График отпусков

График отпусков – это один из обязательных кадровых документов для каждой организации. Он заполняется в конце каждого года на основании сведений от работников. Также необходимо учитывать требования законодательства о продолжительность отпусков, преимуществах для их получения. В течение года график можно менять, но с соблюдением трудовых прав работников. Оформить документ можно в электронном виде.

Читайте, как правильно оформить график отпусков, какие сведения входят в его содержание, как утвердить документ, чем поможет использование системы КЭДО.

Общие требования к составлению графика отпусков

Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней. Эта норма закреплена Трудовым кодексом РФ. На каждом предприятии должен быть разработан согласован и утвержден руководством график отпусков. В документе отражается последовательность времени отдыха для всех сотрудников. График на будущий год должен быть подготовлен не позднее 15 декабря текущего года. Об этом указано в статье 123 ТК РФ. Если нарушить это правило, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудовых прав сотрудников.

Общие рекомендации, которые необходимо соблюдать при разработке и утверждении графика:

• минимальный срок отпуска для сотрудника составляет 28 календарных дней в год;
• продолжительность дополнительных отпусков зависит от условий труда и положений трудового договора, места работы (РКС или МКС);
• отпуска можно использовать сразу или разбить на несколько частей, но продолжительность одной части должна составлять не меньше двух недель.

Во многих организациях сотрудники уходят в отпуск по системе 2+1+1 неделя. Для некоторых категорий персонала, в том числе для несовершеннолетних сотрудников, предусмотрена расширенная длительность отпуска. Для разработки и утверждения графика можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Одним из сложных вопросов для любого предприятия является согласование графика. Законодательство не обязывает работодателя получать согласие каждого сотрудника на время ухода в отпуск (но требуется одобрение профсоюзного органа, если он создан в компании). Кадровый отдел может собрать у персонала пожелания, но итоговый график все равно согласуется с работодателем. К примеру, нельзя отпускать несколько работников из одного отдела, так как это негативно отразится на работоспособности подразделения.

Комментарий эксперта. Сотрудники могут договариваться между собой о времени отпусков, однако последнее слово всегда остается за работодателем. Работник не может отказаться от предоставленного отпуска, даже если его не устраивает время (отдельные исключения описаны в ТК РФ). Со своей стороны, работодатель не может засчитать прогул, если работник уходит в отпуск в соответствии с графиком без предупреждения непосредственного руководства.

Как избежать нарушения трудовых прав при составлении графика

Трудовое законодательство обязывает работодателей своевременно отправлять сотрудников на отдых. Предприятие не может заменять отпуск денежной компенсацией больше 2 лет подряд даже по желанию работника Длительная работа без отдыха провоцирует профессиональное выгорание, приводит к ухудшению качества выполнения обязанностей и может стать причиной аварий. Если же работодатель не отпускает сотрудника отдыхать в период, предусмотренный графиком, это является прямым нарушением прав. При указанных обстоятельствах сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию.

Если работник имеет право на несколько видов отпусков, они не должны накладываться друг на друга. Например, академический отпуск для сдачи сессии в вузе нельзя совмещать с ежегодным оплачиваемым отпуском. Это также является нарушением законодательства. Избежать подобных ошибок поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Как составить график отпусков — особенности оформления документа

В график должны быть включены все сотрудники, официально трудоустроенные на предприятии, за исключением тех, кто работает по договору ГПХ. Если с сотрудником заключается срочный трудовой договор, то он приобретает право на отпуск, если срок действия документа составляет 6 месяцев и более.

График представляет собой не пожелание, а официальный документ. Следовательно, его соблюдение будет обязательным для всех участников трудового процесса. Для вступления в силу график нужно согласовать с представителями профсоюза сотрудников, если он есть на предприятии. Согласование нужно завершить не позднее 15 декабря.

Комментарий эксперта. Работодатель обязан уведомлять сотрудника о времени ухода в отпуск минимум за 2 недели до его начала. Если это не было сделано, сотрудник имеет право проигнорировать график и уйти в отпуск, когда ему самому будет удобно. На практике такие ситуации возникают нечасто. Желательно, чтобы специалист кадровой службы контролировал сроки в графике, заранее знакомил сотрудников с временем ухода под роспись.

Форма документа

Для оформления графика отпусков используется форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26. При составлении заполняются графы с 1 по 6. В шестую графу должна быть внесена дата начала отпуска. Это касается и тех, кто будет уходить в отпуск по желанию. Они также должны заранее выбрать желаемый месяц отпуска, а затем уходить на отдых по графику в установленной им очередности.

Графы с 7 по 9 сразу не заполняются. Сведения в них вносятся по мере ухода сотрудников на отдых. Информацию можно вносить обычной шариковой ручкой, либо в электронной форме с использованием модуля «Добыто. КЭДО».  

После составления, согласования и утверждения график размещается в свободном доступе на видном месте. Рекомендуется предусмотреть дополнительную графу ознакомления, в которой сотрудники ставят подписи. Копии документа должны храниться в бухгалтерии предприятия, в отделе кадров, а также рассылаются во все структурные подразделения. Намного удобнее вести ознакомление через электронный сервис модуля «Добыто. КЭДО».

Кто имеет право уходить в отпуск в удобное для себя время?

В большинстве случаев график отпусков составляется с учетом только мнения работодателя и пожеланий персонала. Он ориентируется на производственную необходимость, учитывает возможность отвлечь сотрудника от трудового процесса и отправить отдыхать. Подготовленный проект документа направляется в профсоюзную организацию, где он может быть скорректирован без нарушения трудового законодательства.

Профсоюзы сейчас есть далеко не во всех организациях. Если проводить согласование не с кем, об этом может быть сделана специальная отметка в графике.

Есть несколько категорий сотрудников, которые имеют право самостоятельно выбирать желаемое время отдыха. Работодатель обязан учесть их мнение при утверждении графика. В эти категории входят:

• супруги женщин, находящихся в декретном отпуске по беременности и родам;
• супруги военнослужащих, которым был предоставлен отпуск. Такая норма законодательство дает возможность супругам провести время отдыха вместе;
• почетные доноры России (статус должен быть официально подтвержден);
• сотрудницы перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• несовершеннолетние сотрудники;
• родители или опекуны ребенка-инвалида;
• многодетные родители (такое право они сохраняют до тех пор, пока младшему из детей не исполнится 14 лет);
• сотрудники, возобновившие трудовой договор после мобилизации или военной службы по контракту;
• работники, которых до этого отозвали и отпуска из-за производственной необходимости;
• ликвидаторы аварийной ситуации на ЧАЭС.

Если сотрудник проживает в РКС или МКС, и является родителем несовершеннолетнего ребенка, ему должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск или его часть в период поступления в учебное заведение, если оно находится в другой местности. Это дает родителю возможность сопровождать ребёнка при поступлении.

Основная и увеличенная продолжительность отпуска

При составлении графика сотрудники кадровой службы должны учитывать сроки оплачиваемых отпусков, которые предоставляются работникам. Всем сотрудникам должно быть предоставлено не меньше четырех календарных недель. Некоторым категориям граждан положены дополнительные оплачиваемые дни:

• несовершеннолетние сотрудники уходят в отпуск на 31 календарный день;
• работникам-инвалидам положено 30 календарных дней отдыха;
• профессиональным спасателям должно быть предоставлено от 30 до 40 дней (в зависимости от продолжительности службы);
• от 42 до 56 дней предоставляется педагогическим работникам;
• от 49 до 56 дней предоставляется сотрудникам, которые работают с химическим оружием.

Дополнительные дни также предоставляются сотрудникам, которые работают во вредных или опасных условиях труда, а также тем, у кого ненормированный рабочий день или особые условия, требующие компенсации причиненного вреда здоровью.

Если работник согласен провести полный отпуск продолжительностью 28 дней, работодатель имеет право не согласовывать его время с работником. Однако если гражданин согласен разделить его на части, это уже требует согласования. В графике отпуск указывается полностью, без дробления. Далее потом работник договаривается с работодателем и делит его на части. В график от руки вносится время фактического ухода сотрудника в отпуск.

Как вносить изменения в график отпусков

Документ заранее составляется на целый год, но за это время в компании могут произойти самые разные изменения. Например, кто-то может уволиться, и на его место будет принят новый сотрудник. Все эти изменения приводят к корректировке первоначального графика отпусков.

Если произошли фактические отклонения по уважительным причинам, их можно непосредственно внести в график. В нем указывается время фактического ухода сотрудника в отпуск. Например, такая ситуация возникает, если его приходится переносить из-за болезни сотрудника.

Если же необходимо скорректировать график отпусков из-за перестановок в штатном расписании, потребуется заново пройти процедуру согласования и утверждения. Специалисты отдела кадров разрабатывают новый проект графика. Он отправляется на согласование профсоюза, а затем утверждается руководителем организации.

Как вносить в график удаленных сотрудников

Удаленные работники, не присутствующие в офисе лично, получают те же трудовые права, что и штатный персонал. Следовательно, им предоставляется оплачиваемый отпуск. Право на него возникает после 6 месяцев, непрерывно отработанных в организации.

Вопрос о включении удаленных сотрудников в график отпусков освещен в письме Роструда от 14.05.2021 г. № ПГ/12255-6-1. Он разъясняет, что в график должны быть включены все работники, в том числе те, кто принят на удаленных условиях. Нарушение этого правила будет считаться несоблюдением трудовых прав сотрудников.

Дистанционные работники должны быть внесены в график на общих основаниях, время предоставления им отпуска согласуется с профсоюзом, если он есть в организации. При этом нужно учитывать некоторые специфические моменты:

• Предоставление отпуска удаленным работникам может регулироваться не только Трудовым кодексом, но и локальными нормативными актами предприятия.
• Продолжительность отдыха по стандартной схеме составляет 28 дней. Однако на удалённых сотрудников распространяются все нормы ТК РФ. Например, если такой сотрудник является несовершеннолетним или инвалидом, ему аналогично должны быть предоставлены дополнительные дни.
• Удаленных сотрудников, как и обычный персонал, нужно знакомить с графиком отпусков под роспись. Если на предприятии принят акт об электронном кадровом документообороте, а у сотрудника есть электронная подпись можно использовать ее для подтверждения ознакомления.

Если же у удаленного работника нет цифровой подписи, можно использовать различные варианты ознакомления. Например, можно отправить бумажный график по почте на подпись. Если в организации много удаленных сотрудников, может быть подготовлен единый лист ознакомления, который рассылается всем сотрудникам для подписания.

За невключение удаленных сотрудников в график отпусков предусмотрена административная ответственность. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ на организацию может быть наложен штраф в размере от 50 до 70 тыс. рублей. Чтобы предотвратить такие моменты, необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства.

Комментарий эксперта. Иногда возникают спорные ситуации, связанные с тем, что считать уведомлением со стороны работодателя. Недостаточно просто разместить график отпусков на официальном портале организации. Крайне желательно, чтобы работник получил уведомление лично и смог какими-либо способом подтвердить свое согласие. В некоторых случаях работодатели просто рассылают уведомления на электронные адреса сотрудников. Это допустимо только в том случае, если в организации принят локальный нормативный акт, обязывающий сотрудников просматривать рабочую почту.

График отпусков в системе электронного документооборота (ЭДО)

Переход на электронный документооборот значительно упрощает работу сотрудников кадровой службы, особенно если в организации есть удаленные сотрудники. Для этого оформляется соглашение о переходе на ЭДО, а работники должны подтвердить согласие в письменном виде.

График отпусков – один из видов локальных нормативных документов, который может быть оформлен только в электронном виде без подготовки бумажной копии. Это дает возможность сэкономить время: в системе электронного документооборота его немного проще заполнить, чем составить от руки, особенно при большом количестве сотрудников.

Система электронного документооборота предполагает использование цифровой подписи руководителя. После постановки электронной подписи внести изменения в документ нельзя, они будут заметными. Для сотрудников достаточно наличия простых или неквалифицированных усиленных подписей. Для их получения не нужно обращаться в удостоверяющий центр. Достаточно заключить соглашение с работодателем, что сделает такие подписи законными и приравняет их к собственноручным.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

Модуль «Добыто. КЭДО» можно использовать для оформления практически всех кадровых документов. При оформлении и утверждении графика отпусков это дает следующие преимущества:

• можно использовать типовой шаблон графика или унифицированную форму, которые доступны в базе модуля «Добыто. КЭДО»;
• процесс сбора информации для разработки графика будет намного быстрее и проще, чем при бумажном документообороте;
• система сама зарегистрирует документ, после чего с ним могут знакомиться сотрудники.

Также в модуле «Добыто. КЭДО» можно быстро найти дополнительные материалы и нормативные акты, на основании которых оформляется график отпусков. Бесплатная демоверсия программы позволит оценить и другие ее преимущества.

Заключение

• График отпусков – обязательный документ, который устанавливает обязанность работодателя отправить сотрудников в отпуск в определенную дату.
• При заполнении графика работодатель не нуждается в одобрении работников, поскольку имеет право самостоятельно устанавливать время отпусков при согласии профсоюза. Но у некоторых категорий сотрудников есть преимущества при выборе времени отдыха.
• Система электронного документооборота значительно упрощает составление графика отпусков. Оптимальным решением станет модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Зачем нужен график отпусков?

Прежде всего, это обязательный кадровый документ по ТК РФ. Также график важен самому работодателю, чтобы спланировать работу предприятия.

В какой форме разрабатывается график отпусков?

С 2021 года это можно делать в электронном виде. Работодатель подписывает готовый документ посредством УКЭП.

Нужно ли согласие работника при выборе дат в графике отпусков?

По умолчанию, работодатель учитывает пожелания сотрудников. Но в отдельных случаях работник может сам устанавливать дату ухода в отпуск.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)