приказом одним из допустимых способов:

• УКЭП — если у работника есть квалифицированный сертификат.
• УНЭП, выпущенная по соглашению сторон, — организация выпускает подпись для сотрудника через систему КЭДО.
• УНЭП ИЭП — подпись через Госключ (привязка к учётной записи на Госуслугах, закрытый ключ хранится на мобильном устройстве).
• ПЭП — простая электронная подпись (логин/пароль в системе). Подходит для ознакомления с приказами, но не для подписания трудовых договоров и допсоглашений при переходе на КЭДО.

Для трудового договора, согласия на перевод, заявления об увольнении по собственному желанию и ряда других ключевых документов работник использует УКЭП, УНЭП по соглашению или УНЭП через Госключ. ПЭП для этих документов не подходит.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«По нашему опыту, для ознакомления с приказами на отпуск или командировку хватает ПЭП — одноразки в мобильном приложении. Сотрудник получает пуш, вводит код, готово. А вот приказ о переводе на другую должность — тут уже УНЭП минимум, потому что меняются существенные условия ТД.»

Образцы документов для перехода на электронный учёт приказов

Хранение электронного журнала регистрации приказов: сроки и требования

Сроки хранения самого журнала регистрации привязаны к срокам хранения документов, которые в нём зафиксированы. Журнал с записями о приказах с 50-летним сроком хранения должен храниться не менее 50 лет. Журнал с записями о приказах на отпуска и командировки — 5 лет после последней записи.

125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право создать собственный архив электронных документов. Облачное хранение в сертифицированных системах КЭДО принимается ГИТ при проверках.

При проверке ГИТ работодатель предоставляет электронный документ (приказ в формате PDF) и файл электронной подписи (.p7s/.sig). Выгрузка из системы КЭДО занимает пару кликов. Визуальный штамп ЭП, который видно при открытии PDF, не является доказательством — инспектор проверяет подлинность подписи через криптографическое ПО.

Наши специалисты в Добыто настраивают автоматическое архивирование журнала регистрации вместе с подписанными приказами. При расторжении договора с сервисом клиент выгружает полный архив — документы плюс файлы подписей — и сохраняет доступ к данным.

Типичные ошибки при ведении журнала приказов в электронном виде

За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний к КЭДО, и в каждом проекте встречаем одни и те же ошибки при переходе на электронный учёт приказов.

Ошибка 1: Единый журнал для приказов с разными сроками хранения

Кадровики ведут один журнал для всех приказов — и на приём (50 лет), и на отпуск (5 лет). При архивной обработке невозможно разделить дела, приходится пересоставлять реестр. Цена ошибки — трудозатраты на переформирование дел, риск получить замечание при плановой проверке архивного фонда.

Ошибка 2: Нарушение сквозной нумерации при параллельном ведении бумажного и электронного журнала

При переходе на электронный формат компания продолжает дублировать записи в бумажный журнал «на всякий случай». Возникают расхождения в номерах: в электронной системе приказ зарегистрирован под одним номером, в бумажном — под другим. При проверке ГИТ это вызывает вопросы. Решение: определить конкретную дату перехода и с этого момента вести учёт только в электронном виде.

Ошибка 3: Отсутствие резервного копирования электронного журнала

Журнал ведётся в Excel-файле на рабочем компьютере кадровика. Компьютер выходит из строя — журнал утерян. В системах КЭДО данные хранятся на серверах с автоматическим бэкапом, но если компания ведёт журнал в табличном формате — резервное копирование на внешний носитель обязательно.

Ошибка 4: Подписание приказов задним числом

Кадровик накапливает приказы и подписывает «пачкой» раз в неделю. В электронной системе каждое действие фиксируется с отметкой времени — инспектор ГИТ увидит, что приказ подписан позже фактического выхода сотрудника. Штраф по ст. 5.27 КоАП — до 50 000 руб. для юрлица.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В суде электронный документ с отметкой времени — это палка о двух концах. С одной стороны, он подтверждает факт подписания. С другой — если дата подписания не совпадает с датой в тексте приказа, работник получает аргумент для оспаривания. Мы рекомендуем подписывать документы в день их создания, не откладывая.»

Стоимость ведения электронного журнала приказов через сервис КЭДО в 2026 году

Стоимость перехода зависит от численности персонала и выбранного тарифа. Ведение электронного журнала — часть функциональности системы КЭДО, отдельно за него не платят.

ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП для руководителя — через аккредитованный УЦ (ФНС выдаёт бесплатно). Полная раскладка по тарифам Добыто поможет рассчитать бюджет под вашу численность.

Преимущества электронного журнала перед бумажным

Бумажный журнал — тетрадь, которую кадровик заполняет вручную. При штате от 100 человек за год набирается 300-400 записей, и поиск конкретного приказа превращается в перелистывание страниц. Электронный журнал в системе КЭДО решает эту задачу: поиск по ФИО, номеру, дате, типу распоряжения — за секунды. Реестр формируется автоматически при создании документа, а доступ защищён паролем и ролевой моделью.

На настройку электронного реестра приказов при внедрении КЭДО мы закладываем 2-3 дня, но кадровик начинает работать с журналом в первый же день — регистрация происходит автоматически при подписании.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«На одном из проектов в ритейле кадровик тратила 45 минут в день на заполнение бумажных журналов. После перехода на электронный учёт — ноль минут, потому что журнал заполняется автоматом. Высвободившееся время ушло на работу с сотрудниками, а не с бумагой.»

Что делать с бумажными журналами после перехода на электронный формат

Бумажные журналы не уничтожаются. Они продолжают храниться до истечения сроков хранения записей, которые в них содержатся. Журнал с записями о приказах на приём и увольнение — 50 лет с даты последней записи. Журнал с записями о приказах на отпуска — 5 лет.

При переходе на электронный формат кадровик делает запись в бумажном журнале: «Журнал закрыт. С [дата] ведение журнала регистрации приказов по личному составу осуществляется в электронном виде в информационной системе [название]». Подпись ответственного, дата. После этого бумажный журнал сдаётся в архив организации.

Нумерацию приказов в электронной системе можно продолжить (если в бумажном журнале последний приказ имел номер 147 — электронный начнётся с 148) или начать заново с 1 января нового года. Оба варианта допустимы, главное — закрепить выбранный порядок в ЛНА.

Выводы: журнал регистрации приказов по личному составу в электронном формате

Вести журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде закон не запрещает. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ (377-ФЗ) разрешают работодателю вести кадровые документы электронно без дублирования на бумаге. Для перехода нужен ЛНА, информационная система и закреплённый порядок нумерации.

Разделяйте журналы по срокам хранения: приказы о приёме, переводе, увольнении — 50 лет (до 2003 г. — 75 лет), приказы об отпусках и командировках — 5 лет. Приказы об увольнении оформляются только на бумаге (ст. 22.1 ТК РФ), но запись о них в электронном журнале допустима. Бумажные журналы после перехода не уничтожаются.

Системы КЭДО формируют журнал автоматически — при подписании приказа система присваивает номер, фиксирует дату, тип и подпись. Экономия кадровику — от 30 минут ежедневно, выгрузка реестра для ГИТ — за секунды.

Часто задаваемые вопросы