ПЭП в КЭДО: какие документы подписать простой подписью в 2026

Простая электронная подпись в КЭДО — самый массовый вид подписи, с которым сотрудник сталкивается ежедневно. Вошел в систему, нажал кнопку, подтвердил SMS-кодом — документ подписан. Без токенов, без визита в удостоверяющий центр, без плясок с криптопровайдерами. Для большинства кадровых документов этого достаточно. Но не для всех, и вот тут начинаются вопросы. Какие документы можно подписать ПЭП, а где нужна усиленная подпись? Как правильно оформить соглашение о признании ПЭП? Можно ли обойтись только простой подписью и не покупать УКЭП каждому работнику? Ответы — в этой статье. Если нужен общий обзор, рекомендую начать с материала про подписи для кадрового электронного документооборота.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое ПЭП и как она работает в КЭДО

Простая электронная подпись — это, вернее, не подпись в привычном понимании, а факт подтверждения действия. Человек входит в систему (логин + пароль), получает одноразовый код на телефон или push-уведомление в мобильном приложении и нажимает кнопку подтверждения. Всё. Документ считается подписанным.

Юридическая основа — статья 5 Федерального закона № 63-ФЗ. Часть 2 прямо определяет: ПЭП — это электронная подпись, которая подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством использования кодов, паролей или иных средств. Ключевое слово тут — «подтверждает факт». Не защищает документ от изменений, не гарантирует целостность. Просто фиксирует: этот человек в это время нажал «подписать».

В системах КЭДО процесс выглядит примерно одинаково. Работник авторизуется в личном кабинете. Система показывает документ для ознакомления. Работник читает (или прокручивает до конца — будем честны). Нажимает кнопку «Подписать». Система отправляет SMS-код или push-уведомление. Работник вводит код. Система фиксирует метку времени, IP-адрес, идентификатор пользователя. Готово.

В сервисе Добыто ПЭП выпускается автоматически при регистрации сотрудника. Никаких дополнительных действий со стороны кадровика или самого работника не требуется. Логин и пароль генерируются, SMS-канал привязывается к номеру телефона из карточки сотрудника, и человек может подписывать документы в первый же рабочий день.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «ПЭП — это точка входа для любого сотрудника в электронный документооборот. Не нужно объяснять, как установить сертификат, где найти токен и почему KриптоПро не видит ключ. Человек получает SMS, вводит код — и всё работает. По нашей статистике, 85% кадровых документов подписываются именно ПЭП, потому что закон это позволяет.»

Какие документы сотрудник подписывает ПЭП в КЭДО

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает принцип: работник вправе подписывать электронные кадровые документы любым видом подписи, кроме тех, для которых прямо указано требование усиленной подписи. Это, вернее, логика от обратного — запрещено конкретное, всё остальное разрешено.

На практике перечень документов, которые сотрудник может подписать ПЭП, выглядит внушительно:

• Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
• Заявление на отпуск без сохранения заработной платы
• Согласие на обработку персональных данных
• Ознакомление с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция)
• Расчетный листок — ознакомление
• График отпусков — ознакомление
• Табель учета рабочего времени — подтверждение
• Заявление на материальную помощь
• Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ
• Служебная записка
• Объяснительная записка
• Заявление на командировку
• Согласие на сверхурочную работу
• Заявление о предоставлении копий документов

И это далеко не полный список. По сути, все «текущие» кадровые документы, с которыми работник сталкивается ежемесячно, подписываются ПЭП. Именно это делает простую подпись базовым инструментом КЭДО.

Отдельно стоит сказать про подписание кадровых документов со стороны работодателя. Тут правило другое: работодатель всегда использует УКЭП (или УНЭП в информационной системе Работа в России). А вот для работника ПЭП покрывает большую часть потребностей.

Какие документы нельзя подписать ПЭП — требования ст. 22.3 ТК РФ

Часть 12 статьи 22.3 ТК РФ содержит закрытый перечень документов, для подписания которых работнику нужна усиленная подпись — УНЭП или УКЭП. Закрытый — значит, добавлять туда документы «на всякий случай» нельзя, но и убирать тоже.

Вот этот перечень:

А есть ещё документы, которые вообще нельзя переводить в электронный формат. Трудовой кодекс запрещает вести в КЭДО:

• Акт о несчастном случае на производстве
• Приказ (распоряжение) об увольнении работника
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (журналы)

Эти документы остаются на бумаге. Без вариантов.

Мария Ж, судебный эксперт: «На грабли с ПЭП наступают регулярно. Типичная ситуация: компания перевела всё на электронный документооборот, сотрудник подписал заявление об увольнении простой подписью, потом в суде заявил, что не понимал, что подписывает. И формально он прав — ст. 22.3 ТК РФ требует для заявления об увольнении усиленную подпись. Документ, подписанный ПЭП, в этом случае могут не принять.»

Требования к ПЭП по 63-ФЗ — что нужно оформить

Простая электронная подпись не появляется из ниоткуда. Чтобы она имела юридическую силу, нужно выполнить ряд формальных требований. Статья 9 Федерального закона № 63-ФЗ устанавливает: электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью, только если между участниками электронного взаимодействия заключено соответствующее соглашение.

Что конкретно нужно оформить:

1. Соглашение между участниками электронного взаимодействия. Это, по сути, документ, в котором работодатель и работник договариваются: мы признаем ПЭП равнозначной собственноручной подписи для определенных документов. Соглашение должно содержать правила определения лица, подписавшего документ, по его ПЭП. А также обязанность лица соблюдать конфиденциальность ключа ПЭП (пароля, кода).

2. Локальный нормативный акт о КЭДО. В нем должно быть описано, какие виды электронной подписи используются для каких документов. Без этого ЛНА вся система подвисает — инспектор ГИТ спросит: «А где написано, что ПЭП подходит для заявления на отпуск?» И если ответа нет, будут вопросы.

3. Согласие работника. Работник должен дать письменное (или электронное, но тогда усиленной подписью) согласие на участие в КЭДО. Без согласия — никакой КЭДО. Более того, если работник отказался, заставить его нельзя. Придется продолжать бумажный документооборот для этого конкретного сотрудника.

4. Идентификация владельца ПЭП. Система должна однозначно определять, кто именно ввел код. Обычно это привязка к номеру телефона из кадровой карточки работника. Один номер — один работник. Если кто-то другой получил доступ к телефону и подписал документ, это проблема владельца ПЭП (при условии, что в соглашении прописана обязанность хранить конфиденциальность).

Мария Ж, юрист: «Соглашение о признании ПЭП — это не формальность, а страховка. В суде именно его попросят предъявить первым делом. Нет соглашения — нет юридической силы у документа, подписанного ПЭП. Мы в Добыто встраиваем подписание этого соглашения в процесс онбординга: новый сотрудник получает его вместе с трудовым договором, подписывает УНЭП через Госключ, и дальше спокойно работает с ПЭП.»

Полезные шаблоны документов для внедрения КЭДО

ПЭП vs УНЭП vs УКЭП — сравнение для КЭДО

Три вида подписей. Три уровня защиты. Три ценовых категории. Кадровику важно понимать разницу не в теории, а в конкретном применении.

Важный момент: работодатель при использовании собственной информационной системы КЭДО всегда подписывает документы УКЭП. Это требование части 5 статьи 22.3 ТК РФ, и исключений нет. Если КЭДО ведется через платформу «Работа в России» — допускается УНЭП (часть 8 той же статьи). Но на практике подавляющее большинство компаний работают через коммерческие системы, и для них — только УКЭП.

Мы настраиваем маршруты так, чтобы система сама определяла вид подписи для каждого типа документа. Кадровику не нужно помнить, где нужна ПЭП, а где УНЭП — автоматическая маршрутизация исключает ошибку.

Мария Ж, спикер конференций по КЭДО: «Частый вопрос от эйчаров: зачем три вида подписей, нельзя ли обойтись одной? Нельзя. Закон разделил подписи не из любви к бюрократии, а по уровню рисков. Заявление на отпуск — низкий риск, хватит ПЭП. Трудовой договор — высокий, нужна усиленная. Но покупать УКЭП каждому работнику при наличии УНЭП через Госключ — это одноразка, которую себе позволяют только компании с бюджетом, который некуда девать.»

Стоимость использования ПЭП в сервисе КЭДО в 2026 году

ПЭП и УНЭП включены бесплатно во все тарифы сервиса Добыто КЭДО. Дополнительных платежей за выпуск простой подписи нет — ни разовых, ни ежемесячных. Это принципиальное отличие от ряда конкурентов, где ПЭП формально бесплатна, но за SMS-подтверждение берут отдельно.

Актуальные цены и детали по каждому тарифу можно посмотреть на странице актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО.

Как настроить подписание через ПЭП в системе КЭДО

Процесс внедрения ПЭП неразрывно связан с запуском КЭДО в целом. Нельзя просто «включить ПЭП» — нужно подготовить правовую базу и техническую инфраструктуру. За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний и выработали универсальный алгоритм.

Как настроить ПЭП для сотрудников в системе КЭДО: пошаговая инструкция

При возникновении спорных ситуаций или вопросов от инспекции труда работодатель может обратиться за консультацией на портал онлайнинспекция.рф — там принимают обращения по вопросам трудового законодательства, включая КЭДО.

Типичные ошибки при использовании ПЭП в КЭДО

За годы практики мы собрали целый список ошибок, которые допускают компании при работе с простой электронной подписью. Некоторые из них стоят реальных денег — в виде штрафов ГИТ или проигранных судебных дел.

Ошибка 1. Подписание ПЭП документов, требующих УНЭП или УКЭП. Самая распространенная проблема. Кадровик создает допсоглашение к трудовому договору и отправляет его на подписание через ПЭП, потому что так быстрее. Или потому что у работника нет УНЭП. Результат — документ юридически ничтожен. При проверке ГИТ или в суде его не примут. Решение: настроить автоматическую маршрутизацию, чтобы система не позволяла подписать «не тем» видом подписи.

Ошибка 2. Отсутствие соглашения о признании ПЭП. Компания подключила КЭДО, сотрудники подписывают документы, но соглашение по ст. 9 63-ФЗ никто не оформил. Или оформили, но не включили туда правила определения лица по ПЭП. Формально все подписанные документы можно оспорить. Решение: включить соглашение о ПЭП в комплект документов при приеме на работу.

Ошибка 3. Неправильная идентификация владельца ПЭП. Один номер телефона привязан к нескольким сотрудникам (бывает в компаниях, где используют корпоративные SIM-карты с ротацией). Или сотрудник сменил номер, но в системе остался старый. SMS-код уходит неизвестно куда. Решение: регулярная актуализация контактных данных и привязка ПЭП к личному номеру работника.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка номер один, которую я вижу при аудитах КЭДО, — отсутствие соглашения о признании ПЭП. Компания потратила деньги на систему, перевела 200 человек на электронный документооборот, а базовый документ не подписали. Это как построить дом без фундамента — стоит до первого ветра, то есть до первой проверки.»

Выводы: простая электронная подпись в кадровом документообороте

ПЭП остается основным инструментом подписания для работников в КЭДО. Порядка 85% кадровых документов по закону можно подписать простой подписью, и это существенно упрощает переход на электронный документооборот. Сотруднику не нужно разбираться в криптографии, покупать токены или устанавливать специальное ПО — достаточно телефона с SMS.

Но простота ПЭП не отменяет формальных требований. Соглашение о признании ПЭП, правильный ЛНА, согласие работника, корректная идентификация — без этих элементов вся конструкция рассыпается при первой же проверке. Статья 22.3 ТК РФ четко разграничивает документы по видам подписей, и игнорировать эти границы нельзя.

Грамотная настройка маршрутов подписания в системе КЭДО снимает большинство рисков. Когда система автоматически определяет вид подписи для каждого документа, человеческий фактор сводится к минимуму. Остается только следить за актуальностью контактных данных сотрудников и вовремя выпускать УНЭП для тех, кому она нужна.

Часто задаваемые вопросы