К 2023 году все государственные организации обязаны были перейти на электронный документооборот.

Налоговая инспекция РФ, ФСС и иные органы власти уже принимают отчетность юридических лиц в электронном виде.

Одним из самых масштабных национальных проектов в России является “Цифровая экономика”. Период реализации с 2019 по 2024 г.г. В нем закреплены принципы “безбумажного взаимодействия”, использования электронного документооборота, в том числе в трудовых отношениях работника и работодателя.

За 2023 год прирост корпоративных пользованием систем КЭДО составил от 25% до 45% по различным отраслям предпринимательства. Наибольшая популярность сейчас наблюдается в технологичных, телекоммуникационных компаниях, финансовых и фармацевтических компаниях - более 50% таких организаций уже перешли на КЭДО.

Бумажные кадровые документы следует хранить в соответствии с ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Сроки хранения составляют от 3 до 50 лет. Ответственность за сохранность возлагается на руководство компании.

Ошибка или умышленное причинение ущерба архиву кадровых документов влечет большие финансовые и репутационные убытки для компании. Бумажные документы легко можно подменить, исправить, похитить.

Рост стоимости офисной бумаги за последние несколько лет составил до 30%. Кратно увеличились цены на печатную технику, картриджи и комплектующие.

Для ведения бумажного кадрового документооборота компании требуется как минимум один сотрудник. Если штат организации насчитывает сотни и тысячи работников, кадровые отделы также состоят из десятка специалистов.

Обучение персонала, ознакомление с кадровыми документами, подписание и визирование проводится “в живую”, на что тратятся человеческие ресурсы организации.

Привлечение и оплата услуг юристов для разработки и редактирования кадровых документов, содержание юридической службы в крупных компаниях.