Анализ кадровых процессов

Все кадровые процессы в организации можно и нужно анализировать. Предметом анализа могут быть различные показатели деятельности, статистика по текучести кадров, проведение мероприятий с персоналом. По итогам аналитической оценки руководство будет принимать различные решения, планировать и уточнять расходы, выполнять иные действия. Для полноценного и объективного анализа всех основных кадровых процессов можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Читайте, зачем и когда нужен анализ кадровых процессов, по каким направлениям он проводится, какие методы и средства можно использовать для аналитической работы.

Зачем нужен анализ кадровых процессов

Кадровый процесс – это какое-либо действие (или их комплекс), прямо или косвенно связанное с персоналом. Их можно и нужно анализировать:

• чтобы убедиться в эффективности кадровой политики организации, отдельных мероприятий и решений;
• чтобы спланировать дальнейшие действия, направленные на улучшение кадрового состава, уровня квалификации;
• чтобы оценить показатели деятельность работников, а также отдела кадров в целом;
• чтобы оптимизировать штат и численность персонала, принять взвешенные решения о сокращениях, переводах;
• чтобы использовать систему мер поощрения и наказания, исходя из объективных результатов труда.

Анализ проводится по решению руководства, может быть плановым (регулярным) или разовым, внеочередным. Под аналитическую оценку могут подпадать сразу все кадровые процессы, либо только отдельные из них. Желательно точно сформулировать цели анализа, чтобы получить объективные и точные данные после его завершения.

Постоянный анализ можно получить специалистам и руководителю кадрового отдела. Они имеют доступ ко всем документам о трудовых отношениях, проводят различные мероприятия с сотрудниками. В процессе текущей работы можно собирать и анализировать различные данные, готовить по ним отчетность, рекомендации и предложения главе компании. Для проведения независимого анализа можно привлечь стороннюю организацию.

Комментарий эксперта. Аналитические данные пригодятся для изменения кадровой политики, если это требуется. Например, информация о большой текучести кадров будет использована для корректировки условий труда, мер поощрения и мотивации. Соответственно, руководство предприятия должно видеть перспективу, что общее состояние дел улучшится. После определенного промежутка времени можно заново провести анализ кадровых процессов, чтобы убедиться в правильности принятых решений.

Как организовать на практике

Чтобы провести анализ кадровых процессов и получить желаемый результат, руководству организации необходимо:

• определить направления, по которым будет осуществляться аналитическая деятельность (например, только аудит кадровой документации);
• установить сроки, назначить лиц, ответственных за сбор информации, подготовку аналитики;
• выбрать формат проведения анализа (например, с привлечением экспертов сторонней компании, с выгрузкой определенных данных из модуля «Добыто. КЭДО» и т.д.);
• определить период времени, за который нужно проанализировать определенные процессы;
• издать распоряжения или приказы, которыми определяется порядок действий.

Текущий анализ кадровых процессов можно организовать с использованием модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Функционал программ позволяет собирать практически любые данные о действиях, решения и мероприятиях с участием персонала, отдела кадров. Также система сформирует отчеты и иные документы по заданным параметрам. Далее их можно использовать для кадрового планирования, принятия иных мер.

Направления для анализа кадровых процессов в организации

Состав и содержание кадровых процессов может существенно отличаться для разных организаций. Это зависит от сферы и направлений деятельности, организационно-правовой формы юридического лица, численности и структуры персонала. Выделим основные процессы, которые есть на каждом предприятии:

• оформление документов по кадрам, от трудовых договоров до локальных актов;
• подбор персонала, оформление на работу и увольнение, перевод на другую должность и т.д.;
• учет сведений и документации (рабочее время, отпуска, архивная информация и т.д.);
• подготовка и сдача обязательной отчетности по кадрам;
• работа с военнообязанными работниками.

Порядок реализации всех процессов описан в нормативных актах, во внутренних документах организации. Это будет важно и при аналитической работе.

Большинство кадровых процессов можно проводить с использованием программ, приложений и сервисов. Одним из них является модуль «Добыто. КЭДО», который разработан специально для делопроизводства по кадрам. При работе с приложением многие сведения для анализа можно собирать и обрабатывать в автоматическом режиме. Это упрощает действия отдела кадров, руководителя компании.

Механизм подбора и набора персонала, показатели текучести кадров

Укомплектование персоналом — это один из ключевых процессов, который есть в каждой компании. Анализ может проводиться в отношении:

• действий по подбору сотрудников, по отбору кандидатов по определенным требованиям;
• показателей текучести кадров за определенный промежуток времени;
• данных о причинах отказов в приеме на работу;
• информации по итогам тестирования новых сотрудников, что влияет на принятие решений.

Текучесть кадров нельзя однозначно назвать негативным явлением. Этот процесс может находиться в разумных пределах, так как от увольнения сотрудников не застрахована ни одна компания. Но если текучесть слишком большая, либо основная масса заявлений об увольнении вызвана плохими условиями труда, эти данные можно проанализировать. Далее руководство будет принимать решение, как повлиять на процесс в положительную сторону.

Комментарий эксперта. За перечисленными выше кадровыми процессами можно организовать текущий анализ. Например, специалисты отдела кадров будут еженедельно готовить краткие отчеты о проведенных мероприятиях, давать пояснения для руководства. Оптимальным вариантом для организации такой работы является модуль «Добыто. КЭДО». На основании периодических отчетов можно проводить комплексный анализ раз в месяц, полугодие и т.д.

Эффективность работы с персоналом, онбординг и оффбординг

Текущую деятельность по работе с персоналом также можно анализировать по различным показателям. Предметом проверки и оценки может быть:

• порядок и сроки оформления, хранения и уничтожения обязательных документов по кадрам;
• правильность и своевременность проведения инструктажей, проверок знаний, аттестаций, служебных расследований и иных внутренних мероприятий;
• соблюдение обязательных требований законодательства (в части предоставления льгот и вычетов, расчета дней отпусков и т.д.);
• обеспечение надлежащих и безопасных условий труда (нужно учитывать требования по отдельным профессиям и должностям);
• выполнение требований к процедуре увольнения и перевода;
• надлежащий регламент работы с архивом, системой электронного документооборота.

Естественно, это далеко не полный перечень направлений, по которым может вестись анализ кадровых процессов. Также отметим, что у лиц, которые занимаются проверками и оценкой, должна быть соответствующая подготовка, квалификация. Желательно включать в состав комиссии специалистов разного профиля. Например, кроме кадровиков это могут быть сотрудники финансового отдела, службы делопроизводства.

Аналитическая работа не должна парализовать текущую деятельность отдела кадров и других подразделений, рядовых сотрудников. Поэтому для сбора, систематизации и обработки данных лучше использовать профильное программное обеспечение. Рекомендуем обратиться внимание на модуль «Добыто. КЭДО». Там можно делать выборку по любым данным, внесенным в процессе работы кадровой службы.

Ведение кадровой документации

На этих кадровых процессах стоит заострить внимание, так как они составляют основу деятельности любой организации. В отношении документов по кадрам можно анализировать сведения:

• по составу документации, которая ведется в компании;
• по срокам оформления, подписания, хранения и уничтожения документов;
• по правильно ведения трудовых книжек, журналов регистрации, других бланков и форм;
• по своевременности реагирования на обращения сотрудников, устранения предписаний и представлений от государственных органов;
• по соблюдение правил работы с персональными данными граждан;
• по правильности оформления документов о служебных расследованиях, для привлечения работников к ответственности;
• по надлежащему состоянию архива кадровой документации.

Анализ можно проводить по итогам разовых или краткосрочных кадровых процессов. Например, им может быть переход на электронный документооборот, освоение соответствующих программ, оцифровка бумажных документов. Анализ покажет, насколько эффективно прошли все мероприятия, удалось ли добиться всех поставленных целей. Отметим, что при внедрении модуля «Добыто. КЭДО» решить все сложности помогут специалисты службы поддержки.

Мероприятия по обучению и развитию персонала

Эти кадровые процессы также подлежат анализу. Предметом проверки и оценки может быть:

• сроки и порядок проведения обязательных инструктажей, аттестаций и иных аналогичных мероприятий;
• результаты тестирования, проверок знаний и навыков;
• эффективность проведения обучающих программ, курсов повышения квалификации;
• правильность оформления документов по итогам обучения;
• процессы самообучения и саморазвития, в том числе с использованием корпоративной библиотеки, модуля «Добыто. Знания».

По итогам анализа можно внести коррективы в процессы обучения и развития, выделить дополнительные средства на работу по управлению знаниями. Это непременно принесет положительный результат.

Комментарий эксперта.  Мы рассказали только об основных кадровых процессах, которые можно анализировать. В каждом случае нужно оценивать индивидуальные направления работы с кадрами для конкретной организации. Также можно заказать услуги в сторонних организациях, которые занимаются аутсорсингом кадрового делопроизводства.

Методы и средства для анализа кадровых процессов

Для анализа кадровых процессов можно выбирать различные технологии и методики, технические средства. Оптимизировать эту деятельность можно:

• используя нормативную базу и профессиональные стандарты;
• работая с профильным программным обеспечением (например, модули «Добыто. КЭДО и «Добыто. Знания»);
• привлекая к анализу специалистов из смежных отраслей (финансы, психология, образование и т.д.);
• заказывая услуги в независимых сторонних организациях.

Также необходимо четко обозначить критерии и рамки для анализа кадровых процессов. В противном случае работа будет идти хаотично, охватывать слишком много ненужных сведений и документов. Оптимальным вариантом является разработка и утверждение точной программы для аналитической группы.

Возможности модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания»

Планируя проведение анализа кадровых процессов, и работая с модулями «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания», можно:

• автоматизировать действия по сбору определенной информации;
• вести учет любой документации, что позволит быстро найти нужный бланк в архиве;
• организовать статистическую аналитику по различным показателям;
• использовать сервисы и расширения для взаимодействия между разными отделами и специалистами.

Естественно, в текущих кадровых процессах можно использовать множество полезных функций модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Чтобы получить представление о возможностях программы, закажите бесплатную демоверсию!

Заключение

• Анализ кадровых процессов представляет собой комплекс действий по сбору, проверке и оценке различных показателей. Состав направлений для анализа определяется заказчиком, т.е. руководством предприятия.
• Анализ может осуществляться в отношении сразу всех или отдельных кадровых процессов, с разной периодичностью. К указанной работе можно привлекать специалистов из смежных областей знаний, экспертов сторонних организаций.
• Для проведения анализа можно использовать различное программное обеспечение. Работая с модулем «Добыто. КЭДО», вы получите удобный функционал для сбора, обработки и оценки любой кадровой информации.

FAQ

Что включает анализ кадровых процессов?

Анализ предусматривает сбор, обработку и оценку определенных сведений о работе с персоналом, кадровой документацией. Аналитическую деятельность можно использовать для принятия решений по личному составу, по поощрению и наказаниям, по иным внутренним вопросам.

Что нужно для анализа кадровых процессов?

Руководству компании нужно определить предмет проверки, объем необходимых данных и документов, промежуток времени для анализа. Также назначается состав лиц, которые будут работать с информацией, готовить заключения и отчеты.

Что дает анализ кадровых процессов?

Анализ дает информацию для принятия решений по управлению персоналом, сокращения численности или штата, корректировки действий по подбору и найму сотрудников. Также руководство сможет принять обоснованные решения о поощрении или наказании сотрудников, чьи показатели деятельности являются неудовлетворительными.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)