Документооборот СЭД

Документооборот СЭД предусматривает работу с программным обеспечением. Все документы, либо их большинство, будут оформляться в электронном виде, подписываться посредством ЭЦП. Помимо этого, у системы СЭД есть множество дополнительных функций, от ведения кадрового учета до подготовки и сдачи отчетности. Доступ к электронному документообороту предоставляется исходя из полномочий сотрудников. Для коммерческих организаций переход на СЭД пока является добровольным условием.

Читайте, какие возможности дает документооборот СЭД, как выбрать и внедрить систему, в чем заключаются особенности работы с электронными документами.

Что такое документооборот СЭД

Как следует из названия, документооборот предусматривает различные действия с документами. Вплоть до последних лет они оформлялись исключительно в бумажном формате, подписывались «вживую». Сейчас многие виды юридически значимых документов можно оформлять и подписывать электронного. Программное обеспечение, которое предлагает такие возможности, сокращенно называется СЭД (система электронного документооборота).

Особенности оформления документов в цифровом формате заключаются в следующем:

• документ изначально разрабатывается в программах и сервисах, т.е. в виде файла;
• для согласования, обмена и хранения документов используется функционал СЭД;
• подписание осуществляется одним из трех видов электронных подписей (УКЭП, УНЭП или ПЭП);
• для использования документа его не нужно распечатывать, удостоверять живыми подписями и печатями (в некоторых случаях распечатанная копия может применяться для разных целей).

Так как работа с электронным документом ведется удаленно, все эти процессы регулируются законодательством. В частности, есть обязательные требования к форматам файлов, порядку получения и применения ЭЦП, к технической и программной части системы. Поэтому для внедрения документооборота СЭД подойдет не любая программа или электронная подпись.

Комментарий эксперта. Одним из ключевых направлений СЭД является кадровое делопроизводство. Для данных целей можно выбрать программы общего или профильного назначения. Рекомендуем обратить внимание на модуле «Добыто. КЭДО». Его функционал охватывает все процессы, связанные с оформлением кадровых документов в цифровом виде. Также у программы есть множество других опций, которые помогут в работу специалистам вашей компании.

Кто использует документооборот СЭД

Оформлять документацию в цифровом виде могут как организации, так и частные лица. Компании могут использовать СЭД для ведения:

• общего делопроизводства;
• бухгалтерского учета, подготовки отчетности для внутренних целей и для государственных органов;
• документооборота по хозяйственной деятельности, претензионно-исковой работе;
• кадрового делопроизводства.

На рынке есть многофункциональное ПО, которое включает сервисы и расширения для всех основных направлений документооборота. Но для многих организаций будет проще, удобнее и дешевле установить программы под профильные цели. Там будут учтены все тонкости и нюансы документооборота под «узкие» задачи. Таким характеристикам отвечает модуль «Добыто. КЭДО». Его функции, в основном, предназначены для работы с кадровыми документами и процессами.

Как перейти на СЭД и вести кадровый документооборот в электронном виде

Уже несколько лет в России реализуется государственная программа цифровизации. Одним из ее направлений является поэтапный переход на электронный документооборот. На данный момент действуют следующие требования (в части оформления документов по кадрам):

• государственные и бюджетные структуры уже сейчас обязаны использовать электронный документооборот;
• коммерческие организации обязаны оформлять в цифровом виде только отдельные виды документов (отчетность, электронные трудовые книжки);
• любая компания может добровольно перейти на документооборот СЭД, но оформление «в цифре» кадровых документов на сотрудника допускается только с его согласия.

Нет смысла описывать все преимущества документооборота. Для компании и ее специалистов это проще, быстрее и удобнее, чем работа с бумажными документами. Главным минусом являются расходы на приобретение, внедрение и обслуживание ПО. Но эти затраты окупаются достаточно быстро, могут распределяться на длительный срок.

Какие системы СЭД подойдут для кадрового делопроизводства

Кадровые процессы предусматривают оформление обязательных и добровольных документов. Для этих целей организация может использовать:

• масштабные системы СЭД, где кадровые сервисы будут включены в общий функционал программы;
• системы кадрового электронного документооборота, где сделан акцент на соответствующих профильных функциях (примером является модуль «Добыто. КЭДО»);
• программы и сервисы для решения отдельных кадровых задач (например, для оформления графиков отпусков, проведения обучения).

Государство тоже предлагает ряд сервисов для ведения кадрового электронного документооборота. Они размещены на портале «Работа России», доступны при работе через интернет. К сожалению, функционал таких сервисов пока крайне ограничен.

Для сдачи отчетности компании работают с личными кабинетами на сайтах ФНС, Социального фонда РФ, Росстата, других ведомств. Большинство программ, в том числе «Добыто. КЭДО», позволяют настроить доступ к указанным платформам. В итоге, оформив отчеты в своей системе документооборота, можно легко направить их на проверку в государственные органы.

Комментарий эксперта. Функционал системы СЭД можно изучить до приобретения полноценной версии программы. Все разработчики предлагают тестовый период (бесплатно или с существенной скидкой). Можно получить и бесплатную демоверсию, где будут представлены все ключевые возможности. Это позволит сделать обоснованный выбор, не переплачивать за ненужные опции.

Особенности внедрения СЭД в компании

Бесплатные сервисы и программы вряд ли подойдут для основных кадровых процессов. Они должны обеспечивать защиту персональных данных, надежное хранение информации и документов. Поэтому, внедряя СЭД на основе коммерческих программных продуктов, необходимо:

• убедиться, что система внесена в реестр отечественного ПО, отвечает требованиям заказчика;
• выбрать тарифный план, заключить договор на приобретение, установку и обслуживание программы;
• издать приказ о переходе на электронный документооборот, ознакомить с ним персонал;
• установить систему на технические устройства организации;
• провести предварительное обучение сотрудников, которые будут работать с системой;
• оформить инструкции и иные локальные акты по делопроизводству, с учетом внедрения СЭД;
• получить электронные подписи для полноценной работы с программой и документами.

Система СЭД может устанавливаться как коробочное решение. Также возможен вариант с подключением к платформе или облачному сервису разработчика. Это повлияет на алгоритмы действий при работе с программой, особенности хранения документации.

СЭД позволяет оформлять документы по трудовым отношениям с персоналом. Для этого необходимо учитывать следующие нюансы:

• у каждого сотрудника необходимо взять письменное согласие на оформление его документов в цифровом формате;
• работников можно подключить к системе СЭД с ограниченным доступом (например, для ознакомления со сведениями о своей трудовой деятельности, обратной связи);
• некоторые виды документов необходимо вести в бумажном формате, независимо от согласия сотрудника (акты о проведении инструктажей, о несчастных случаях и т.д.);
• листы нетрудоспособности и трудовые книжки ведутся в электронном виде;
• справки 2-НДФЛ сотрудники теперь могут получить не только напрямую у работодателя, но и через портал «Госуслуг» (по мере загрузки сведений).

Основной объем работы с документооборотом СЭД будет вестись с компьютеров и ноутбуков. Но большинство программ позволяют использовать и иные технические устройства (смартфоны, планшеты и т.д.). Эти моменты желательно уточнить на этапе выбора системы СЭД.

Руководству компании нужно указать права и обязанности для работы с ПО в должностных инструкциях сотрудников отдела кадров, других подразделений. Это повлияет на уровень доступа и объем полномочий, заданных в настройках системы. Право подписи всех документов есть только у руководителя фирмы. Но некоторые виды документации будут подписывать иные должностные лица. Для этого необходимо получить электронную подпись, либо выпустить ее непосредственно в программе.

Какие документы можно оформлять в СЭД

После внедрения СЭД почти все кадровые документы будут оформляться в электронном виде (но работодатель может указать в локальных актах и исключения). Приведем основные группы документации, которые можно вести «в цифре»:

• документы, имеющие отношение к трудовым отношениям – трудовые договоры и книжки, дополнительные соглашения, должностные инструкции и т.д.;
• приказы и распоряжения по личному составу – о приеме на работу и увольнении, на перевод и т.д.;
• локальные акты общего действия – инструкции, положения, регламенты, правила и т.д.;
• документы, которые оформляются в рамках кадрового учета – табели рабочего времени, личные дела и карточки, внутренняя отчетность и т.д.;
• материалы служебных расследований – докладные записки, акты, заключения и т.д.;
• документы, связанные с внутренним взаимодействием специалистов и служб – докладные и служебные записки, жалобы и иные обращения;
• документы, связанные с процессами обучения и развития сотрудников – договоры, опросные листы, вопросы для тестов и экзаменов, и т.д.

Это далеко не полный список документов, с которыми можно работать в системе СЭД. Отдельно стоит выделить отчетность, которая подается в ФНС, СФР и Росстат. Эти, и все остальные документы, можно оформить на основе унифицированных форм и шаблонов, представленных в модуле «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Для документооборота СЭД крайне важны электронные подписи. На руководителя и иных должностных лиц необходимо получить УКЭП через удостоверяющий центр. Только такой вид ЭЦП дает возможность подписывать любые документы, без ограничений. Многие функции будут доступны и при наличии УНЭП. Ее можно выпустить непосредственно в модуле «Добыто. КЭДО».

Дополнительные функции и возможности документооборота СЭД

Возможности систем СЭД намного шире, чем оформление и подписание документов. С учетом особенностей программы, там можно:

• вести планирование процессов и мероприятий, ставить задачи и контролировать их выполнение;
• организовать взаимодействие между подразделениями и специалистами (например, для обсуждения текущих кадровых вопросов);
• проводить мероприятий по обучению и развитию работников, оценке и проверке их знаний;
• формировать аналитическую отчетность по различным показателям.

Разработчик системы СЭД может предложить и индивидуальные решения под требования заказчика. Такие вопросы решаются на этапе заключения договора или в процессе обслуживания программы.

Какие преимущества дает работа с модулем «Добыто. КЭДО»

Возможности модуля «Добыто. КЭДО» позволяют закрыть все цели и задачи, связанные с кадровым делопроизводством. Помимо перечисленных выше функций, компании-заказчику гарантирована:

• полноценная поддержка в обучении персонала, в настройке системы, решении проблем и технических сложностей;
• большая база готовых образцов и шаблонов документов, которые можно взять за основу при оформлении;
• возможность интеграции модуля с другим программным обеспечением, установленным в организации.

Предлагаем заказать бесплатную демоверсию, чтобы убедиться в возможностях и преимуществах модуля «Добыто. КЭДО».

Заключение

• Документооборот СЭД ведется в электронном виде. Помимо общих направлений, есть системы для электронного кадрового документооборота и учета. Одним из таких решений является модуль «Добыто. КЭДО».
• Для внедрения документооборота СЭД необходимо определиться с программой, заключить договор на установку и обслуживание. Также руководство издает приказ о переходе на электронное делопроизводство, локальные акты с алгоритмами действий.
• Помимо оформления документов, в СЭД доступны и иные процессы. Сотрудники компании могут взаимодействовать через встроенные сервисы, вести учет по разным показателям, осуществлять иные действия.

FAQ

Что такое документооборот СЭД?

Это комплекс процессов и действий по оформлению, подписанию и хранению документов в электронном виде. Также система СЭД предусматривает и множество дополнительных функций.

Каким компаниям нужен документооборот СЭД?

Систему СЭД можно подобрать под требования любой организации. Хотя сейчас электронный документооборот внедряется на добровольной основе, через несколько лет это станет обязательным требованием для всех компаний.

Как выбрать программу для перехода на документооборот СЭД?

Компания может выбрать СЭД общего или профильного характера. В частности, есть специальные решения для кадровых документов и процессов, бухгалтерии, иных направлений деятельности.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)