Популярная программа для расчета зарплаты и реализации кадровой политики 1С: Зарплата и управление персоналом позволяет специалистам отдела кадров автоматизировать ряд рутинных операций. Программное обеспечение 1С: ЗУП достаточно сложное в освоении – многие функции и инструменты при ведении кадрового электронного документооборота в 1С не так очевидны, как, например, в сервисе «Добыто. КЭДО». Но, если в компании все же установлено решение «Зарплата и управление персоналом», то рассмотрим, как и в каких случаях потребуется интеграция с подписями сотрудников.
Читайте, в чем заключается и зачем нужна интеграция 1С:ЗУП и электронных подписей сотрудников, в чем заключаются особенности этого процесса.
- Зачем нужно интегрировать подписи сотрудников в 1С: ЗУП
- Электронные подписи рядовых сотрудников
- Создание и интеграция электронных подписей в 1С: Кабинет сотрудника
- Модуль интеграции «Добыто. КЭДО» для 1С: ЗУП
- Другие способы получения и интеграции электронных подписей сотрудников
- Преимущества «Добыто. КЭДО» по сравнению с 1С: ЗУП в плане работы с электронными подписями
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Зачем нужно интегрировать подписи сотрудников в 1С: ЗУП
С программой 1С: ЗУП работают кадровики или лица, в чьи должностные обязанности входит ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО). Кадровики при подписании электронных документов от лица компании используют личную усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) физического лица и машиночитаемую доверенность. Здесь важно понимать 2 момента:
- Личная УКЭП – электронная подпись физического лица, в сертификате которой не содержатся сведения об организации (только информация о подписанте).
- Машиночитаемая доверенность (МЧД) – файл в формате XML, в котором описываются полномочия физического лица подписывать электронные документы своей УКЭП от лица компании. МЧД обязательно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или индивидуального предпринимателя. Прикладывается к документу, подписываемому электронной подписью физического лица.
На работодателя возлагается обязанность по оформлению УКЭП физического лица для всех потенциальных подписантов – сделать это можно в удостоверяющем центре. Также необходимо на это физическое лицо оформить машиночитаемую доверенность – без МЧД документы, подписанные усиленной квалифицированной подписью физического лица юридической силы иметь не будут.
Мнение эксперта. Нововведение в отношении подписания документов от лица компании сотрудниками посредством УКЭП с МЧД стало обязательным с 31.08.2023 г. Формат файла машиночитаемой доверенности определен в Приказе ФНС № ЕД-7−26/445@, и поддерживается системами электронного документооборота, т.е. в «Добыто. КЭДО» можно использовать личную усиленную квалифицированную подпись сотрудника – физического лица и прикладывать МЧД при подписании электронных документов для контролирующих органов.
Электронные подписи рядовых сотрудников
В отличие от внешнего электронного документооборота и документооборота с государственными контролирующими органами (СФР, Росстат и пр.), участниками внутреннего кадрового электронного делопроизводства с одной стороны является руководитель организации и его представители (кадровики, руководители подразделений), а с другой стороны – рядовые сотрудники.
Для подписания трудового договора, ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, графиком отпусков, различными локальными нормативными актами сотрудники должны использовать собственные электронные подписи. Напоминаем, что выпуск электронной подписи для работника является обязанностью работодателя. Например, работодатель не может под угрозой дисциплинарного взыскания заставить всех работников оформлять электронную подпись через тот же портал Госуслуги.
Интегрировать, т.е. использовать электронные подписи сотрудников для документов в 1С: Зарплата и управление персоналом можно различными способами. Есть более простые и удобные – например, через сервис «Добыто. КЭДО». Обратите внимание, что «Добыто. КЭДО» может предоставляться в виде модуля для интеграции с 1С: ЗУП. Если в компании уже установлена и используется данная программа, то кадровики смогут продолжить работать в знакомой системе, а у рядовых сотрудников появится возможность выпуска и использования электронных подписей.
В целях интеграции 1С:ЗУП с электронными подписями сотрудников можно воспользоваться решением от 1С в виде 1С: Кабинет сотрудника. Также можно вовсе обойтись без специализированных сервисов, а получать электронные подписи для персонала в удостоверяющем центре или через государственные порталы. Рассмотрим каждый из способов подробнее.
Мнение эксперта. 1С:ЗУП является мощным инструментом для автоматизации разных бизнес-процессов, но успешно автоматизировать все процессы, в особенности кадровые с помощью данной программы невозможно. Да и зачем, если для этих целей есть специализированное ПО и сервисы. С помощью модуля «Добыто. КЭДО» можно существенно ускорить и упростить процесс работы с электронными подписями сотрудников, с электронными документами в целом при ведении кадрового электронного документооборота.
Создание и интеграция электронных подписей в 1С: Кабинет сотрудника
Если говорить грубо, то 1С: Кабинет сотрудника представляет собой отдельный функциональный модуль кадрового электронного документооборота, предназначенный для рядовых сотрудников. Одна из его функций заключается в выпуске усиленной неквалифицированной электронной подписи. Выпуск УНЭП возможен 2-мя способами:
- Способ УНЭП. После авторизации в 1С: Кабинет сотрудника необходимо перейти в раздел «Документы» и выбрать в меню «Подпишите согласие на подключение к кадровому электронному документообороту вашей организации». Далее будет предложено ознакомиться с текстом согласия – в самом сервисе документ не откроется, его необходимо скачать и прочитать. После ознакомления можно будет перейти к шагу № 2 с выпуском УНЭП. Потребуется придумать пароль для электронной подписи (в целях безопасности пароли от УНЭП и от личного кабинета должны отличаться). Как только электронная подпись будет выпущена, можно сразу же подписать согласие – фактически, первый электронный документ, который сотрудник подписывает своей УНЭП.
- Способ «Бумажный документ». В этом случае согласие необходимо распечатать самостоятельно или получить в кадровой службе, подписать собственноручно и предоставить кадровикам. После этого сотрудник переходит в личный кабинет, в раздел «Документы» по пункту «Подпишите согласие на подключение к кадровому электронному документообороту вашей организации». Теперь во всплывающем окошке есть кнопка «Я подписал», по нажатию на которой согласие отправляется в базу. Как только кадровик подтвердит наличие документа в базе, можно приступать к выпуску усиленной неквалифицированной электронной подписи. Нужно перейти в раздел «Профиль» и выбрать соответствующую ссылку для создания электронной подписи.
У данного способа один глобальный недостаток – далеко не каждая компания хочет пользоваться для кадрового электронного документооборота сервисом от 1С. Как минимум, скептическое отношение к 1С: Кабинет сотрудника связано со стоимостью решения (отнюдь не дешевое) и возможными сложностями с освоением сервиса – готов ли работодатель тратить время на обучение сотрудников работе с 1С: Кабинет сотрудника, когда в том же «Добыто. КЭДО» благодаря интуитивно понятному интерфейсу и подсказкам искусственного интеллекта освоить основные функции и начать полноценно работать каждый сотрудник может уже через 10-15 минут.
Модуль интеграции «Добыто. КЭДО» для 1С: ЗУП
Если компания уже пользуется программой 1С: ЗУП, но не хочет переходить на 1С: ЭДО, 1С: Кабинет сотрудника, другие сервисы разработчика 1С, то рекомендуем воспользоваться модулем «Добыто. КЭДО». Это специальное дополнение, которое интегрируется непосредственно в 1С: ЗУП. Т.е. кадровик сможет продолжить работать в привычной для него учетной системе со знакомым и изученным интерфейсом. Что касается рядовых сотрудников, то они получают доступ к веб-интерфейсу и мобильной версии.
В «Добыто. КЭДО» можно выпускать как простую электронную подпись, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись сотрудников. Для этого работник после получения приглашения от кадровой службы для присоединения к КЭДО переходит по ссылке, авторизуется в личном кабинете. Далее нужно будет перейти в соответствующий пункт меню, оставить заявку на выпуск УНЭП. После рассмотрения заявки в сервисе будет автоматически сформирована электронная подпись, позволяющая рядовому сотруднику подписывать все без исключения кадровые документы.
Мнение эксперта. Модуль «Добыто. КЭДО» для интеграции с 1С: ЗУП – оптимальный вариант для работы с электронными подписями сотрудников. Специалисты отдела кадров смогут продолжить работу в 1С: ЗУП, а остальные сотрудники получат доступ к личному кабинету с интуитивно понятным функционалом. Все электронные подписи, которыми сотрудники будут подписывать электронные документы, будут иметь юридическую силу. Опять же, не забывайте, что признание ПЭП, а иногда и УНЭП равнозначной собственноручной подписи возможно при условии, что это отражено в соответствующем локальном нормативном акте компании.
Другие способы получения и интеграции электронных подписей сотрудников
Работодатель может обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр для выпуска УНЭП на сотрудников, оплатить услугу и получить необходимый комплект электронных подписей. В некоторых случаях сотрудники могут пользоваться личной электронной подписью, полученной через порталы электронного правительства.
Помните, что электронная подпись Госуслуги может применяться лишь для ограниченного количества кадровых электронных документов. Поэтому лучше пользоваться или сервисами 1С, или, что выгоднее с финансовой точки зрения – модулем «Добыто. КЭДО».
Преимущества «Добыто. КЭДО» по сравнению с 1С: ЗУП в плане работы с электронными подписями
Как мы ранее узнали, в 1С: Кабинет сотрудника можно выпускать электронные подписи для персонала, использовать их для кадровой документации в 1С: ЗУП. Но и с помощью сервиса «Добыто. КЭДО» можно организовать выпуск УНЭП для сотрудников. К преимуществам последнего варианта можно отнести следующее:
- выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи осуществляется бесплатно.
- не нужно тратить время на посещение удостоверяющего центра – выпуск возможен через личный кабинет сервиса кадрового электронного документооборота.
- выпуск двух видов электронной подписи – ПЭП и УНЭП.
- доступная стоимость подписки – всего от 75 рублей за 1 сотрудника в год.
Электронные документы на подписание поступают в личный кабинет сотрудников. О том, что поступили новые документы или подходит крайний срок подписание ранее полученных документов, сотрудник узнает благодаря уведомлению по e-mail. Подписывать документы можно и с мобильного устройства. После подписания электронного документа в модуле «Добыто. КЭДО» для 1С: ЗУП изменится статус этого документа, о чем кадровик также сможет сразу же узнать благодаря автоматическим уведомлениям.
Заключение
- Интеграция электронных подписей сотрудников и программы 1С: ЗУП возможна несколькими способами – всё зависит от целей такой интеграции. Если необходим кадровый электронный документооборот, то на сотрудника отдела кадров выписывается усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица и оформляется машиночитаемая доверенность. В таком случае кадровик сможет подписывать личной УКЭП любые кадровые документы от лица компании.
- Если задача интеграции состоит в том, чтобы предоставить рядовым сотрудникам подписывать электронные документы, которые потом будут проводиться в 1С: ЗУП, то для этого рациональнее подключить внешний модуль для КЭДО с возможностью подписания электронных документов. У 1С: Зарплата и управления персоналом таким модулем выступает 1С: Кабинет сотрудника.
- Намного удобнее, дешевле и проще использовать модуль «Добыто. КЭДО». В личном кабинете сотрудники могут полностью бесплатно выпускать не только простую, но и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Подписывать электронные документы можно с любого устройства. Специалист отдела кадров благодаря уведомлениям сразу узнает об изменении статуса электронного документа, поступлении нового документа на рассмотрения (например, заявление на неоплачиваемый отпуск).
- Сервис «Добыто. КЭДО» – идеальное решение для бизнеса, если вы не хотите тратить время и деньги на выпуск электронных подписей сотрудников, ведение кадрового ЭДО с использованием сложных приложений и программ.
FAQ
Можно ли вообще обойтись без 1С: ЗУП при ведении кадрового электронного документооборота?
В целом, обойтись можно, и это особенно актуально для микропредприятий, ИП, небольших фирм. При небольшой численности сотрудников (до 50 человек) достаточно использовать систему «Добыто. КЭДО» для ведения кадрового электронного документооборота. В сервисе возможно создание документов и шаблонов, их подписание. При этом выпуск ПЭП и УНЭП для рядовых сотрудников возможен в самом сервисе – получить печать и начать подписывать документы можно уже через 15 минут после формирования запроса на выпуск ЭП.
Обязательно ли сотрудникам выпускать усиленную неквалифицированную электронную подпись?
В соответствии с трудовым законодательством сотрудникам компании для подписания ряда кадровых документов необходимо использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись. К числу таких документов относится трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовому договору, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменениях условий труда, согласие на перевод. В остальных случаях сотрудник может использовать либо УНЭП, либо ПЭП.
На сотрудников отдела кадров выпущены усиленные квалифицированные электронные подписи – как теперь оформить машиночитаемую доверенность?
Для этого можно воспользоваться сервисом «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на сайте ФНС России. Есть и другие варианты – через специальную утилиту АРМ Доверенность на сайте СФР, через внешние сервисы кадрового электронного документооборота. Главное – не забудьте подписать машиночитаемую доверенность усиленной квалифицированной подписью руководителя, т.е. УКЭП юридического лица.
